医院科研档案管理可以为医学科研活动提供所需要的信息资源，也可以指导成果转化、技术交流，促进科研成果向产业化、市场化方面转化和实现科研价值的提升，医学科研档案是医院科研管理工作的重要组成部分，是医学科研下面是小编为大家整理的2023年档案管理实施细则【五篇】,供大家参考。
档案管理实施细则范文第1篇
关键词：医学科研档案；
特点；
管理；
措施
医院科研档案管理可以为医学科研活动提供所需要的信息资源， 也可以指导成果转化、技术交流，促进科研成果向产业化、市场化方面转化和实现科研价值的提升，医学科研档案是医院科研管理工作的重要组成部分，是医学科研工作的重要依据，了解医学科研档案的特点，并根据其特点加强管理，不仅能够为医学科研创新提供有效服务，而且有利于促进医疗事业的发展。
一、医学科研档案的特点
（一）专题突出，成套性强
医学科研工作的研究对象一般都是一个专题。围绕一种疾病的治疗，一种流行传染病的预防，一种新药的筛选、研制等专题开展，每个专题都是一个完整的科研过程，所形成的档案也是一套完整的，不可分割的。由于医学科研档案的这个特点，在档案利用过程中多为成套利用，分类时必须保持每个专题档案的完整性、成套性，使之始终成为一个有机的整体。
（二）形成周期比较漫长，具有较强的连续性
医学科研档案的形成周期与科研项目的执行周期密切相关，医学科研连续性强，研究周期长，医学课题立项到结束的时间相比较一般科研项目要长， 一般的研究项目在2到3 年，重大项目3到5年或更长时间。针对一个项目的资料，涉及的内容随着课题时间的长度增加而增多，资料在项目执行期间的归档连续性强。档案的保存时间则更具应用的价值而不同，一般保存至少30年，重要资料则永久保存。
（三）学科突出，专业性强
医疗临床研究有内外科、妇儿科之分，基础医学则讲究病理分析和药理分析。因此必须注重专业区别，分专业归档，体现档案管理的专业性。
（四）学科协作性、综合性强
医学科学研究是多学科的综合研究。由于疾病发生、发展的原因是复杂的， 因此许多研究课题必须汇集多个学科进行综合研究，联合攻关。在分类时既要保持各个学科的相对独立性，又要保持完整性和综合性。
（五）载体形式多样，数量^大
医学研究比较复杂，不同学科采用的研究方法不同，同一学科不同的研究课题采用的技术方法也不相同，直接记录的实验结果的载体，如：各种标本、病历、化验单、仪器检测结果等材料也是多种多样，因此，每一科研课题形成的医学科研档案往往载体形式多样，数量较大。
二、管理措施
针对医学科研档案的上述特点， 要做好医学档案管理工作， 必须认真做好以下几项工作：
（一）加强制度建设，建立健全档案管理规章制度
根据《《中华人民共和国档案法》等法律相关的规定，构建由院长、档案管理委员会、档案管理机构、兼职档案员组成的档案行政管理网络系统，强化其行政监督、指导的管理职能。按照集中统一管理档案的基本原则， 制定文件材料归档范围及保管期限、档案的接收、管理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度及各部门档案管理细则， 帮助相关部门实行预立卷制度，确保档案管理完整、准确、系统、安全和有效。
（二）加强业务培训，优化档案管理人员的综合素质，提高服务意识
医学科研档案的建立和完善对医学科研工作有着十分重要的意义，档案管理人员的业务素质直接影响着档案管理水平。因此医院应在优化档案管理人员的政治素质和理论素质外，加强对档案管理人员的业务培训，采用多种形式提高档案管理人员的专业知识和计算机操作技能，有计划的组织档案管理人员进行知识更新和继续教育。由于医院科研档案管理工作的特殊性，应当鼓励档案管理人员学习一些医学科研知识，熟悉科研活动各类文件的形成规律，根据医学科研档案的来源及特点，进行分类、整理、归档，从而提高医学科研档案的管理水平，在医学科研档案资源利用中，要变被动服务为主动服务，由于医学科研档案管理人员全面掌握了本单位的科研项目信息，所以应该主动向科研工作者提供多方面、多层次和有实效的医学科研信息，避免因选题不当造成科研劳动浪费，最大限度的发挥档案的价值和作用，更好地为医院的科研工作服务。
（三）增加科研档案资金投入，加强档案管理的信息化建设
投入资金建立专业的档案室，专业化档案馆的建立，能够提升医院所有科研工作者对于科研档案管理的意识，进而更好地促进档案管理工作的进行，而专业的档案管理人才则从专业的角度实现档案管理的高水平运作，确保档案管理工作的高质量完成。在科技飞速发展的今天，档案管理如果仅靠原始的手工操作，其工作效率和工作质量都很低，很难满足发展的需要，加强档案管理信息化建设则非常必要，用计算机等现代化工具取代陈旧的手工操作，运用计算机手段管理科研档案，开发应用针对不同载体科研档案的积累、著录、标引、归档等的管理软件，能够切实有效地提高档案管理的质量和效率，便于科研档案的充分利用，满足医院科研事业日益发展的需要。
加强对医学科研档案的管理，提高科研档案的利用率，不仅可以更好地为临床医疗工作和科研工作提供帮助，而且可以提高医院的整体水平和核心竞争力。
参考文献：
[1]胡桂周.关于医院档案信息化建设的探讨[J].中国病案，2012，13（3）：43-44.
