工程合同管理方案范文第1篇一、交通工程合同档案管理的基本情况和存在的问题随着交通公路工程建设的发展，相应的合同管理工作也犹为重要。近两年，我局对此也非常重视，特制定了《交通重点工程合同管理办法》，以加下面是小编为大家整理的工程合同管理方案【五篇】（2023年）,供大家参考。
工程合同管理方案范文第1篇
一、交通工程合同档案管理的基本情况和存在的问题
随着交通公路工程建设的发展，相应的合同管理工作也犹为重要。近两年，我局对此也非常重视，特制定了《交通重点工程合同管理办法》，以加强合同的管理。但合同档案管理作为合同管理的组成部分，还存在着诸多问题。
（一）合同附件的流失
业务部门没有把合同档案工作纳入部门职责范围内，导致部分合同附件信息的流失，比如，有些土方运输合同的后续管理因为没有责任到人而出现断签或漏签，因而合同在实际履行过程中因为没有制度的约束而重复付款，造成了不必要的经济损失。
（二）合同原始资料不全
在日常活动中形成的大量合同附件档案均分散保存，散失情况比较多。主要表现在，业务部门合同档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接导致了合同档案信息的部分流失。
（三）管理比较混乱。虽然建立了相关的合同管理制度，但只着重于合同的签署过程中的管理，而疏忽了对合同档案的管理，也没有建立合同档案的借阅制度。
（四）管理人员职责不明确。今年我们共整理出各类工程合同资料780份，其合同资料的年度跨越之大令人瞠目，最早的签属日期为1988年，显而易见，资料管理员把自已只看作了一个大仓库，合同来一份接一份，而并没有把它们分门别类进行妥善管理，就一个年度产生了多少份合同，管理人员也说不清楚。
二、解决交通工程合同档案管理存在问题的具体办法
为进一步加强工程合同及工程档案管理工作，提高合同的科学化、高效化，确保施工工程和基他项目的资料齐全、完善、正确，我们的具体做法是建立健全合同档案管理制度。根据《交通重点工程合同管理办法》，结合交通工程实际情况和工程合同档案的管理现状，今年年初，我局特制定并印发了《合同管理补充规定》，建立了一套合同管理体系。整个合同管理的系统结构和流转程度一目了然，所涉及到的对象、职能科室、参与人员环环相扣，职责明确。
（一）合同管理科室及人员
合同管理科室：项目牵头科室、工程科、监察室、法规科、安全科、财审科、办公室、局综合档案室。工程合同由工程科扎口管理，其他合同由办公室扎口管理，监察室参与所有合同的全过程。
合同管理小组：党组副书记、纪检组长、总工、项目分管领导、项目牵头科室负责人、工程科长、监察室主任、法规科长、工程安全管理人员、财审科长。总工总负责，并负责正式合同签订工作。
（二）合同流转职责
1、“工程谈判”由党组副书记牵头，纪检组长、总工、项目分管领导配合，项目牵头科室、工程科、监察室人员参与。
2、“工程意向协议”由党组副书记牵头，项目分管领导、牵头科室人参与。
3、“申请立项”由总工牵头，项目牵头科室人员办理手续，办公定规定起草申请文稿。
4、“工程招标”由纪检组长牵头，项目牵头科室、工程科、监察室人员参与。
5、“起草合同草案”由项目牵头科室人员负责，经项目分管领导审阅。
6、“合同草案征求对方意见”由项目牵头科室人员负责，经项目分管领导审阅。
7、合同草案开始流转后，分别由项目牵头科室负责人、项目分管领导、工程科科长、工程安全管理人员、法规科科长、财审科科长、监察室主任、纪检组长、总工、局主要审阅、签署意见。要写明“同意”或“不同意”。若不同意，要写明理由；
若修改的，写修改条款和内容，并签上审阅人姓名、审阅日期。
8、审阅人的“不同意”或修改意见，由项目牵头科室人员汇总后再从流转程序第一道，即“项目牵头科室负责人’开始流转。
9、如果合同草案流转过程中意见不统一，由总工牵头，流转环节各审阅人参与，集中商定。
10、”签订正式合同“由总工负责、办公室配合。合同正式签订时，要向对方讲清合同草案是否修改、修改了哪些内容。若合同双方意见不一致，由总工召集相关人员共同阅览室。
11、正式合同一式8份，由办公室负责分别送达合同对方4份，工程科、财审科各1份，局综合档案室2份。工程科、财审科、资料档案要妥善保管好正式合同。同时综合档案室要及时分类、归档。
12、合同草案流转程序中，流转到哪一个环节，该环节审阅人原则上立即审阅批示，特殊情况不超过一个工作日。
