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发文莫办“光身件”——一场关于公文发文办理小讨论(2023年)

时间:2023-04-23 16:40:04 来源:晨阳文秘网

下面是小编为大家整理的发文莫办“光身件”——一场关于公文发文办理小讨论(2022年),供大家参考。

发文莫办“光身件”——一场关于公文发文办理小讨论(2022年)

发文莫办“光身件”——一场关于公文发文办理的小讨论

 

昨天,我在单位审签文件的时候,意外地看到这样一个报审件——

按照上级的统一部署,我们单位研究起草了一个改革方案,打算在一定范围内印发,同时按要求报备。主办处室办件报审的时候,按规定在OA上填写了对外发文使用的处理笺,并打印出来作为首页。处理笺的“拟办意见”栏中,概述了起草过程和印发考虑。处理笺之后,紧跟着就是工作方案;
然后是上级要求制定和报送方案的通知,这是拟制方案的缘由所在,也是报审件的附件。

我看了以后,觉得这个报审件中缺失了一环,就在上面写道:

请补上一个请示,先简要说明《方案》的起草背景、起草过程、主要考虑、征求意见和采纳修改情况,再就报审、印发等提出请求批准的事项。今后办理类似的文件,不要报送“光身件”。

光身件,这是我“发明”的一个新词,指的就是上面这种情形。如果把报审印发的《方案》比作一个人,作为首页的发文处理笺就像是正装外套。印发文件是一件很严肃的事情,必须让文件身着“正装”去见领导。着“正装”,除了穿好“外套”,还要配上“衬衣”,不能光着身子穿“外套”。

考虑到这个文件走到我手上的时候,已经通过了办公室的审核,为避免类似情况重复出现,我把负责办文和核文的同志召集到一起,和他们面对面地交流了一番。

我开门见山地指出了这份文件在办理上存在的缺漏,负责办文的小C说:“您要求怎么办,我们就怎么办。但之前也有领导说过,办文笺上已经写清楚拟办意见的,没有必要再专门办个请示件。”

我说:“你说的这种情况确实存在,但要具体情况具体分析、具体对待。

“根据《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》),我们把公文办理分成两大类:一类是收文办理;
另一类是发文办理。

“收文办理又可细分为两种情形:一种是‘阅知性公文’,我们使用‘阅文笺’作为首页来办理。因为旨在‘阅知’,只需在‘拟办意见’中简明扼要地写清楚阅知范围,后面附上阅知件即可,无需再专门办件、另行办件。另一种是‘批办性公文’,应当由办公室或收文处室提出拟办意见,报本机关负责人批示或者转有关部门办理。对于‘批办性公文’,如果拟办意见比较简单,可以直接写在文件处理笺上;
如果拟办意见比较复杂,可以在文件处理笺上作概述或摘要,后面附上一个专门的请示件。

“至于发文办理,无论制发的文件是大是小,都应在前面加上一个请示件,因为制发的文件不仅具有特定效力,还直接反映单位的管理水平,事关单位声誉乃至党和政府的形象,必须从严把关。你们知道,‘发文笺’上的拟办意见,往往是‘摘要型’的,限于篇幅,只能用三言两语进行概述。很多具体情况,比如起草主体、起草背景、起草过程、征求意见情况、印发建议等,在拟办意见中根本说不清楚。如果用‘发文笺’上的拟办意见代替请示件,会让单位里的大小领导在审签文件时搞不清来龙去脉,不利于把好审核关、签发关。”

这时,办公室负责核稿的大H接茬道:“听您这么一说,这个文件确实应该补上一个请示件。但是,重要文件报审的时候,都会附上一个《起草说明》。起草主体、起草背景、起草过程等,那都是《起草说明》里应有的内容。如果在请示件里再说一遍,岂不是重复了吗?会不会让人觉得多此一举?”

我回答道:“这也要具体情况具体分析。正如你所说的,重要文件特别是政策性、规范性文件报审,一定要附上《起草说明》。但并不是每一个报审的文件都需要附上《起草说明》。比如,你们这次报审的《方案》,全文也就那么五六页纸,内容并不复杂,专门写个《起草说明》确实没有必要。在这种情况下,可以把撰写起草说明和报请审定印发《方案》两件事合二为一,其中说明性的内容也可以写得简单一些,这是一种以内容完整、程序规范为前提的精简,体现了实事求是的态度,也体现了于法周延、于事简便的原则。”

“简单一些?您能举个例子吗?”小C问道。

我想了想,然后举了一组例子。我说,如果我们要印发的是一个重要方案,那就需要专门附上一个《起草说明》。关于征求意见和采纳情况,在《起草说明》中可以这样写:

《方案》稿分别印发××领导小组×家成员单位和各设区市××部门书面征求了意见,并根据征求到的意见进行了修改完善。征求意见中,共收到修改意见××条,修改时采纳×条,部分采纳(吸收采纳)×条,未采纳×条(详见附表)。未采纳的意见,主要原因是没有政策依据,或与上级精神不一致;
有的意见只是从本地本位出发,不利于全省“一盘棋”推进相关工作。对于未采纳的意见,已分别与有关市和单位做了沟通并达成一致。

在请示件中,则可以这样写:

《方案》稿已分别书面征求了领导小组成员单位和各设区市××部门的意见,并根据征求到的意见进行了修改完善,现拟按程序报审,以××名义印发。妥否,请审示。

在办文笺上的“拟办意见”一栏中,我们可以这样写:

《方案》稿已在一定范围征求意见并进行修改完善,现拟报审印发。

“哦!您这样一说,我就明白了!”小C颇有些兴奋。

最后,我给这次沟通交流来了个小结。我说,在报审印发的文件之前,需要加上一个请示件,主要有3点理由:

第一,形式更规范。《条例》第五条明文规定:“公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。”这里面,“规范”是排在“精简高效”之前的。报审印发文件是一种向上级机关、向单位领导请求批准的行为,理应使用请示件来办理。无论在单位内部行文还是对外行文,不使用请示件都不规范。即使报审印发的文件后面附有《起草说明》,说明了印发文件的考虑,但“说明”不是“请示”,不具备呈请批准印发文件的功能和作用。没有专门的请示件,这套报审的文件就是不完整的。

第二,链条更完整。《条例》规定,公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。从一定意义上说,《起草说明》对应的是“起草”环节,是为下一环节——文件报审服务的,旨在说明文件已经具备了报审的条件;
而请示件对应的是“签发”这个环节,旨在说明领导签发的条件已经成熟。二者既有关联,又有区别。两方面内容都具备,才能形成制发文件的完整链条。

第三,服务更到位。我们制发文件,不仅要从“制”的角度,充分考虑怎样确保文件质量,也要从“发”的角度,充分考虑如何提高审签效率,方便领导作出签发的决定,这是服务意识的具体体现。尽管请示件中的一些内容,在《起草说明》里可能已经有了,而且说得更具体,但《起草说明》放在整套文件的最后面,领导审阅文件的时候,正常情况下不会从后面倒着往前看,只会从前往后看。所以,办文笺上的“拟办意见”,应当是请示件的“摘要版”;
请示件中的说明性内容,又应当是《起草说明》中相关内容的“摘要版”。这样,才有助于领导在审签文件时由简入繁,迅速抓住要害、作出决断。正所谓“与人方便,与己方便”,领导签发得快,不正是我们所希望的吗?

聊到这里,小C和大H都会心地笑了起来。