[2]杜为红.如何提高医院科研档案质量[J].中国卫生质量管理，2011（5）64-65.
档案管理实施细则范文第2篇
一、实践过程
2011年11月，国家档案局第9号令颁布实施，大大扩充了档案的接收范围，尤其是对归档电子文件接收提出了明确的要求。在这种形势下，全国各地档案部门纷纷开展了归档文件及其电子文本接收的实践。苏仙区档案局为丰富馆藏、改善结构、同时便于管理，决定顺应潮流，率先在全市开展提前集中接收工作。
1.集体筹划。在2011年第一次苏仙区档案局局务会上，提出了开展归档文件及其电子文本提前集中接收的工作重点。苏仙区档案局按照《中华人民共和国档案法》及实施办法、《湖南省档案馆接收文书档案质量标准》、《湖南省档案管理条例》、《归档文件整理规则》、《电子文件管理暂行办法》等法律法规有关规定，同时参考《天津市档案馆归档电子文件接收办法（试行）》，制订了归档文件及其电子文本接收细则。细则经全体干部职工讨论通过并交由苏仙区区委办、区政府办领导审定后，以苏仙区区委办、区政府办的名义行文，下发到了全区各立档单位。
2.精心组织。接收细则下达以后，苏仙区迅即组织了全区各有关单位档案员业务培训班，严格按照接收细则的有关规定要求，开展档案移交知识培训。为了便于将2001年文书立卷改革以来形成的归档文件与国家档案局8号令颁布后形成的归档文件区分保管，苏仙区将接收工作目标定为2001年-2007年的全部归档文件及其电子文本。业务培训一结束，苏仙区马上组织人员制订归档文件及其电子文本接收工作实施方案。按照大单位配小单位、易接收单位配难接收单位的原则，苏仙区将接收细则上确定下来的接收单位，按月依次划分为12个组，有计划有组织的推进档案接收工作。2011年11月，国家档案局第9号令颁布实施，苏仙区及时调整接收细则，将区属企业、二级机构的档案也纳入了接收范畴。
3.稳步接收。我们的基本做法是：首先，电话告知各有关立档单位移交的时间及相关事宜。其次，档案局业务股骨干就接收工作上门开展技术指导。第三，立档单位档案员按照接收细则的规定做好移交前的各项准备工作，如撰写全宗说明、大事记、制作电子文本等。第四，立档单位档案员将与纸质档案及电子文本交至档案局，并与档案局业务股骨干一起，按照要求共同对电子文本数据及其技术环境进行检验。检验项目主要是：存储归档文件及其电子文本的载体外观是否完好清洁无损坏；
核实归档文件及其电子文本的真实性、完整性、有效性及审核手续；
核实数据完整、内容准确、编目规范、检索条目等著录项目与登记一致，手续完备、资料齐全。检验不合格的，退回立档单位重新制作，并再次对其进行检验。第五，双方履行交接手续。检验合格率达100%后，移交、接收双方共同填写《归档文件及其电子文本移交、接收检验登记表》一式两份，由移交、接收方各执一份。对于接收工作中的每一个环节、每一个步骤，我们都严格要求、认真实施、稳步推进。
4.取得实效。经过苏仙区档案局干部职工的共同努力，我们完成了全区90%的归档文件及其电子文本接收任务，取得了以下效果。一是在全区形成了共识。在全区形成“所有有价值的档案必须由区综合档案馆保存”这样一种共识。提高国家综合档案馆的接收权威，是完成归档文件及其电子文本接收工作的关键。为此，苏仙区通过各种形式，广泛宣传归档文件及其电子文本接收工作的重要性，引起了区委、区政府和各立档单位领导的高度重视，得到了全区广大档案员的大力支持与配合。二是丰富了馆藏，改善了结构。这次我们共接收了归档文件8000多盒2万多件，增加了馆藏数量，改善了馆藏结构，顺应了档案信息化发展的趋势。三是提高了技能、锻炼了人才。归档文件及其电子文本接收工作涉及了档案资源建设、档案信息安全管理、归档电子文件管理、数字档案馆建设等知识，对信息技术的要求特别高。通过接收实践，所有参与这项工作的人员都提升了档案信息业务技能，锻炼了一批档案信息管理人才。
二、主要经验