13、办公室指定专人对合同草案和正式合同进行传递、收缴、登记。登记的内容为流转到审阅人时的时间、审阅时间，同时审阅人要在登记薄上签字。
14、项目牵头科室指定专人负责合同草案的起草、修改意见汇总工作。
15、监察室要全程监督合同的管理，特别对合同草案流转过程进行经常性的监督检查，确保合同高质量、快速度签订完成。
（四）合同管理失职处理
涉及合同管理的所有科室和人员，要按《交通重点工程合同管理办法》和补充规定，认真做好相关工作。如因工作不负责任、粗心大意而造成合同错误、合同缺失、合同延误，将按照责任追究制度进行责任追究。
（五）合同档案的整理
局综合档案室做为合同资料流转的最后一道环节，如何把它们及时整理、分类、归档好，也是一项艰巨的任务。具体做法是：
1、工程合同档案的分类。根据工程合同档案的特点，结合工程项目性质进行分类，具体分为：勘察设计合同、技术合同、重点工程道路、桥梁施工合同、道路养护改善合同、农路农桥施工合同、监理合同、绿化合同、拆迁合同、土地租用合同、土方合同合同、交通标志标线合同、路灯合同、供货合同、招标合同等。
2、工程合同档案的编号。以时间结合项目名称进行排序编号。
3、工程合同档案的存放。根据合同档案的分类编号，分别把它们装盒，专柜存放，以确保合同档案的安全。
工程合同管理方案范文第2篇
一、通过合同签订会审程序，严把合同签署关
西气东输工程档案管理部门在开展工作之初，就遇到因合同中未包含有关工程资料要求的条款，在要求乙方单位提交相关资料时发生扯皮现象的情况。档案部门及时协调合同管理部门，向他们说明问题，提出在合同签订时加入档案有关要求条款的想法，努力取得他们的支持。开始一个阶段，是合同管理部门在审核合同时，代档案部门审核是否包括档案有关要求条款，但受专业所限，合同管理人员不了解档案有关要求，每次都要与档案部门沟通后才能确定档案有关条款，于是，在合同管理部门修订合同会审程序时，就加入了档案部门会审环节，由档案部门自己审核，确保了合同中都加入明确档案有关要求的条款，相关条款主要是以下两个方面：
1.有关项目档案要求的条款。各部门签订的合同中，必须要结合合同内容，编写具体条款，明确合同执行完毕时合同乙方应向甲方提交的项目档案的范围、内容、版本、套数、时间以及对所提交的项目档案的整理、归档责任。这项条款使合同乙方单位在签署合同时，就对档案要求有了概念，也明确了档案的有关要求，避免了合同结束时，就合同执行中产生的资料的归档问题发生扯皮现象。
2.有关档案保证金的条款。在合同中设立有关档案保证金的条款，预留项目档案质量保证金。这笔预留款的多少，由制定合同的各有关部门来确定。施工合同中，档案保证金可与工程质量保证金捆绑在一起，通常在合同价款的10％左右。这项条款加入了经济制约手段，把项目档案的编制和提交作为工程实施的一项内容，不完成就无法拿到完整的工程款，强制合同乙方单位及时认真完成。
通过合同会审流程中加入档案审核的环节，强化了各部门的档案管理意识，在全公司范围内建立了通过合同签订环节控制档案管理的概念，避免了合同资料归档时的扯皮现象，促进了工程档案归档工作。随着公司员工档案意识的不断加强，经协商，档案部门、合同管理部门在修订合同管理程序时，直接将档案有关要求条款写入公司通用合同范本的专用条款中。也就是说，按照公司合同范本，公司签订的每一份合同，都有关于资料要求的不可省略的专用条款，省去了档案部门的审核过程，在简化合同会审流程的同时，达到了通过合同签订环节强化档案管理的目的。
二、强化合同执行过程中的档案管理
工程开展过程中，对工程资料进行及时收集、整理和编制对于保证工程档案的真实性、准确性至关重要，西气东输档案部门注重合同执行中的过程管理，强化过程培训、指导、检查工作，及时了解工程资料产生、收集、编制情况，督促参建单位竣工资料编制工作。
1.加强项目档案编制管理培训工作。根据实际需要，档案部门在工程整体开工前、分段开工前、工程进展中可组织开展灵活多样的各类档案培训。培训中明确项目档案编制要求及各方责任，下发项目档案编制手册、表格模板等，指导项目档案表格的填写方法等。做到项目开工之初，各参建单位就清楚项目档案的编制要求和方法。
2.不定期开展项目档案编制现场指导、检查工作。参建单位因为工期忙、人员紧张等多方原因，项目档案管理工作容易滞后，必须要有外力推动参建单位实现项目档案编制工作与工程建设同步的目标。档案部门积极主动开展工作，将档案指导、检查、督促工作延伸到工程一线。在西气东输工程开展过程中，档案部门开展了大量的沿线竣工资料编制检查、指导工作，通过现场检查、指导，不仅能随时了解各单位档案收集、编制工作的进展情况，发现存在问题使之得到及时纠正和整改，还可提高项目经理对档案管理的重视程度，配备足够人力、物力进行项目档案编制工作，保证项目档案编制进度。
