医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日下面是小编为大家整理的2023年度合同存档管理【五篇】【精选推荐】,供大家参考。
合同存档管理范文第1篇
关键词：医疗设备 合同档案 管理
中图分类号：C939 文献标识码：A
医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。
随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。
一、医疗设备合同档案管理的重要性
（一）现实凭证作用
分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。
（二）转化参考作用
合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。
（三）潜在预备作用
当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。
二、合同档案管理中存在的风险
（一）合同的规范化
合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。
（二）档案资料收集的完整性
对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。
（三）缺乏专职档案管理人员
基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。
（四）档案管理信息化程度低
目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。
三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议
（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理
将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。
除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。
（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时
通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；
要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。
（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案
运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。
合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是
医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。
参考文献：
[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案，2015（5）：49- 51.
[2] 吴鹏举.医院合同档案的建立与管理探析[J].管理观察，2014（31）：55- 56.
合同存档管理范文第2篇
关键词：纸质档案；
电子档案；
管理
现代科学技术水平得以提升，计算机技术与网络通信技术应用到各个领域。在传统方式下，档案管理工作面对较大压力，无法与现代技术实现有效融合。电子档案在使用与记录方式下，都能发挥较大意义，从而实现了纸质档案与电子档案的融合发展。因为档案中记载着变迁情况，具有原始性特征，也能形成不同的价值形态，纸质档案与电子档案存在较大共性，所以，在对其管理期间，实现两者的融合性，无论在信息整理、归档、收集等工作中，都需要促进其长期保存，基于现代化科学技术，维护其安全性，这样不仅保证了现代方法与现代技术的充分利用，也使档案管理工作更规范。
1电子档案与纸质档案
纸质档案具有较高的留念价值，将其保存后，当一些有意义的事物产生后，会对其有效利用，纸质档案也是人们比较熟悉的一种保存方式。一般情况下，纸质档案主要将纸张作为信息记录的一种形式。在事业单位中，使用的纸质档案都为公文图纸等，包括账目、工作记录等。但是，纸质档案不容易保存，容易被破坏，也无法实现良好的保密工作。所以，企业或者事业单位的领导、管理人员需要认识到纸质档案的重要性，以认真的态度对其处理。对于电子档案来说，本身具备一定的保存价值，是基于计算机软件、硬件以及数据库进行保存的，与人们生活存在密切关系[1]。纸质档案与电子档案的使用都存在一定特征。纸质档案需要保存的时间比较长，容易识别，在储存期间，存在一定的直观特点，是电子档案中不具备。但是，与纸质档案不同的，电子档案能够改变纸质档案中存在的缺陷，不仅能实现自由转换，还能对各个信息介质进行识别，对信息储存具备较高的容纳性，载体也更多样，能够促进信息资源的共享性发展。