1.制定细则要周全。各档案局在制订接收细则时，一定要从多方面因素加以考虑。尤其是归档电子文本接收，因无现成经验可循，只能在摸索中一步步改进。如苏仙区在制订细则时，首先没有考虑电子文本数据格式的统一问题，结果出现了字段类型各异、字段长度不一现象。有的档案员为了省事，将机读目录和电子文本脱机保存后从邮箱上发送，而档案局的管理软件系统接收不了，无法实现信息挂接。又如，对于接收电子目录的技术要求，我们最初也没有统一，结果各个单位生成的数据库结构五花八门，有DOC、DBF……等等，根本就无法转换到苏仙区的档案管理系统内。结果很多单位都只能重做，导致移交、接收双方都浪费了很多时间和精力。后来，苏仙区统一制作电子接收模板，下发全区各立档单位，并对档案员开展技术培训，接收速度马上大幅提升。
2.接收程序要到位。接收一个单位的档案，从制订细则、宣传发动、业务培训、移交前的准备到档案检验、完成接收的整个过程，往往要经过很多道程序。这些程序每一步都要执行到位不能省略，否则就会出现差错。如，电子文本的安全性（病毒）检验问题。最初，我们认为，如果移交单位事前已经开展了病毒检测没有问题的，可以省略安全检测这一步。结果，最后操作时，还是发现有少数中毒现象。其原因就是各单位的杀毒软件版本（有正版、有盗版）和功能不同，会导致病毒检测的结果各异。
3.工作态度要端正。档案接收工作非常繁琐，要求无论是档案接收单位工作人员还是档案移交单位工作人员，都要有一种吃苦耐劳、认真细致的工作态度，否则，接收工作很难开展。比如，我区有一个立档单位，领导不重视、档案人员不努力，因而到现在也没有完成移交任务。而另一个单位，档案员是新上岗的，业务也不熟悉，本单位又无档案管理软件。她为了做好电子文本，一趟趟地跑档案局或其它立档单位，请教业务、借用设备，前前后后经历了几十个来回，最后成功完成了移交任务。
4.必须建立馆室一体化信息平台。归档文件及其电子文本信息化程度高，对硬件、软件运行环境要求很高。如何保证归档文件及其电子文本的真实性、完整性、有效性在接收过程中不被破坏，是对档案部门的一种挑战。必须尽快建立馆室一体化信息平台，优化归档文件及其电子文本信息迁移的软、硬件运行环境（如管理软件、数据结构、各种元数据等），才能确保归档文件及其电子文本信息传递的准确性以及相对安全。
三、发现问题
由苏仙区开展归档文件及其电子文本接收工作的实践，我们发现，电子文档管理工作中暴露出来的一些问题，是严重的，也是带有普遍性的，值得我们深层思考。
1.归档“双轨制”并未有效实施。在实践中，我们发现，重纸质档案轻电子文本现象在全区普遍存在。在档案行政管理部门表现为：重视各立档单位对纸质档案的收集、归档，忽视对电子文件归档的指导；
关注电子文件归档但并没有进行必要的监督检查，对其数据格式和运行环境也没有作出统一的规定；
即使有极少数接收进馆的电子档案，也都未制定电子文件迁移规划，仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上，未采取任何措施以保证电子文件的可读性。在立档单位，重纸质档案轻电子文本的现象则表现得更为突出。一般而言，纸质档案在大部分单位都保存得较为完好，但对于电子文本的归档则难言乐观。由于无纸化办公还没完全普及，大部分档案员都已习惯于传统纸质档案归档，认为新增电子文件归档既麻烦又浪费时间，所以找出种种理由不归档或滞后归档，导致已归档的纸质文件并没有相对应的电子文件，从而出现收集的电子文件与纸质档案不一致、收集不齐全、归档不及时、制度执行不到位等状况。多数实行电子文件逻辑归档的单位，由于系统设计未充分考虑电子档案长期保存问题，应归档的电子文件不能脱离办公系统完整独立存储，电子档案资源存在丢失隐患。在全区所有的立档单位中，真正实行了归档“双轨制”的不到5%。由于多年累积工作量大，一旦想要完成需要花费大量时间，因而直接影响了接收进度。
2.数据转换集成困难。由于电子文件的前后端管理脱节、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技术落后等一系列问题的存在，使得电子文件面临着划分保管期限不正确、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。大量电子文件处于无序、无规的混乱状态，导致电子文件归档面临着严重的失控风险。同时，随着政务信息化推广应用快速发展，也快速形成了复杂的电子文本使用格局。目前各单位形成的主要电子文件格式有word、jpg、excel、xwps等，多达十几种。其它的网络会议电子记录、录音记录的格式则更为复杂。这些文件格式相互间至少需要交换10多次才能达到完全的数据共享。档案馆面对系统各自独立、数据格式各异的电子文件，很难开展数据格式转换，数据信息无法同步，难以将电子档案信息集成到档案管理系统，给档案馆的电子档案信息传输、接收和整编带来重重困难。