3.通过竣工资料监理周报制度，强化工程档案过程控制。西气东输工程横跨新疆至上海十一个省、市、自治区，工程档案过程监控难度大，档案部门充分发挥监理职能，建立“竣工资料监理周报制度”，要求监理对所辖区段参建单位竣工资料工作定期检查、巡回指导和监督，每周汇总区段参建单位竣工资料编制情况，形成竣工资料监理周报，上报到工程和档案管理部门。通过监理单位对参建单位竣工资料日常管理、时时监督，加强参建单位对档案、竣工资料的管理力度，从而实现了档案部门对西气东输全线竣工资料的过程控制。
在合同执行过程的跟踪管理中，档案部门会及时发现档案编制工作严重滞后或忽视项目档案管理的情况，通过协商工程管理部门，采取延迟支付合同进度款措施，强制项目档案管理薄弱的参建单位重视项目档案编制工作，确保工程资料收集及时、编制整理规范，建立了全线竣工资料编制管理工作与工程建设同步的良好局面。
三、通过财务付款程序，严把合同付款关
西气东输档案部门在早期的工程档案管理中发现，部分属归档范围的工程资料没能及时归档，在档案部门催办下，有的文件资料能够催要来但却不能完全满足归档要求，有的文件资料索要困难，由于合同款项已结清，乙方单位归档或不归档完全由他们决定，给归档工作带来困难。因此，档案部门想到了要在合同付款时加以控制。档案部门积极与财务部门协商，向他们说明了这一情况，并提出在合同付款流程中加入档案部门审核的要求，得到了财务部门的大力支持，财务部门在制定财务付款程序时，考虑了档案部门的这方面需求，在付款流程中加入档案部门审批流程，在“合同付款审批单”上加入档案部门审核栏目，落实了档案部门在合同付款中的一票否决权。财务付款程序中要求：每一份合同执行完毕支付最后一笔结算款或工程质量保证金时，要经过档案部门会签。每一份合同执行付款程序时，要将合同付款审批单交由档案部门审核，档案部门首先核实相关资料是否已归档，再签署付款的意见，对于未归档的情况，档案部门即通知合同履行部门督促合同乙方及时归档，直到相关资料归档后，再在“合同付款审批单”上签字。
工程合同管理方案范文第3篇
关键词：项目管理工程档案管理系统构建
文件、档案是记录工程项目开始、发展、结束的原始信息，是保证工程施工质量的重要依据，是推动工程建设业务流程发展的驱动器。
一、基于项目管理的工程档案管理模式
以工程项目管理的理念和原则为指导，以全过程管理理论、系统耦合和业务流程原理[1]为依据，将工程项目建设的程序与工程档案管理密切结合，构建一种工程档案管理和工程项目管理同步进行、相互支持、相互促进的新型管理模式，以实现文件流控制业务流、业务流促进文件流的目标。
（一）工程档案收集与工程项目建设管理流程同步进行
实践证明，将工程档案收集与工程项目建设管理流程同步进行是保证工程档案质量的最佳途径，这也正是工程档案收集归档的基本要求。在一项工程各业务活动开始前，档案人员就要主动了解会产生哪些文件，制定工程项目管理流程图，以此来把握工程档案收集管理的关键阶段和薄弱环节；
同时依据工程项目的进度计划，编制工程档案收集的计划，建立工程文件和建设项目实体之间紧密的联系，做好日常文件、档案收集的积累工作。在工程文件形成后，形成者要及时、认真归档，为工程档案的完整性、准确性、成套性奠定基础，从而为后续工作做好必要的准备。
（二）利用工程文件流控制和规范工程项目建设业务流程
工程档案是工程项目整个生命过程的详细记录，是工程项目成果的重要展示形式，也是工作人员成果的重要展示形式，工程档案的管理也是工程项目管理的重要内容，不同的项目建设阶段分别对应着不同的档案材料，《建设工程质量管理条例》明确要求对每个阶段产生的工程文件要进行科学的管理。在整个项目管理过程中，工程档案员要努力扮演好监察员的角色，每一批建设结束后，如果没有原始的工程记录或者不合乎标准，严禁进入工程建设的下一个阶段；
如果没有合格的竣工验收文件，坚决不予验收；
要求将工程文件归档的要求和标准写入合同，坚持依法治档，使工程文件成为规范工程项目建设业务流程、提高企业运作效益的驱动器。
（二）充分挖掘工程档案的价值，为工程项目建设献计献策