2电子档案与纸质档案发挥的优势
在企业与事业单位中，对档案进行处理期间，要促进原始数据完整性。促进原始内容的完整性，保证其价值的充分发挥。当档案数据产生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于纸质档案与电子档案的对比分析，电子档案比较容易更改，但纸质档案更方便阅读。而且，纸质档案中的数据信息也更稳定。当单位、企业内领导签字、审核后，对其无法更改，其存在的真实性也比较强，具备一定的法律特征[2]。
3纸质档案管理与电子档案管理的融合策略
3.1档案管理模式
在新时期发展趋势下，档案管理技术还比较低下，纸质档案与电子档案存在的特点和优势都处于独立发展地位。电子档案在对信息进行传输、处理与开发过程中，实现了较大的便捷性和高效性，应用过程中，是各个媒体的集成化发展，具备全面性与直观性特点，与纸质档案相比，促进较大优势。如果电子档案无法得到安全保障，就要将纸质进行开发与备份保存。电子方式的实现是一个不断发展的过程，在该阶段，实现纸质档案与电子档案的融合，能够实现良好的发展需要。在目前建设与发展下，纸质档案与电子档案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括双套制与双轨制。双套制主要是实现文化归档的统一使用，该方式不仅能将电子档案制作成纸质进行备份，还能实现纸质档案的数字化发展，使纸质档案与电子档案的共同储存与使用。对于双轨制，主要是信息在生成、运转期间实现的相互依存，它们随着业务流程的改变而改变。该方式的使用在一定程序下能实现纸质档案与电子档案，工作人员对重复文件进行办理，促进了管理形式的全面化发展[3]。
3.2档案管理流程
在新时期不断进步与发展下，电子商务、电子政务得以有效开展，各个企业与事业单位在内部也建立了相关办公网络系统，促进了纸质档案与电子档案的结合使用，达到优势互补的作用。随着国家档案局对相关方法的推出，使纸质档案、电子档案在良好的环境下实现融合。在并存时期，档案管理工作流程也产生较大变化。对档案进行管理是，是档案整体周期中存在的管理活动过程，其中含有鉴定工作、整理工作、归档工作以及储存工作等。在传统方式下，基层档案都是从外部、自身内部引来的，其中，纸质档案比较多。所以，在对其管理期间，电子档案中也含有纸质档案。在现代档案管理中，需要实现电子档案与纸质档案的统一管理，在执行工作中，不仅在归档工作中更统一，在鉴定工作、整理工作以及储存工作中都为更一致[4]。
3.3工作人员的能力
在新时期发展趋势下，为了实现档案管理工作的有效实施，还需要提高工作人员的能力和自身素质。在对电子档案进行管理期间，需要基于纸质档案管理工作进行思考，保证能够实现电子档案的长期保存和使用。纸质档案与电子档案存在较大不同，其中，最为主要是就是电子档案管理工作中各个环节产生的技术含量比较高。因为电子档案自身一定的技术特点和系统特点，所以，其中的电子档案管理人员自身的专业性与自身素质都需要提升，他们不仅要掌握档案管理工作中相关的基础知识，还要学会计算机的应用，这样才能保证档案管理效率的提升[5]。
3.4管理制度与标准
在新时期发展趋势下，为了应用新型档案载体，实现与计算机技术的智能化管理，在对档案处理工作中，要求实现信息的规范性与标准化。档案信息系统的使用质量与数据信息质量存在紧密联系，所以，要为数据信息格式设定相关标准。在新型载体档案得以广泛应用后期，促进业务管理各个方面更标准十分重要。如：建立统计标准、规则标准等。还需要为计算机数据库建立相关标准，促进新型档案信息载体格式的转化标准，保证计算机硬件设备、多媒体设备都能充分利用。还需要为新型载体档案管理工作制定相关的实施制度以及法律制定等，其中，在电子档案的归档工作、整理工作以及储存工作等各个环节充分利用。但是，由于电子档案自身存在一定缺陷，导致电子档案的真实性存在较大限制，所以，需要建立相关的法律法规，确定出电子档案的法律地位。
结束语
电子档案成为当今发展的主要趋势，其含有的丰富内容能够为工作提供信息基础。对电子档案进行开发利用，实现长期的保存工作，需要在技术、使用方法以及标准等方面进行改变，还需要提高管理人员的综合素质，这样才能实现电子档案与纸质档案的充分融合。
参考文献
[1]纪晓群,江媛媛,柳萍等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界,2013(29):15-16.
[2]吴雨珊.电子档案与纸质档案并存管理分析[J].商情,2016(28):144.
[3]赵晖.城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J].城建档案,2012(7):38-39.
[4]朱焕芝.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考[J].河北联合大学学报(医学版),2012,14(2):278-279.