3.档案员信息技能水平偏低。档案部门是冷部门，档案员岗位是机关最不受欢迎的岗位。因此信息技术人才不愿到位，档案工作人员岗位更换频繁，专业知识更新缓慢，难以深入掌握电子文本管理技能，不能很好适应档案信息化发展趋势。
四、应对策略
1.强化归档“双轨制”监管。目前，各立档单位形成的电子文件存储载体有多种，如光盘、U盘、移动硬盘等。尽管它们能满足存储量大、利用方便的档案管理要求，但不能永久保存和不具凭证作用的特性让人感到美中不足。在实际保管过程中，由于高温、潮湿等因素使上述介质遭到破损，就连一度宣称不可毁坏的CD-ROM也易受杂散磁场、氧化作用和潮湿物质的影响而产生衰变。谁也无法确定，10年、20年甚至更久一些时间以后，这些电子文件中有多少内容可以读出来。同时，软、硬件配置的不断消失，如操作系统、文件格式、加密解密技术、解压缩技术、硬件设备的升级换代，也同样会使盘片与磁带上信息的读取发生困难。所以，电子档案介质能否永久保存，现在还无法定论。另外，我国目前对电子文件的凭证作用从技术措施上还不能得到完全保证。因此，只有电子档案与纸质档案长期并存保管的“双轨制”，才是我国归档文件管理最安全的方法，必须加大对“双轨制”归档工作的监管力度。
2.规范电子文件归档管理。首先，要改善电子文件归档弊端。纸质文件归档的同时，必须同时归档相应完整的电子文件，改变电子文件归档拖期滞后的问题。电子文件归档前，要按要求填写“电子文件著录单”，归档验收合格后由电子档案接收人在归档单上签字盖章，作为归档凭证。第二，要规范电子文件的元数据体系。档案局（馆）要统一印发电子文件数据库结构与交换格式，对数据库结构的字段名称、类型、长度作出规定，规范软件和数据格式，做好各个单位各种格式的电子文件形成、交换、办理和归档的标准衔接工作，整合电子文本资源。第三，针对电子文件形成和电子文件归档系统存在异构性的现实问题，要从标准入手，借助新技术手段，以目前比较先进的计算机语言作为电子公文信息的描述工具，来解决电子文件归档和移交信息跨平台的传输。主要是围绕归档和移交数据的处理方式及描述方式的标准化展开研究，制定出一套较为详细科学的数据描述技术标准。第四，要建立统一的信息平台。通过推广运用统一的档案管理软件，规范软硬件平台，实现信息处理标准的完善和统一。第五，要改变电子文件归档滞后和电子文件“无效归档”的混乱局面。电子文件管理需要强调全程管理和前端控制，因此，有条件的单位可以试行电子档案每年移交。同时，做好电子档案管理工作需要建立新的管理平台，为此，应适时在档案馆建立电子文本管理中心。功能设计上虽然相对独立、完整，但实质上是“数字档案馆”系统框架的一部分，最终将与数字档案馆实现无缝连接。档案馆电子文本管理中心，应配备必要的设施设备，建立满足长期保管电子文本需要的电子文件接收、存储、数字化描述（整理）、提供各方面查询需要的电子档案管理系统，集中管理电子文本，有效解决分散管理状态下电子文件信息容易发生丢失、不能被直接读取、难以长期保存、“信息孤岛”和重复投入等问题。电子文本中心的工作内容主要是两个：一是实时做好机关日常工作中生成的定稿电子文件归档管理，实行集中采集、实时归档、统一管理。二是提供其他档案管理软件的数据导入接口，做好纸质档案扫描形成的电子档案规范移交，实现电子档案接收进馆及馆、室一体化建设。三是确保归档文件及其电子文本（档案）完整、真实、可靠、安全。
3.开展试点积累经验。归档文件及其电子文本接收面临很多技术、管理上的问题，需要我们在实践中不断总结经验，发现问题，完善技术措施和管理方法。为此，我们应合理选择基础较好的县（市、区）档案馆开展归档文件及其电子文本接收试点工作。其目的：一是关口前移，控制质量；