及时有效地挖掘工程档案的价值，为工程建设项目献计献策，既实现了工程档案的价值，同时又实现了工程档案管理工作的目标和价值。首先工程档案工作人员要身先士卒地通过自下而上、自上而下的方式，加大宣传“人人都是工程兼职档案员”的理念，建立工程项目管理人员全员参与的网络系统，为工程档案的收集和管理赢得最为基础的保证；
同时，档案工作人员不能自我边缘地守在清冷的文件办公室或者档案柜前，要变被动为主动，在科学地对工程文件进行组织、控制的同时，积极深度挖掘工程档案信息，开发各种信息产品，从文件、档案实体的控制更多地向智能控制、知识挖掘转变，将静态的档案激活，让“死”档案变成“活”信息，让工程档案成为启发思维的法宝，这样一方面为企业节约了成本、提高了工作效率，完善和提高了企业业务管理水平，方可引起各方领导对档案工作的重视和支持，从而迎来档案工作的春天。
二、基于项目管理的工程档案管理系统的建构
（一）系统结构
以工程档案管理系统为核心，各参建单位的项目管理系统通过接口围绕其而建立，如图1所示。依托项目管理相关管理技术、工具和方法，将工程档案管理与工程项目管理通过项目建设程序紧密结合起来，建立工程项目管理与工程档案管理合二为一的管理系统，在做好权限工作保障各单位信息安全的情况下，实现各单位办公自动化和文档一体化，实现各参建单位的工程档案数据与核心服务器相连，使两者之间同步进行、相互支持、相互促进、相互完善。
这一系统是网络拓扑结构，使各参建单位的项目管理系统与核心服务器之间相互连接起来。核心服务器是集网络应用资源的获取、授权、分配、构建、共享为一体的协同与集成平台，它的管理权限属于工程档案管理人员，该平台可以实现如下功能：
1.数据集成和资源的协同。在工程项目建设的过程中，各参建单位可能各自运行着不同的管理系统，且运行在不同的系统平台上，有些系统由于当时技术条件的限制和安全性的考虑，可能系统运行在独立的局域网中，这种不同平台、不同网络之间的数据资源共享和交换的问题，可以借助于异构数据网关和公共数据网关来解决。另外，对于不同来源、格式、特点性质的数据，可以根据不同用户的需求和权限，在逻辑上或物理上有机地进行集中，通过整合和共享内外部信息资源，实现各类信息资源的无缝连接，使得数据在各系统之间自由交流、共享和融合。
2.服务集成和业务协同。通过协调各参建单位不同的应用系统和数据资源，借助内建的工作流引擎，打破各单位信息之间的壁垒和屏障，将各种分散的、不规则的信息整合成“一张信息网”，使其相互紧密关联，相互协作，实现了一致化服务的目的，实现共享知识最大化的目的。同时可以通过Web服务，集成多种网络协议，利用统一的接口规范集成各种网络资源和应用，来拓展服务集成的范围。
3.安全认证。可以借助PKI数字认证系统平台，确保应用系统身份认证的唯一性和真实性，实现信息资源传输过程中的保密性、安全性、完整性。
（二）将各参建单位OA系统与档案管理系统深度关联，实现文档一体化管理
引入工作流管理系统，各参建单位根据自身的需要，使用图形化流程创建工具，通过内建的工作流引擎，如可设计的公文处理流、计划申请流、合同审核签订流、建材设备采购流、财务报账流等，定义完成整个过程需要的各种参数，使文档、任务或者信息等多个业务目标在多个系统之间自动协调进行，实现流转过程的实时监察和控制，实现业务上的协同，从而使各参建单位的OA系统和档案管理系统深度关联起来（包括软硬件系统的关联、元数据和目录信息的关联、内容数据的关联），进而使OA系统中有关信息内容按照一定的格式，实时或定时归档，并存储至档案管理系统数据库中[2]，从而实现文档一体化，一次录入，多次使用，提高了各方工作效率，如图2所示。
（三）各参建单位将符合归档要求的工程档案及时提交核心服务器
核心服务器管理人员利用自己的权限，督促各参建单位及时提交各自的档案资源于核心服务器，并对其进行验收、归档和提供利用。该系统利用工程建设程序将工程项目管理和档案管理有机结合起来，对文件从开始酝酿、产生、现行使用到永久保存整个生命周期进行了全过程管理，文件成为工程项目顺利进行的助推器，同时工程档案的准确性、完整性、成套性也得到了很好的保证。
三、基于项目管理的工程档案管理系统的主要特点及优势
（一）不再简单地将文件、档案视为工程项目建设业务活动的副产品，将工程项目管理系统与工程档案管理系统融为一体，利用异构数据网关和统一的平台将各参建单位的信息系统集成起来，支持数据适配器配置与管理（适配器用于在数据源和数据集之间交换数据）、工作流管理系统、PKI数字认证系统等，最大限度地实现了数据信息的共享和交换，简化了工程档案的收集工作，提高了工作效率和质量，并实现了对工程项目建设的有效控制和服务，可谓是集合了数据集成、服务集成、应用集成为一体的工程档案管理系统，同时实现了工程项目管理和工程档案管理的双赢。
