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怎样做好接待工作?

时间:2023-04-18 18:05:06 来源:晨阳文秘网

下面是小编为大家整理的怎样做好接待工作?,供大家参考。

怎样做好接待工作?

怎样做好接待工作?

随着形势的发展变化和各级领导作风的不断改进,党政机关上下之间、内外之间的联系越来越广泛,做好接待工作,已成为各级机关的一项重要工作,这种情况要求我们每个机关干部必须具备一定的接待工作知识。

一、做好接待工作有哪些重要意义

接待工作是一个单位的门面,是透视一个单位作风的窗口,也是联系和增进感情的纽带。搞好接待还是为上级领导机关和来访者创造良好工作环境的前提。作为一名机关干部,决不能把接待工作看作是小事,而应当把它当作一件事关单位荣誉和建设的重要工作,以高度负责的态度认真做好。针对接待对象的民族、地位、职业、习惯等特点,因人而异,从细微处入手,开展人性化服务,是做好接待服务工作的关键。因此,新形势下的公务接待工作不是全局却事关全局,不是中心却牵动中心。用七个字来概括它,就是“形象、环境、生产力”。说是“形象”,因为它可以充分展示一个地方的精神面貌;
说是“环境”,因为它是一个地方投资环境的重要组成,而且是服务环境的展示窗口;
说是“生产力”,因为它能聚集人气,获得政策,赢得支持。

二、接待工作的种类

接待工作种类很多。按对象分,有对上级领导机关的接待,有对地方领导和群众的接待,有对友邻单位和部属的接待;按规模分,有对团体的接待,有对工作组的接待和对个人的接待;
按准备时间分,有预先准备的接待,有仓促准备的接待,有毫无准备的接待。

三、接待工作的一般程序和主要内容

就某一次接待来说,通常分三个阶段进行:准备阶段,实施阶段和收尾阶段。以接待上级领导机关工作组为例,在每次接待的三个阶段中,一般要做好以下工作。

1.了解情况。当受领接待任务后,首先弄清对方的人数、职务、乘坐车种(车次)、航班到达时间、来的意图、可能停留的时间及我方领导在接待方面的意图和要求。

2.安排食宿。根据了解到的情况,及时与管理部门一起相应地安排房间,并督促服务人员搞好室内卫生,准备好冷热水等;
根据已确定的伙食标准,预先通知管理部门和招待所,安排好就餐。

3.接站(机)。根据客人乘座的车次(航班)时间,提前到车站(机场)迎接,帮助客人拿好行礼,引导客人出站乘车。

4.迎接。事先在来人预定到达的位置等候,客人到达后,要热情相迎,主动作自我介绍,引导客人到宿舍洗漱和休息。

5.引见。客人安排就绪后,及时向单位有关首长报告,双方领导接触时,必要的情况下,接待人员要向对方介绍我方领导的身份。

6.掌握活动情况。了解和征求上级领导来到后活动的方式和工作安排,做到心中有数。

7.准备好活动场所。事先通知双方有关人员,督促我方服务人员搞好保障。

8.就餐。计算好就餐人数,并事先通知我方陪餐人员,必要时要安排好就餐桌次和坐次。

9.安排好课余活动。根据客人的兴趣爱好,提前考虑安排好课余时间的文娱活动。

10.预定返程票。提前了解客人离去的日期,预定好车票。

11.送行。预先准备好车辆,通知我方领导送行。

12.通知接站单位。及时通知客人去往单位迎接。

13.做好收尾工作。及时与有关部门结清账目,做到客人送走,事情办完。如果上级领导还要在本单位活动一段时间,并到所属单位视察或调研,要提前通知所去单位,并将所去意图、活动时间安排、是否食宿等问题交待清楚,使客人所去的单位提前做好准备。同时,随从人员要做好服务保障工作。

四、接待原则

细节决定成败,细节见精神、细节出品碑。做好接待工作要有强烈的细节服务意识,有慎密的细节服务精神,从细节抓起,抓好细节。要树立“贴近客人,把客人当亲人”的理念,带着感情做接待,主动了解客人的需求,想客人之所想,急客人之所急,以客人满意为荣,以客人满意为乐。尽力缩短自己与客人之间的心理距离,使客人宾至如归、乐而忘返之感。同时注意一下原则:

1.归口管理的原则:接待工作统一归口办公室管理,办公室具体承办接待工作。

2.对口接待原则:省市部门、兄弟县市和县内各单位联系工作确需要接待的人员,由办公室按统一标准进行安排接待,相关领导和相关股室人员对口陪同。

3.事前审批原则:所有接待事项,必须事先按规定的审批程序报批,未经批准不予接待。

4.勤俭节约的原则:接待工作既要热情周到,礼貌待客,又要厉行节约,杜绝奢侈浪费。

5.定点接待原则:根据不同接待对象,确定不同的接待地点进行定点接待。办公室要与定点单位订立接待协议,明确各自责任,规范接待管理。

五、做好接待工作应注意的几个问题

无论什么样的接待,都要坚持做到热情、周到、朴实、勤俭。

1.思想一定要端正。要注意克服几种不正确的观念:①等、靠的观念。有的同志往往把接待工作只看作是管理部门的事,工作缺乏主动性。实践证明,这种态度是做不好接待工作的,必须树立以我为主搞接待的观念。②低人一等的观念。把接待工作看作是一种侍候人的工作,感到不光彩,这是不正确的,必须树立服务光荣的观念。③只有钱多才能接待好的观念。认为满意靠钱买,没钱难接待。事实上,接待工作更多的是靠服务周到。应树立钱少更要接待好、也能接待好的观念。

2.工作一定要很细。做好接待工作要脑勤、嘴勤、腿勤,要想得很细,做得很实。接待中许多问题往往都出在一个“粗”字上,所以,搞接待一定要细之又细,切不可粗枝大叶。

3.态度一定要热情。不管来访者身份高低、“牌子”大小,一定要笑脸相迎,欢颜相送,使来访者有入门三分暖,好似“宾至如家”之感。

4.接待要有针对性。接待工作是一门科学,有很多学问,被接待的人员兴趣不同、爱好各异,要有的放矢,区别情况,有针对性地搞接待。

5.要很能吃苦。搞接待是个苦差事,人家休息自己忙,心累、腿累,辛苦又紧张,遇到一些矛盾和棘手问题,往往也很难处理,尽管如此,稍有疏忽可能还要挨批评。这就要求接待人员既要有很强的吃苦精神,又要有不计名利的思想品质,只有这样,接待工作才能真正做好。