二是探索经验，便于指导；
三是积累资源，逐步推广。通过试点，树立一批归档文件及其电子文本接收典型单位，做到管理模式有参考，管理技术有比较，管理制度有借鉴，管理人员有交流，管理方法有创新，最终从整体上推动全省归档文件及其电子文本接收工作的健康发展。
档案管理实施细则范文第3篇
一、基本建设项目前期的档案收集工作
（一）档案资料类型的选择。完整的基本建设项目档案资料主要包括工程项目施工前期的资料、施工过程中的即时资料、运营阶段的资料、国家规定的其他资料、还有员工的信息档案。工程项目施工前期的档案资料主要有设计环节中需要的资料信息，关于工程项目可行性讨论的报告，实地考察与验证的资料，还有所有的设计文稿等资料。施工过程中的资料主要包括施工现场监管的记录文件，工程的施工图纸、工程项目的竣工效果图，施工单位的相关信息，以及承包双方的委托合同等。运营阶段的资料主要指试运行过程中产生的各种数据，还有就是正式投产后的相关资料。国家规定的资料主要是相关政策要求必须具备的工程项目的图片、录像记录资料等。
（二）档案资料时间的选择。基本建设项目档案的收集需要根据工程项目的进度，及时进行整理。新设备、新技术的引进一定要先进行书面文件的登记与备案，再进行使用。基本建设项目档案收集工作需要与工程项目施工进度同步进行，这样才可以保证档案资料的有效性。
二、基本建设项目档案管理工作
煤矿基本建设项目所有的档案资料应该都需要符合国家的相关规定，并以档案管理要求为依据，由文件档案的所属单位进行详细整理，工程项目负责单位的各个部门需要根据收到的文件的类型、内容、时间等进行年度性质的整理。档案资料的类型不同，归档整理的方式也不一样。工程项目施工前期的实地勘察与初期设计等基础性的文件资料需要依据工程项目或者专业进行归档；
关于引进的技术、设备，竣工验收与试运行阶段的资料信息按照单项工程进行整理；
项目施工的相关记录、工程验收的实时记录、工程质量评定的结果则归于单位工程这一类别；
施工单位负责施工规程中设计方案更改、试运行数据资料、维护保养文件的整理；
工程项目的建设单位负责整理项目招标文件、所用设备资料。
煤矿基本建设项目档案文件可以根据文件之间形成规律和成套性的特点进行组卷管理，在不改变卷内文件之间紧密联系的前提下，进行科学的分类，合理地组卷。基本建设项目档案管理文件的组卷方式多种多样，例如，以时间、问题、单位工程等进行组卷管理。当卷宗内文件保存期限不一致时，以时限长的文件为主；
文件排列顺序可以按问题严重性的大小，也可以按照时间的先后顺序，还可以依据文件的重要程度。项目案卷需要有详细的编目，将卷内文件的目录、文件的页码、案卷的封面设计等都需要包含在内。
三、基本建设项目档案归档工作
煤矿基本建设项目设计的部门比较多，有承建单位、施工单位和监管单位，各个单位部门需要在工程项目竣工后，将各自整理的工程项目的档案资料送交承建单位的档案管理部门进行归档。考虑到煤矿基本建设项目的施工期比较长，可以根据施工阶段的不同分阶段进行归档；
可以依据单个工程项目的完成情况进行归档；
也可以等此项建设工程竣工后统一进行归档。归档的文件资料需要形成完整体系，真实地反映建设项目施工过程中的各个细节，是对整个基本建设项目的完整回放，文件资料的每个数据、记录都要求与实际的施工情况相符合，并保证实体建设项目与图纸设计相符合，工程质量符合建设单位的质量要求。基本建设项目档案资料在由施工方进行收集、管理、归档成册后，需要由监管部门、质管部门、文件编制方三方进行会审，以确保文件档案资料的真实可靠性。
档案管理实施细则范文第4篇
关键词：档案馆危机 危机评估 危机评价方法
在档案馆的日常管理和保护活动中，各种自然灾害、硬件漏洞、人为因素等造成的安全事故一旦发生，往往就会使档案资源遭受巨大的损失。如何查找档案馆自身的安全漏洞，提升相应的组织管理水平，做好预防性保障工作，是档案馆危机预防工作的重中之重，危机预防需要通过探索危机预防评估方法，来综合衡量档案馆的安全保障能力，最终消除或者最大限度地减少各种安全隐患。
一、档案馆危机预防研究的国外进展