（二）通过异构数据网关联通各参建单位独立的财务和资产系统，使建筑材料、设备采购、进度款支付、各项服务费用、财务支出等阳光透明，从而实现系统独有的财务审核和资产对账功能。另外，该系统还可提供对外数据上报接口，可以实现数据资源最大限度的共享，如可以直接生成城建档案馆所需相关数据，大大减轻了和避免了档案工作人员重复劳作的烦恼，档案人员可以有更多的精力投入到档案信息的挖掘和智能服务方面，拓宽了文件、档案服务范围，提高了服务水平，否则“如果档案事业仍然沉浸在昨日的世界里，那么档案人员的职业将烟消云散”。[3]
（三）该系统是以计划为龙头，以合同为约束，以质量控制、投资控制为目标，以进度控制为主线，在工程文件、信息、工程项目实体之间建立了紧密的联系。利用建设过程中的形成的各种文件，尤其合同对整个工程项目实施和工程档案的管理起着控制和保证作用。在签订合同时，将档案形成的数量、种类、标准和规范等写入合同，工程档案工作人员通过异构数据网关联通各项目管理单位独立的质量、进度、投资、安全控制系统，从而实现以项目工程档案为依据，对工程项目的质量、进度、投资、安全进行有效监督和控制。利用文件流来控制业务流，以业务流来促进文件流，不仅丰富和规范了工程档案自身的管理，同时完善和提高了项目各参建单位的业务管理水平。
（四）该系统为工程档案人员进行工程档案的前端、全程控制提供了便利条件，极大地增强了工程档案人员的参与意识、服务意识及效率意识，可以充分调动档案人员自身的主观能动性，有针对性地、主动提供档案信息服务，深度挖掘项目管理一线的需求、工作的发展动态、领导决策的需求等，努力做到将需要的信息在第一时间以恰当的方式送到需要的单位或个人手中；
同时深度挖掘档案的信息资源，编写项目管理中各种有价值不同种类的信息产品，如设计方案库、分包商库、招投标库、合同库、材料库等，便于相似工程直接参考和调用。同时该系统建有良好的多级别、多角度信息交流和反馈平台，如电子邮件、工作日志、工作会议等，工程档案人员可以通过收集和分析用户反馈信息，实现数据信息的增值，便于进一步优化服务。
注释：
[1]刘越男.建立新秩序——电子文件管理流程研究[M].北京.中国人民大学出版社，2005：128-129.
[2]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011（4）：16.
工程合同管理方案范文第4篇
【关键词】工程项目；
档案管理；
存在问题；
具体方案
在工程建设过程中，建设项目档案是记录工程建设过程、鉴定工程质量、查询工程事故原因的重要依据，因此具有十分重要的价值，要进行科学的管理。尤其随着我国工程建设数量的不断增多，对档案管理工作也提出了更高要求。但是在实际档案管理过程中，仍然存在很多问题，这些问题对我国工程建设工作的顺利发展产生了极大影响，因此我们必须要重视我国工程建设项目的档案管理工作，采取科学的方式管理工程项目档案。在本文中，就针对这一问题进行详细的介绍。
一、目前建设项目工程档案管理中存在的问题
工程建设项目一般具有技术性较强的特征，这就需要施工单位在施工过程中要加强对档案的管理力度，这样才能进一步发挥工程档案的价值。但是在实际管理过程中，存在严重的问题，具体表现在以下几个方面：
1、尚未建立完善的项目工程档案管理机制
目前我国尚未建立完善的工程档案管理机制，各个建设项目在建设过程中并不能及时按照相关的规范将档案整理完整，并建立统一的档案管理方式，使得工程档案管理混乱，档案信息不完整。这对工程验收工作会产生极大影响，延迟工程竣工时间。
2、工程档案管理人员素质较差
工程档案管理工作对工程建设质量与工程建设进度都会产生重要影响，但是目前我国工程建设过程中从事档案管理工作的人员一般都不具备专业的档案管理技能，管理人员素质较低，缺乏管理档案的经验。这就使得我国工程项目档案管理工作质量受到了较大影响，降低了档案的使用价值。
3、建设项目工程档案价值不能充分发挥
在工程项目建设过程中，工程档案发挥着十分重要的作用，是检验工程质量、探究事故原因的重要依据。但是在实际工作过程中，工程档案并未发挥其真正的作用，只是为了应付检查而制作的文件。在进行档案管理时，并未保证档案的完整性与真实性，这就使得项目档案失去了使用价值，不能发挥其真正的作用。
二、建设项目档案管理中存在问题的具体原因
