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如何做好会务后勤保障工作(全文)

时间:2023-04-22 15:30:05 来源:晨阳文秘网

下面是小编为大家整理的如何做好会务后勤保障工作(全文),供大家参考。

如何做好会务后勤保障工作(全文)

如何做好会务后勤保障工作

 

会务后勤保障工作是会务工作的组成部分,它贯穿于会议的始终,是会议正常进行和取得预期效果的重要保证。任何一个方面、一个环节考虑不周,都有可能出现难以弥补的差错,造成不良影响。近年来,我们在会务后勤保障工作方面,力求做到制度化、规范化,增强可继承性、可借鉴性和实用性,不断提高会务服务水平。

一、完善制度,提高会议服务质量和水平

新形势下,虽然会议的数量减少了、规模小了,但是对于会议服务质量的要求提高了。会议能否达到预期效果,是办会过程中首要考虑的问题。我们严格按照自治区党委和市委的要求,从制定相关会议制度、做好会议计划入手,规范会议程序,做好会务后勤保障工作,确保会议效率和质量。

(一)制定相关会议制度,会务工作有章可循。制定《机关室主任例会制度》《常委会议事规划》等会议制度。会议制度明确了会议召开时间,参会人员、会议内容(议事范围),以及会议的组织和会后办理等相关事项。承办人员对照会议制度,就可知道各类会议报批程序,会议的规模和内容以及在会前要做哪些准备,会中要做什么服务,会后要做什么工作。会议制度的制定,使会务工作制度化、规范化,简化报批程序和时间,有效地提高了办会质量。

(二)做好相关会议分类,拟定会务工作计划。一是将各种会议进行分类,根据各类会议的规模、规格等要求预先分别做出会议的筹备、会务等一系列的方案,做到紧急召开会议的情况下,有筹备及会务的借鉴模式。二是将常规性会议列入年度计划,根据实际,每个月初再进行调整,并就有可能开的会议,结合近期工作安排,按照会议的意图、目标等要求,拟定详细的会议筹备计划。计划内容着重对会务各项工作任务,如确定会议名称和时间、协调会议室、预估参会人数、草拟会议通知、制定会场布置方案、安排与会者食住行等进行详细的工作任务分解。做到预先计划,临期不乱。

二、把握原则,做好会务后勤保障工作

会务后勤保障工作是一项复杂、繁琐的工作,而且还不能出错。因此,做好会务后勤保障工作,我们主要把握“快、实、细、严、简”五个原则。

(一)抓好“快”的原则。一是部署快。会议部署要快,及早安排,让会务工作人员有时间开展相关工作。一般的会议从领导确定时间到召开会议也就几天时间,会前需要预定会场、酒店和车辆等,如不提前及时预定,有时候就找不到合适的会场,不能保证安排参会人员在同一酒店住宿或用餐,影响会议效果。二是动作快。会务后勤保障工作任务重、时间紧,会务工作人员基本都是办公室人员,同时兼数职。因此,要确保优质高效地完成会务任务,这就需会务工作人员合理安排、统筹兼顾,提高工作效率,快速高效地按期(提前)完成各项任务。

(二)抓好“实”的原则。一是方案实。根据会议规格高低、规模和会期等来制定会务后勤保障工作方案,把每项任务、每个环节分解、细化到责任人,明确具体任务、工作要求和完成时限,防止工作出现盲点和相互推诿扯皮现象。在将任务分解的同时,加强团结协作、互相配合、拾遗补漏,形成合力,保证各项工作的落实。二是工作实。根据方案要求,各责任人分别抓好落实,将会场布置、车辆调度、安全保卫、设备检查、餐饮住宿安排等重点会务后勤保障工作落到实处,做到人人抓落实、事事有着落。