国外诸多档案图书机构，如国际档案理事会、美国国家档案文件总署、英国国家图书馆、澳大利亚国家档案馆等国际和部级图书档案组织针对档案日常管理、保护、修复、灾害的抢救与预防等工作制定了较为全面、细致的方案，并且都在一定程度上提出了预测与防范危机的方法。
美国、英国和澳大利亚的档案安全理论研究取得了较为明显的成果，在实践应用方面较为突出。在其国家档案馆官方网站的政策、标准和会议总结中，包含档案馆危机预防的相关研究成果，可以划分为防灾预案、档案保护政策法规和专项评估三种，三者的侧重点有所不同，但都反映了档案馆危机预防保障工作和评估工作的重要性和可行性。
档案馆危机预防的评估和应对问题一般都归入防灾预案（disaster preparedness）中，国际档案理事会早在1997年11月就了“档案馆灾害预防与控制原则”（Guidelines on Disaster Prevention and Control in Archives①）。这份原则对多种灾害进行了定义与分类，如水灾与极端天气、火灾、地震、武装冲突、核事故等。然后对这些灾害可能带来的风险按照来源进行分类，包括档案馆外环境、档案馆的建筑结构和档案馆的服务措施、馆藏档案中的一些不稳定材料，以及特定人群共四个部分。然后再将这些来源进行进一步的细化，如来源于档案馆建筑结构和服务设施的水灾可以是暖气水管、自来水管、空调系统、实验室、厨房、洗漱间设施、防火系统等。为解决这些由风险带来的问题，该原则提出了若干注意事项，如新建建筑应具备的一些基本防护措施，现有建筑可进行改进的一些措施。
IFLA（国际图联）的《防灾预案》（Disaster Preparedness and Planning）手册，第一章内容即从馆外环境、馆舍结构和人为因素三个方面对潜在的安全风险和隐患进行评估。与国际图联关系密切的ICA（国际档案理事会）也有相关论文，如《资源匮乏条件下热带地区档案馆的建设》（Archive Buildings In A Tropical Climate And With Low Resources），对档案馆的墙体、门窗和结构、架柜排布、特殊载体档案保管条件、自然灾害应变措施等方面作了详尽的要求和说明。
档案管理实施细则范文第5篇
关键词：档案法制；
档案行政执法；
标准
档案行政执法是档案法制化建设和档案行政管理依法行政的重要内容。虽然，档案行政管理部门在档案行政执法方面做了大量的工作和许多有益的探索，但是，不可否认，档案行政执法大都停留在宏观上和浅层次上，离依法治档的要求还有相当大的差距。笔者认为，问题的关键在于档案行政执法没有完全“落地”，也就是说，没有将档案行政执法具体化。只有将档案行政执法具体化，才便于档案法的执行与操作。
1 档案行政执法要从宏观走向微观，从笼统走向具体
档案行政管理部门在档案行政执法实践中探索了许多方式、方法，积累了一些经验，但是，毋庸避讳，档案行政执法存在着许多问题，一些地方的档案行政执法流于形式，档案行政执法不是“运动”式，就是“蜻蜓点水”式，要么就是“间歇”式，难以深入解决实际问题。有的是“档案监督检查力度不够，对档案执法检查采取应付了事的态度”，[1]有的是“平时执法检查过于注重表面形式，不看效果；
仅停留在检查，不追查结果；
一味追求面广量大的执法检查”，[2]档案行政执法成了“走过场”。有的“档案执法工作不够经常化、制度化。笔者所在地从1997年到2004年8年之中只进行了4次执法活动。执法活动的次数和时间完全是随意的”。[3]这种现象在许多地方至今并没有改观。还有的“执法活动面太窄。笔者所在地有180多个立档单位（仅指档案局直接指导的）但每次抽查的单位只有10个～15个，8年间受过执法检查的单位共有45个，只占近1/4，这就是说，执法检查活动中使75%多的单位漏掉了，从而使很多档案管理混乱的单位，难以受到执法工作的检查”。[4]有的是“每年重点查一部分单位（或系统），通过几年时间完成一个轮回”。[5]这种现象同样在许多地方存在，而且至今也没有太大的改观。其原因有许多，但主要原因是档案行政执法大都在笼统的宏观层面上，而不是在微观的具体层面上。如果从执法的内容上看则看得更清楚。从1988年由国家档案局、国务院法制局联合发出《关于对〈档案法〉贯彻执行情况进行检查的通知》开始的档案执法工作，其中“关于档案执法的内容，《通知》的表述是：‘检查的重点是：1.《档案法》学习、宣传、贯彻执行的情况；