合同存档管理范文第3篇
一、电子政务系统中档案管理现存问题分析
1.对档案移交问题进行分析。通过调查发现当前档案移交过程存在如下问题：其一，目前在档案移交过程中主要是对单份电子数据进行移交，此种情况不能对档案的整体性进行体现，导致档案缺乏有机联系；
其二，双轨制在档案管理工作中应用较为广泛，此种方法使管理人员对备份存在较大的依赖性，使档案移交工作出现不规范和不合理的情况较多，致使元数据存在不完整或者丢失情况；
其三，档案主要包括纸质档案和电子档案，两者在移交时间上存在一定差异，导致档案移交工作量明显增多。
2.对档案文件归档问题进行分析。其一，技术方面问题。相关规定要求档案需要保存较长的年限，如果档案管理人员不能进行技术处理非常容易出现冗余的情况，为后期查询带来较大麻烦；
电子政务系统的可扩展性有一定的限制，将档案管理功能置入其中会有较大的难度。其二，管理方面问题。档案数据信息管理权限缺乏完整性，遇到特殊情况时档案管理人员不能在第一时间对相应的档案进行查找；
档案管理主要由档案管理人员和业务人员共同负责，如果档案出现更改或者遗失一类的问题时各方会出现推卸责任的情况，对实际管理过程带来不利影响。
3.对安全保障问题进行分析。电子政务系统中的档案管理存在一定的安全问题，主要包括如下几点：其一，一些黑客或者不法分子在系统中置入病毒软件，这种情况使相关档案信息外露，并且使档案会出现损坏和缺失的可能性明显增加；
其二，在管理过程中因为人为操作不当出现火灾或者其他自然灾害时均对档案管理工作产生一定不利影响。
4.對前端控制和全程监管冲突问题进行分析。前端控制和全程监管对档案管理工作的效果有一定影响，对两者进行合理实施对提高管理效果有较大的积极作用，但是两者在某种程度上存在冲突，例如：在进行全程监管时档案管理部门是管理工作的主体，对前端和后端进行共同控制；
当对前端控制较为重视时档案管理部门则主要负责后端管理过程，无法实现全程监管的目标。
二、提高电子政务系统中档案管理工作效果的对策
1.对档案移交归档过程进行规范化管理。在档案移交归档过程中需要做好如下几项工作：其一，当前信息化对案管理工作提出更高的要求，在线归档方法在档案移交归档工作中应用较为广泛，同时离线归档方法也有所应用，主要将其使用在不同格式和机密档案归档工作中，管理人员需要对当前档案在线移交或者离线移交过程中存在的问题进行深入分析研究，尽快采取有效措施对现存问题进行处理，与此同时管理人员需要对档案原始形式进行保留，应对复制过程中出现双套归档问题的可能，实现单套归档的目标；
其二，为了保证双轨制在档案管理工作中取得预期效果，管理人员需要对纸质档案和电子档案移交的方法进行明确划分；
其三，对档案馆以及档案室负责的内容进行明确，让两者准确掌握各自的职责，使档案移交和归档过程顺利完成，并且具有较高的完整性和安全性，为后期管理过程和查询提供便利条件；
其四，管理人员需根据实际情况制定档案移交和归档过程的要求和制度，对档案移交和归档过程的合理性和规范性进行提升。在对档案进行移交和归档时管理人员需要根据规定要求对所要移交和归档的档案进行严格检查，对其是否满足移交和归档标准进行判断，对于不符合移交和归档标准的档案予以退回，对于通过的档案需要对其进行分类处理，将存放在相同类型的档案中。
2.对安全保障工作产生足够的重视。在内外界因素的影响下会使档案出现不同程度的安全性问题，为了有效的避免上述问题管理人员需要制定有效的安全保障措施，主要从如下几方面着手：其一，对档案管理的技术性进行提升。管理人员需要根据相应情况现有管理系统进行分析，尽最大力量研制出自己独有的管理系统，与此同时需要在管理系统中设置加密，备份以及杀毒等功能，减少黑客和不法分子入侵管理系统的可能，对管理系统安全性进行提升；
其二，安排相应的教育培训对管理人员的安全意识进行提升，对一些常见的安全问题进行掌握，在实际管理过程中可以及时发现和处理，通过培训可以使其技术水平和管理能力有所提高，为管理过程提供强有力的支持；
其三，对现有档案管理模式进行大胆调整和创新，研究现有档案管理的法律法规，为档案管理过程提供可靠的依据。
3.做好信息整合共享工作。档案信息整合和共享对档案管理服务向集中化方向有一定的促进作用，并且使管理效率有所提升。在对档案信息进行整合共享时需要注意如下几点内容：其一，对信息整合共享的意义进行明确[只用这一句话代表一个措施，述说不明，请用适当文字加以阐释。]，在具体实践过程中对数据信息和实体的整合共享进行有机结合，从而更好的实现信息和实体一体化共享方式的目标；
其二，信息整合共享主要包括分散式及集中式两种，管理人员需要将档案管理实际情况、相关要求作为依据对以上两种方法进行合理选择，更好的实现预期效果。除上述措施之外需要对现有管理方法和形式进行不断的改进，对一些新式技术、管理方法和管理模式进行合理应用，从而实现提升电子政务系统中档案管理效果的目标。
结束语
上文对电子政务系统中档案管理工作存在的问题进行分析，对提高档案管理工作水平给出了对档案移交归档过程进行规范化管理、对安全保障工作产生足够的重视以及做好信息整合共享工作等有效措施，希望档案管理人员可以根据当前现存问题借鉴文中措施进行不断的调整，从而保证档案管理工作顺利展开，达到规定要求。
参考文献
[1]张朝晖.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J].收藏与投资，2016（6）：101-101.