在我国建设项目工程档案管理过程中存在很多问题，这些问题主要是由以下几个原因造成的。
1、工程业主对项目档案资料不重视
在建设过程中，大部分业主和组织者都将资金和精力投入到控制工程的进度、保证工程质量、重视施工安全、缩减施工成本等工序上，针对这些内容一般都设有专门的人才进行管理和监督。但是对于工程项目档案管理工作，却没有设立专门的机构，派遣专业人才进行管理。一般都是由技术部门或者是土建部门管理。这就说明在工程建设过程中，业主对于项目档案工作并未起到足够的重视，这是造成我国工程档案管理问题的主要原因。
2、建筑项目工程档案资料众多，资料复杂
在工程建设过程中，会产生大量资料，在进行档案整理时，要对这些资料进行详细的了解和划分，这项工作比较复杂枯燥，因此愿意承担这项工作的人很少，一般都是由相关人员兼管或者是由一些刚毕业的学生来完成，这就使得档案管理质量大大降低。
3、收集资料不及时
目前在我国工程档案管理过程中存在档案信息不完整现象，这主要是由于在进行档案管理工作时，档案资料不能得到及时的收集。很多档案资料都是在生产之后才进行整理的，但是后期的施工人员对于前期施工的具体情况并不了解，这就使得工程建设档案的真实性和完整性受到了极大的影响。
4、施工方对档案管理质量要求较低
在施工过程中，施工方对于档案管理工作的质量要求比较低，施工方在施工过程中将大部分精力投入到对工程质量和工程进度的管理上，对于档案工作并未起到足够的重视。有些资料在生产过程中并没有及时交给业主，等到施工结束以后，再重新整理交给业主，这就影响了档案的质量。
三、建设项目工程档案管理的具体方式
目前在我国工程建设过程中存在很多问题，这些问题严重影响了工程建设的正常进行，使得工程建设质量受到影响，因此我们有必要采取适当的方法解决在档案管理过程中存在的问题，提高工程项目档案质量。
1、建立完善的工程档案管理机制，规范档案管理
目前我国尚未建立完善的档案管理机制，这是造成工程档案质量问题的主要原因，因此企业在进行建筑建设时应该建立完善的档案管理机制，统一档案的管理标准，建立规范化的档案管理方式，并结合自身的特点，制定适当的制度。这样才能加强档案管理质量。
2、提高对档案管理工作的重视程度
要想真正提高建设项目工程档案管理质量，就要提高施工单位及业主对档案管理工作的重视程度，要求各部门在施工过程中要及时整理相关资料，并将各类资料及时整理归档，另外还要设立专门的档案管理部门，使得整个施工单位都投入到档案管理工作中，这样才能进一步保证档案的完整性。
3、以合同为管理手段，加强对档案的管理力度
一般来说建设项目的工程档案是从合同的执行过程中产生的。因此，要想提高档案管理工作质量就要从根源做起，要以合同为手段进行档案管理。施工企业在合同制定过程中就要对施工单位、监理单位以及供货单位提出明确的档案管理要求，这样才能提高各方对档案管理工作的重视程度。尤其是施工方的档案管理工作，在施工过程中人员流动性比较大，如果不及时进行档案整理，很容易影响档案的完整性，所以在签署合同时，企业要与施工方签订相关的合同，要求其在施工过程中要保证档案质量。另外，还要加强对档案管理工作的监督力度，要建立相应的考核机制，督促各方的档案管理质量。
4、加强对档案管理人员的管理力度
在档案管理过程中档案管理人员发挥了关键作用，要想提高我国工程项目档案管理质量就要重视对档案管理工作人员的管理，要设立专门的档案管理部门，并选拔专业的档案管理人员进行管理。对于现有的管理人员应该进行定期培训，提高其专业素质，可以对其进行计算机培训、档案管理方式培训、档案管理规章制度培训等等。另外，还要建立与之相适应的考核机制，对档案管理人员的工作状况进行定期考核，督促其重视档案管理工作的质量。
四、结束语
在建设项目工程时，档案是检查项目质量、考查施工事故原因的重要凭证，加强档案管理力度对工程建设质量会产生重要影响。因此，我们有必要加强对项目工程档案的管理力度，重视档案的重要作用，使得工程项目档案价值得到更好的发挥，这样才能真正促进我国建筑企业的发展。
参考文献
工程合同管理方案范文第5篇
关键词：建设项目；
档案管理；
管理模式；
合同化
近年来，随着建设领域的市场化和投资主体的多元化发展，项目管理变得急功近利，建设领域的“三重三轻”现象日益凸现，即重项目投资、进度和质量管理轻项目档案管理；
重档案验收前突击整理轻项目建设中对档案的过程管理；