2.各地区、各部门为加强档案工作采取了哪些主要措施，解决了哪些实际问题，将档案事业列入国民经济和社会发展计划或本专业发展计划的情况；
3.档案机构的设置、人员编制、事业经费情况；
4.档案的管理、收集、整理、安全保护和破损档案的抢救情况；
5.档案馆库的建设以及现代化和其他设施（设备）的配备情况；
6.机关、团体、企业事业等单位档案的利用情况和国家档案馆向社会开放，提供利用档案的情况；
7.自《档案法》施行后所发生的违法行为以及处理情况。’”[6]到现在的“从检查内容看，有以档案安全、年度文件归档整理工作为对象的专项检查，但主要是内容相对全面的综合检查”，[7]可以说，都是笼统的宏观档案行政执法，笼统的宏观档案行政执法可能会检查出一大堆问题，但是，解决起来则可能一个也落实不了，问题的关键就是不具体，难以有针对性地落实。所以，“档案行政执法工作任重道远，行政执法还需细化、深化”[8]和具体化。
应该说，档案行政执法是一个不断完善的过程，从宏观走向微观、从笼统走向具体是其必然过程，只有走向微观具体，档案行政执法才能细化、深化。而宏观的档案行政执法要落到实处则是靠微观的执法来支撑，是靠对每一个具体档案行政相对人的每一个具体档案行为的微观具体执法来落实。
所谓“档案行政执法的具体化”，就是要细化量化标准化。这有两层含义：一是档案行政执法的标准化，也就是执法的项目和内容能细化的要细化，能量化的要量化，要依照细化量化的标准执法；
二是档案行政执法要将国家档案标准和档案行业标准作为档案行政执法的依据。尤其是后者，在一定条件下可以直接作为档案行政执法的标准。这两者又是相辅相成的，国家和档案行业标准既是档案行政执法细化量化的标准，而档案行政执法的细化量化又可以促进国家和档案行业标准的进一步完善。事实上，是否有档案违法行为和现象，档案标准是最重要的衡量尺度，没有档案标准，就没有了法定的衡量尺度，也就会使对许多是否守法、违法及整改是否到位的最终结论难以具体认定。
宏观的笼统档案行政执法既不易使档案法律法规真正地落到实处，又易造成档案行政执法的疏漏。而档案行政执法的具体化，不仅使档案法律法规规定的内容具体地可以一一地落到实处，而且，可以增强档案行政执法的严密性。
实现档案行政执法的具体化取决于两个方面：一方面，档案行政执法的具体化有赖于档案立法的细化，这“需要各级档案行政管理机构，根据国家档案法律、法规、规章和方针政策，依照各级档案行政管理机构的权限，按照程序将国家档案法律、法规、规章和上级机构的方针政策，细化成具体的规章、制度、标准、办法、要求、操作规程等规范性文件，并予以执行。只有这样，宏观的档案法律和相对抽象的法律条文，才能变成易于操作的方法与要求”。[9]另一方面，按照已有的档案法律法规、标准及规范性文件规定的具体要求实施档案行政执法。再细化的档案法律法规、标准及规范性文件，如果不去一一地按照具体要求具体执法，也等于没有。因此，只有实现档案行政执法的具体化，“只有在各级档案行政管理机构的共同努力下，才能使档案立法与档案执法形成良好的互动，才能使各级档案行政管理机构的职能得以履行，也才能使档案法律法规真正地落地，真正地得到贯彻执行”。[10]
2 档案行政执法具体化的关键是“贯标”
所谓“贯标”，就是贯彻国家档案标准和档案行业标准，档案行政执法要具体化，“贯标”是关键，这是由标准的法规性质和档案行政执法对象的特殊性所决定的。
2.1 标准具有法规性质。标准分为强制性标准和推荐性标准，《标准化法》规定强制性标准必须执行，强制性标准明显具有法规性质。然而，国家档案标准和档案行业标准却都是推荐性标准，它们具有法规性质吗？“档案法规体系应该由五个方面组成：一是行政法律，二是行政法规，三是地方性法规，四是行政规章，五是规范性文件。”[11]“档案行政规范性文件是具有法律地位的”，[12]“推荐性国家标准则更接近于行政规范性文件”，[13]因而，档案标准具有法规性质。