[2]胡震.电子政务系统中的档案管理问题分析[J].卷宗，2016（7）：62-62.
合同存档管理范文第4篇
关键词：高校合并 档案管理 档案保存
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2014）05（a）-0142-02
高校合并的意义在于对高等教育的资源重组，借此通过各高校互补以达到1+1>2的目的。高校的合并工作主要从行政管理、专业教学和办学思路及校园文化等几个方面进行，在合并中涉及整个高校系统中的每个部门。在此，本文旨在对合并后的档案管理部门的情况和合并过程中所遇到的问题进行一下讨论。
1 关于高校合并档案保存系统建立的问题
通常情况下，在档案采集之前成立一个安全可靠的档案管理保存系统是必须的。在现在的高校中，这种保存系统一般分为两类：一个是实体存在的储藏地，如档案馆、档案室等；
另一个是以电子版保存的电子档案，这也是近年来高校信息化改革的重点。几乎每个高校都有自己独具特色的档案管理体系，而在合并过程中因为各项工作不能有序进行，特别是对一些没有及时归档保存的文献资料进行整理，导致了这部分资料的保存和收集出现漏洞。因此，在进行高校合并之前，对于合并后的档案的保存，首先学校之间应该达到共识并找到最方便安全的解决办法，能够有一个完善的交接方案，最大限度的避免一些珍贵的档案资料因为合并而遭到损害。
同时，在高校合并的过程中为了有效节省资源和人力，通常会保留各校原本的校区，这也是大部分高校合并时所采取的一个主要形式。从整个合并后高校的档案保存管理分析，由于高校档案人员的调整和岗位的变化，档案保存和管理工作也会因为校区分散、人员交接等问题而出现混乱，尤其是那些“各自为政”的档案管理体系，已经不能满足合并后新的档案管理工作。在这样的前提下，电子版的档案通过高校信息系统的建立就可以便捷的归入到高校档案合并中，但是对于实体档案的存放和使用来说却是一个很严重的挑战。在高校合并的档案管理中，要保证合并后的学校整体档案管理的统一和各学院方便各自使用两方面的融合。这个问题虽然看起来有些难度，但是只要做出一个系统的具体的管理体系，这个看似庞大的工程就迎刃而解。
比如可以采用在总校建立一个档案管理机构的本部，在各个合并的高校或者校区分别建立其各自的档案管理分部，利用类似企业管理的方法，本部对全校档案统一管理；
原各校的档案由各校区的档案管理分部分散存放。各分部在保证其原有档案机制的基础上，将档案的副本和档案的检索系统上交本部，这样既能做到分部档案使用的方便快捷，又能让合并后的学校对档案整体有一个规范的管理。
2 合并高校档案后的档案收集和整理工作
毫无疑问，高校合并前的档案收集工作是由各自安排进行的，但是合并后的高校必然要做到档案采集的统一，这是高校合并后进行档案管理的前提。而现实情况是，在进行档案收集和整理的过程中发现，因为合并高校的各学院校区的具体情况不同，采集档案的时间会有些许差别，这就不能保证档案管理的完整性和整体性。因此，在统一采集的范围内也可让各校自行安排具体时间，但是值得注意的是，虽然合并前的各校档案采集方式可能会有些不同，合并后即使采集的具体时间点允许各院校在统一规定的时间段内各自安排，但是具体采集方式和内容必须做到和合并后的高校整体统一。这就需要在档案采集之前，由上文提到的高校档案管理总部，对这一年的档案采集情况作出详尽的规划，也建议对各学院统一安排采集人员。