(三)抓好“细”的原则。细节决定成败,会务后勤保障工作涉及到的环节颇多,环环相扣,因此,要周密仔细地做好会务后勤保障工作。一是服务细。会议能否开好,与服务有着直接关系。会议报到当天,安排工作人员到会议住宿地点负责签到,发放《会议服务指南》,引导参加会议人员就餐和住宿等;
会前,根据会议方案及会议可能出现的情况作出用车计划,确定乘车时间地点,车辆序号,乘坐安排等,并有专人组织引导等。二是会务细。会前,根据会议性质和规模,确定会场的摆放形式;
落实主席台领导名单,摆放好台签等;
收集好参会人员名单,摆好座次台签;
准备好照明、音响、空调等会议设备和会议所需文具等;
会中,做好签到、引导工作;
保证会议中茶水的供应;
安排工作人员在会场服务,及时处理各种突发状况等。会后,立即清理会场,收回会议材料、台签;
及时结算会议经费等。三是工作细。有时候,由于我们把会务重点都放在与会议有关的事项,没有从外部环境等其他方面考虑,影响了会议的正常进行。这就要求我们工作还要更细些。如停车问题,现在很多参会的领导干部都是自驾车前往会场的,有时会场外没有足够的停车位,常常由于找地方停车而迟到,影响了会议正常进行。会前,我们先进行预判,如果会场外不具备停车条件的,在发会议通知时就注明不要自驾车前往会场,尽量乘坐公共交通工具前往会场。另外,有些会场虽然具备停车条件,但由于处于交通枢纽位臵,容易造成交通拥堵。会前,我们会提前通知相关人员在路口进行疏导,以免影响交通畅通和会议质量。

(四)抓好“严”的原则。一是检查严。督促检查是保证会务工作顺利开展的重要环节。会前的检查更是尤为重要。我们采取任务清单式的检查方式对会务后勤保障工作进行检查落实。先是由各负责人对照任务清单自查,然后由会务总负责人根据工作进展情况,对照任务清单,逐一进行检查,不放过任何细节,确保工作不出现任何疏漏。如在会前,检查会场布置是否合理,主席台的台签是否按有关规定摆放,名字是否有错漏;
照明、音响、空调等会议设备是否正常运转;
用餐、住宿、车辆是否安排好,完成一项打勾一项,完成情况一目了然。通过加强检查,及时发现问题,堵塞漏洞。二是整改严。在检查中发现问题,立马整改,绝对不能等、不能拖,更不能抱着侥幸的心理。在会议结束后,及时进行经验总结,对做得好的,相互学习借鉴,做得不好的,进行整改,不断提高服务质量,不断规范流程,不断提高会务后勤保障工作水平。

(五)抓好“简”的原则。一是会议从简。严格控制会议数量、会期、规模,精减合并会议,能不开的坚决不开,小规模会议可以解决问题的一律不开大会,注重会议质量,提高会议效率。二是会场从简。简化会场布置,一般会议不悬挂会标、不制作背景板、不摆放花草、不放水果;
没有讲话任务的领导不上主席台;
会议结束后,台签收回重复使用;
减少一次性会议消耗品等。三是接待从简。严格控制会议经费支出,会议住宿、用餐等严格按照有关文件规定执行。会议期间不安排聚餐,会议用餐不上酒水等。

三、强化意识,提高会务后勤保障工作水平

会议服务质量没有最好,只有更好。我们不断强化三种意识,不断地提高会议服务质量,提高会务后勤保障工作水平。

一是加强全局意识。我们没有专门的会务工作人员,有会议时需要大家共同协作完成,如果都只盯住本职工作,只看到眼前的困难,不愿意加班加点做好会务后勤保障工作,会议就很难顺利进行。我们坚持服从大局,主动舍弃小我利益。

二是加强执行意识。执行力决定工作成败。方案做得再好,没有人执行,那就是一张废纸。我们按照方案的具体任务、要求,各司其职、各尽其职,保证会务后勤保障工作的落实。

三是加强创新意识。新形势下,会务后勤保障工作的内容和要求都发生了很大变化。要做好会务后勤保障工作,就需要不断的总结、创新和提升。我们主动适应这个发展趋势,始终保持积极向上的进取心,在继承前人好的做法的基础上,不断创新,超越自己,提高会务后勤保障工作水平