重项目档案的齐全完整轻对项目档案进行规范化整理。上述现象导致项目档案管理中通常采取的“源头控制”、“全过程管理”等措施因缺乏约束力而收效甚微。因此，亟须创新建设项目档案管理模式，提升档案部门“话语权”，加大对项目档案管控力度，补上建设项目档案管理的“短板”。笔者经过多年的建设项目档案管理实践和探索，认为建设项目档案合同化管理模式有利于实现项目档案的科学、有效管理，下面，从三个方面进行分析探讨。
1 建设项目档案合同化管理模式的可行性分析
建设项目档案合同化管理模式即在合同条款中明确项目档案的质量要求、管理职责、违约责任，通过履行合同条款实现项目档案规范化管理的工作机制。笔者认为，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：
1.1 从法定依据分析。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）第4.2款明确规定“在签订项目设计、施工、监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任”。[1]另外，由于合同是联系业主和参建单位的桥梁和纽带，项目实施的过程也是合同履行的过程，项目档案管理作为项目管理工作的重要组成部分，理应通过合同的订立和履行来实现。因此，通过强化合同管理来实现项目档案的规范化管理具有法定依据。[2]
1.2 从业务需求分析。项目档案作为项目建设的历史见证，业主和参建单位都期望进行规范化管理，便于日后查考利用。但由于一些参建人员的专业技能不能满足项目档案科学管理的需要，需要建设单位档案部门的业务指导和培训。而建设单位档案部门由于工作千头万绪，不可能在项目档案管理中事必躬亲，需要参建单位担负起项目档案的收集、整理和归档责任，双方互补性强，容易对合同中的档案管理条款达成共识。
1.3 从预期效果分析。建设项目的合同涵盖设计、施工、监理、采购、环保、地质勘测等种类，涉及所有参建单位，覆盖所有建设环节，项目建设过程中产生的每一份档案资料均可以通过合同条款的履行实现无缝管理。不会导致无主档案或责任缺失的情况发生，有利于项目档案的齐全、完整和有效管理。同时，因合同具有法律约束力，可以有效规避传统管理模式缺乏管控手段的弊端，预期效果明显。
2 建设项目档案合同化管理模式的基本框架
2.1 规范招标文件，为建设项目档案合同化管理打好基础。在传统管理模式下，因多数招标文件很少涉及档案管理的具体内容，导致在合同中增加档案管理条款时，遭到合同乙方的抵制。为此，经与相关部门充分沟通和协调，在项目招标书中增加了档案管理的具体要求，投标方需对档案管理条款进行点对点应答，作为中标单位签订合同的依据，避免了在合同签订和履行中出现推诿“扯皮”现象，为项目档案合同化管理提供了依据，奠定了基础。
2.2 固化参建单位职责，为建设项目档案合同化管理提供法律保障。合同作为固化签约方权利义务关系的载体，合同约定的内容直接影响项目档案管理的效果，因此，合同内容既要全面，又要突出重点，既要措施有力，又要具有可操作性，既要权责明晰，又要赏罚分明，大体包括以下三个方面：
2.2.1 质量要求。为确保项目档案的完整、准确、系统和安全，合同条款应对项目档案的形成、积累、整理、验收、归档工作提出具体的质量要求：①项目档案载体及字迹材料要求；
②项目档案的归档范围；
③项目档案的整理规范；
④项目档案的验收内容及评分细则；
⑤项目档案的归档要求。
2.2.2 管理职责。合同条款在确定参建单位的管理职责时，应总分结合，职责明晰，形成横向到底、纵向到边的项目档案管理网络，便于参建单位各司其职，各负其责，共同做好项目档案管理工作。由于监理单位负责对项目进行投资、进度和质量控制，在监理合同中明确并落实监理单位在项目档案工作中的监管职责，是实现对文件材料实时监控和全过程管理的关键所在。[3]具体来讲，建设单位负责前期依据性文件及竣工验收后形成的各类文件的收集和整理，勘察设计单位负责勘察设计文件的收集整理，施工单位负责竣工技术文件的收集和整理，供货单位负责设备随机资料、安装调试、软件研发、功能测试等文件的收集和整理，监理单位除负责监理文件的收集整理外，负责汇总各单位移交的归档文件，并编制移交清册。
2.2.3 违约责任。为提高参建单位对项目档案的重视程度，合同应设立档案质量保证金条款。根据投资规模，保证金的比例一般占合同额的0.5%～3%，如果验收时档案综合评定分数在90分以上（含90分），竣工验收后一个月内全额退还档案质保金；