在档案采集规划方面，一是要求档案管理总部很据各院校的详细情况，规定好进行档案采集的时间段，这个时间段要符合总部和各分部的工作计划，并要求分部严格按照时间段完成采集，否则很容易造成总部工作的混乱。二是在关于档案采集人员方面的分配上，必须统一安排一些经过专业培训的采集人员，在总部专人的陪同下到各分部完成采集，这样可以大大提高档案采集效率，避免不必要的工作重复和时间浪费。值得注意的是，合并后的高校档案管理工作量是庞大的，细致规范的采集工作可以有效的保证档案管理工作的有序进行，这是一项长期而艰巨的巨大工程，还需要一步步的进行探索和积累宝贵经验。
档案采集后，还需要进行整理，以方便后期进行查阅利用，为师生、学校以及社会提供更好的服务，真正发挥档案的作用。在档案整理过程中，必须要注重档案的归类，比如按时间归类、按类别归类等等，同时还要对重要档案进行备份，以备不时之需。档案工作人员，要从思想上摆脱自己只是一个“管理员”的旧观点，档案后期的整理工作极其重要，尤其是对档案的再次加工工作，是一个繁琐、枯燥的过程，同时也是使档案工作产生新成果、新效益的过程。这就要求档案工作人员以一种无私的心态进行工作，要经受得住档案工作的繁琐，还要接受档案工作者的“默默无闻”，这样才能在工作中戒骄戒躁，才会才枯燥的工作中，创造出新的成绩。
3 高校合并档案管理过程中所面临的安全问题
档案安全是档案管理工作中无法回避的重要课题，在推进高校档案管理信息化的过程中，防火墙安全性不高、网管病毒侵袭等都会给档案管理带来严重威胁，甚至于任何一个漏洞都可能会对档案保存、管理工作带来致命的打击。除此以外，在高校合并过程中事物繁多，档案管理工作任务庞大而往往人力不足、时间紧迫，各种问题相继出现也非常容易造成档案的混乱和丢失。这种情况无论是在在实体的纸制档案还是信息化的电子版档案中都很容易出现。而这些问题应该得到从高校上层到每一个档案工作者的重视。
首先需要高校内部人员提高自身安全意识。而加强档案内部人员的安全意识与高校领导平日的工作重心有很大关系，高校档案管理的信息化程度越高，就越需要工作人员能够事无巨细的进行工作，而高度的责任感才是进行档案管理的基础，因此，档案管理工作要从强化内部人员的职业素养入手，提高高校档案管理的专业水准。其次，档案管理工作关系到每一位教职人员和师生的切身工作生活，也需要全校全体人员的配合与支持。在注重合并高校的同时，应该加强法律法规的宣传，让学校内部各部门认识到档案安全的重要性，档案是从学校到社会的宝藏，是学校工作和学生今后步入社会发展的重要人力资源资料，同时有着其他任何材料难以代替的档案价值。档案的安全保存也就需要全校师生意识到其重要性。
一个完整使用的档案管理制度，是在较高的档案管理意识基础上的上层建筑。前文提到了在学校建立档案管理总部和分部，但是档案管理工作不是简单的建立几个机构那么简单，面对着如此庞大复杂的档案管理体系，在建立机构的同时，也要有一套完整的管理制度，使档案工作有秩序，有规范，有系统，有理有据的进行。这个制度不但关系到整个高校的档案管理，也涉及到合并之后各个院系档案管理的具体工作中去。这就需要档案各部门分工明确，各部门、各管理层有详细的符合相关法律法规的工作制度，来确保档案在每一个环节中的安全性。
4 合并后高校档案的使用以及维护问题
档案保存的最终目的在于有效便捷的使用，高校档案管理也不例外。对于高校来说，全校师生在工作生活中常常会发生档案调动，这就需要保证档案的真实有效性。如果在档案调动过程中疏忽大意，就可能使得学生未来的就业安置或高校教师之间的流动出现很大的问题。针对这样的问题，首先要考虑的就是档案工作的服务性，当师生对档案的使用产生需求时，如何方便快捷的满足其需要，是高校合并后的一个现实问题。这是因为高校合并后的全校管理系统发生变化，档案管理工作也变得复杂，这时如果没有一个良好的使用机制，各档案管理层会在档案使用时发生混乱。比如当使用者不断的提出档案相关的需要使用或证明的申请时，但各部门因管理权力的不明确而耽误正常使用，这就为档案使用者带来了很多不必要的麻烦。因此，这就需要合并后的高校对各部档案管理的权力进行明确的划分，什么级别的档案有什么部门进行管理，什么证明又有什么部门进行出示，尽量使档案工作方便利民，用最快最有效的方法为师生服务。
其次，还有一个问题就是档案使用过程中的安全性，为了避免档案调动中档案的损毁或丢失，就需要规范档案的使用。如果各部门加强了对档案的重视，档案调动过程中的安全性是可以保障的。但是一些档案的漏洞还是会出现，追究原因，很多是因为档案在变动后并没有及时的跟进变动记录，这很容易造成档案管理的混乱。档案的管理是动态的而不是静态的，尤其是在高校合并的过程中，档案的变化是随时的，及时更新档案状态不但能方便管理，也能减少在档案变动过程中产生的不必要的麻烦。另外，还不能忽视对档案馆内部设备、实体档案的定期检查，对检查结果做好详细记录，并要及时向上级单位进行报告与反馈，加强合并后高校档案管理的内部安全。
5 结语
综上所述，档案管理工作的细致、复杂等特点，都决定了它伴随着高校合并后所面临的各种问题，都成为档案管理过程的一个不容忽视的重要方面。虽然档案管理庞大的工作量和有限的人力资源虽然让这个任务看起来有些困难，但是只要在管理过程中保持有理有据，保障管理工作的各方面规章制度健全，加上各个部门认真对待并灵活运用各项档案管理专业技能，高校合并后成立一个完善安全的档案管理系统并不是一件困难的事情，这也有利于高校合并之后的档案管理工作能快速步入正轨。
参考文献
合同存档管理范文第5篇
档案管理是电子政务管理工作中的主要内容，在电子政务系统不断完善下，对档案管理工作提出了更加严格的要求。为了更好的满足新时代的要求档案管理人员需要对现存问题进行深入分析，根据实际情况和要求制定行之有效的措施，从而实现提高档案管理工作水平和效果的目标。
一、电子政务系统中档案管理现存问题分析
1.对档案移交问题进行分析。通过调查发现当前档案移交过程存在如下问题：其一，目前在档案移交过程中主要是对单份电子数据进行移交，此种情况不能对档案的整体性进行体现，导致档案缺乏有机联系；
其二，双轨制在档案管理工作中应用较为广泛，此种方法使管理人员对备份存在较大的依赖性，使档案移交工作出现不规范和不合理的情况较多，致使元数据存在不完整或者丢失情况；
其三，档案主要包括纸质档案和电子档案，两者在移交时间上存在一定差异，导致档案移交工作量明显增多。
2.对档案文件归档问题进行分析。其一，技术方面问题。相关规定要求档案需要保存较长的年限，如果档案管理人员不能进行技术处理非常容易出现冗余的情况，为后期查询带来较大麻烦；
电子政务系统的可扩展性有一定的限制，将档案管理功能置入其中会有较大的难度。其二，管理方面问题。档案数据信息管理权限缺乏完整性，遇到特殊情况时档案管理人员不能在第一时间对相应的档案进行查找；
档案管理主要由档案管理人员和业务人员共同负责，如果档案出现更改或者遗失一类的问题时各方会出现推卸责任的情况，对实际管理过程带来不利影响。
3.对安全保障问题进行分析。电子政务系统中的档案管理存在一定的安全问题，主要包括如下几点：其一，一些黑客或者不法分子在系统中置入病毒软件，这种情况使相关档案信息外露，并且使档案会出现损坏和缺失的可能性明显增加；