如果档案评定分数在60分～90分之间（含60分），则扣除档案质量保证金的30%并要求限期整改；
若档案评定分数在60分以下，则没收全部档案质保金，将其中一部分作为聘请专业档案服务机构进行整理的经费。
2.3 强化项目法人管理义务，为建设项目档案合同化管理提供组织保障。建设单位作为项目建设的法人代表，是项目档案管理工作的组织核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任。除做好本身的档案收集、整理工作外，还要对勘察、设计、施工、监理、环保、供货等单位进行监督、指导、培训、检查等，合同条款应明确项目法人的权利义务：
①审阅监理周报，建设单位档案部门应通过监理周报对档案管理工作进行动态监控，发现问题及时纠正。②编制项目档案管理手册，将有关项目档案管理制度和业务规范编制成册，通过多种形式对相关人员进行档案业务培训，提高项目专兼职档案人员业务技能。③邀请行业主管机关档案部门或档案行政管理机关对项目档案的管理情况进行检查指导，加强过程管控，消除隐患，防患于未然。④组织项目档案竣工验收。根据合同条款中档案验收评分细则，对项目档案的组织管理情况、齐全完整性、数据的准确性、编目整理情况、安全保管情况逐项打分，确定档案验收等级。
2.4 严格落实质量保证金支付会签制度，为建设项目档案合同化管理提供管控手段。为增强档案质量保证金的管控效果，笔者所在单位采取了质保金支付会签制度，即向参建单位支付档案质量保证金，应履行项目主管部门、财务部门、档案部门三方会签制度，只有三方全部签字同意，方可进行款项支付。[4]档案质量保证金是项目档案管理实践中摸索的行之有效的方法，对提高参建单位对档案工作的重视程度，提高参建人员的档案意识，提升档案部门在项目建设中的话语权，提升项目档案管理水平具有重要意义。
3 项目档案合同化管理应注意的几个问题
为让合同化管理模式切实取得成效，真正体现出传统管理模式不具有的法律约束力、经济管控力等优势，在实施过程中应处理好以下几个问题：
3.1 加强沟通协调。建设项目档案合同化管理模式的顺利实施，需要同很多部门进行充分的沟通和协调，在取得理解和支持的基础上，积极促进建设流程的再造，例如：在项目招标书的编制中增加档案部门会审职责，在合同签订中增加档案部门会签环节，在竣工验收中强化档案部门的组织管理职责，在档案质保金支付中赋予档案部门“一票否决权”，提高档案部门在项目管理中的话语权，以增强管控手段的有效性。
3.2 完善配套制度。单纯采用合同控制建设工程档案质量，容易产生抵触情绪，必须建立和完善一系列档案管理制度、项目档案业务规范，[5]在项目档案的形成、收集、积累、整理、验收、移交归档等工作中做到有据可依，减少管理的随意性，增加管理的合法性，做到规范、有序，为合同化管理顺利实施保驾护航。
3.3 量化考核指标。在项目档案合同化管理中应改变“做多做少一个样，做好做坏一个样”的“大锅饭”考评机制，完善正向激励措施，量化考核指标。例如：将项目档案验收结果作为建设单位档案部门年度绩效考核的加（减）分项目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相关人员尽职尽责做好项目档案管理工作。
3.4 推行项目档案管理后评价。建设单位档案部门应积极推行项目档案管理后评价制度，在竣工验收后审视各个工作环节和做法的利弊得失，汲取经验教训，进一步改进工作方法，优化工作流程，完善作业模式，确保建设项目档案管理机制的运行活力。同时，将项目档案管理后评价同合同争议解决结合起来，在实践中摸索管控分歧和解决争议的有效途径和方法，并逐步优化、完善合同条款，促使项目档案合同化管理模式日臻完善。
结论：实践证明，建设项目档案合同化管理模式有利于提升档案部门在项目档案管理中的话语权，通过合同管理强化项目档案管理，目标明确、措施具体、管控有力，为项目档案的科学、有效管理提供一种新的思路和模式。
参考文献：
[1]DA/T28-2002，国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].
[2]刘海波.合同管理强化建设项目档案管理的做法[J].中国档案，2010（9）：50～51.
[3]裴岚.浅议企业重大工程建设项目档案管理[J].云南档案，2008（3）：25～26.
[4]李金峰.项目文档管理纳入合同管理的思考与实践[J].档案时空，2012（8）：25～26.