其二，在管理过程中因为人为操作不当出现火灾或者其他自然灾害时均对档案管理工作产生一定不利影响。
4.?η岸丝刂坪腿?程监管冲突问题进行分析。前端控制和全程监管对档案管理工作的效果有一定影响，对两者进行合理实施对提高管理效果有较大的积极作用，但是两者在某种程度上存在冲突，例如：在进行全程监管时档案管理部门是管理工作的主体，对前端和后端进行共同控制；
当对前端控制较为重视时档案管理部门则主要负责后端管理过程，无法实现全程监管的目标。
二、提高电子政务系统中档案管理工作效果的对策
1.对档案移交归档过程进行规范化管理。在档案移交归档过程中需要做好如下几项工作：其一，当前信息化对案管理工作提出更高的要求，在线归档方法在档案移交归档工作中应用较为广泛，同时离线归档方法也有所应用，主要将其使用在不同格式和机密档案归档工作中，管理人员需要对当前档案在线移交或者离线移交过程中存在的问题进行深入分析研究，尽快采取有效措施对现存问题进行处理，与此同时管理人员需要对档案原始形式进行保留，应对复制过程中出现双套归档问题的可能，实现单套归档的目标；
其二，为了保证双轨制在档案管理工作中取得预期效果，管理人员需要对纸质档案和电子档案移交的方法进行明确划分；
其三，对档案馆以及档案室负责的内容进行明确，让两者准确掌握各自的职责，使档案移交和归档过程顺利完成，并且具有较高的完整性和安全性，为后期管理过程和查询提供便利条件；
其四，管理人员需根据实际情况制定档案移交和归档过程的要求和制度，对档案移交和归档过程的合理性和规范性进行提升。在对档案进行移交和归档时管理人员需要根据规定要求对所要移交和归档的档案进行严格检查，对其是否满足移交和归档标准进行判断，对于不符合移交和归档标准的档案予以退回，对于通过的档案需要对其进行分类处理，将存放在相同类型的档案中。
2.对安全保障工作产生足够的重视。在内外界因素的影响下会使档案出现不同程度的安全性问题，为了有效的避免上述问题管理人员需要制定有效的安全保障措施，主要从如下几方面着手：其一，对档案管理的技术性进行提升。管理人员需要根据相应情况现有管理系统进行分析，尽最大力量研制出自己独有的管理系统，与此同时需要在管理系统中设置加密，备份以及杀毒等功能，减少黑客和不法分子入侵管理系统的可能，对管理系统安全性进行提升；
其二，安排相应的教育培训对管理人员的安全意识进行提升，对一些常见的安全问题进行掌握，在实际管理过程中可以及时发现和处理，通过培训可以使其技术水平和管理能力有所提高，为管理过程提供强有力的支持；
其三，对现有档案管理模式进行大胆调整和创新，研究现有档案管理的法律法规，为档案管理过程提供可靠的依据。
3.做好信息整合共享工作。档案信息整合和共享对档案管理服务向集中化方向有一定的促进作用，并且使管理效率有所提升。在对档案信息进行整合共享时需要注意如下几点内容：其一，对信息整合共享的意义进行明确[只用这一句话代表一个措施，述说不明，请用适当文字加以阐释。]，在具体实践过程中对数据信息和实体的整合共享进行有机结合，从而更好的实现信息和实体一体化共享方式的目标；
其二，信息整合共享主要包括分散式及集中式两种，管理人员需要将档案管理实际情况、相关要求作为依据对以上两种方法进行合理选择，更好的实现预期效果。除上述措施之外需要对现有管理方法和形式进行不断的改进，对一些新式技术、管理方法和管理模式进行合理应用，从而实现提升电子政务系统中档案管理效果的目标。