从效力上看档案标准具有法规性质。就一般而言，要认定标准是否具有法规性质，必须判断其是否对行政主体和行政相对人均具有普遍约束力。档案标准属于推荐性标准，“推荐性国家标准对行政机关也具有约束力和强制力”，其主要原因：首先，“推荐性国家标准作为由国务院部门制定的行政规范，其地位也与国务院部门的地位相对应，对国务院标准化行政主管部门自身及国务院部委以下的行政机关产生拘束力和强制力”。其次，“行政机关将推荐性国家标准作为认定事实的标准并反复适用，保证了‘相同情况相同处理’，确保了法律的平等适用和行政裁量权的自我拘束。有利于防止滥用裁量权和差别对待的现象，也有利于行政相对人利益的保护”。[14]虽然，“推荐性国家标准，国家鼓励企业自愿采用”。“行政相对人并无必须遵守推荐性国家标准的义务，其对相对人并无法律的约束力和强制力。”[15]但是，档案行政相对人有其特殊性。尽管根据档案法律法规的规定，档案行政相对人应该包括公民、法人和其他组织，而法人作为与档案行政管理主体相对应一方的当事人，是极其重要且又最普遍的档案行政相对人，而且其主要是机关法人，也就是行政机关，这是档案行政相对人的特殊地方。由于主要档案行政相对人行政机关的性质所决定，自然推荐性档案标准对其具有约束力和强制力。因为，“对行政机关而言，强制性国家标准和推荐性国家标准均具有与法律规范并无实质性区别的约束力和强制力”。[16]
虽然，从标准的形式上看其不是“法”，但是，如果从实质意义上判断，“那么，由行政机关颁布的技术标准对行政机关及其工作人员有着‘作茧自缚’的效应，而且，尽管其内容针对的是事项或者物品，但依然会间接地影响私人的权利和义务，而且，通过行政机关所采取的若干确保标准实效性的手段，使得标准对私人产生了实际上的法律约束力和约束效果。标准减少了不确定性，稳定了私人之间相互的期待，成为了特定领域中诸多问题的解决和因应之道，从这个意义上说，标准的功能与社会规则体系中法律规则的功能几无二致”。[17]
当然，也有一些档案行业标准可能其约束力和强制力弱一点，其性质和效力介于法规与非法规之间，或者说，对公民、其他法人（企业法人、事业法人和社会团体法人等）没有约束力和强制力，这就需要将其纳入或融入档案法规规章或规范性文件之中，赋予其法规性，使其具有约束力和强制力。最常见最便捷的方法就是制定实施细则、办法等，将其变成规范性文件。如各省档案局制定的《实施细则》，就是将档案行业标准《归档文件整理规则》直接纳入规范性文件中的最好例证。
2.2 “贯标”是由档案行政执法对象的特殊性所决定的。档案行政执法对象也就是档案行政管理的对象。按《档案法》的规定，档案行政管理的对象是那些产生和保管“对国家和社会有保存价值的”档案的国家机构、社会组织以及个人与“对国家和社会有保存价值的”档案相关的档案事务。这些国家机构、社会组织以及个人是档案行政相对人，档案行政执法主要应该监管其是否依法正当行使权利和履行义务保管档案并提供利用档案这个“事”，而不直接管其保管的档案。简单说，档案行政执法重在管“事”，而不管“物”，管的是档案行政相对人有关档案的“事”，而不是管档案行政相对人的档案这个“物”。尽管档案行政执法重在管“事”，而非管“物”，“但档案行政管理的最终对象，对国家和社会有保存价值的档案本身却是实实在在的‘物’”，这就是“档案行政管理最终对象的物化性”。“对国家和社会有保存价值的档案是各级各类国家档案馆，各级机关、企业事业中档案馆（室）和其他档案保管机构的直接管理对象，而档案行政管理对‘对国家和社会有保存价值的’档案管理，是通过对各级各类国家档案馆，各级机关、企业事业中档案馆（室）和其他档案保管机构的管理来实现的，具有间接性。”[18]
正是由于档案行政执法最终对象的物化性和间接性的特殊性，使“贯标”成为档案行政执法管档案“事”与管档案“物”之间的重要纽带与中介，档案行政执法通过贯彻执行档案标准将档案行政执法具体化。档案行政执法依据档案标准通过检查档案行政相对人贯彻执行档案标准情况，既可看出档案行政相对人对档案“物”的规范程度，又可看出其对档案“事”的重视程度，还可透过对档案“物”的规范程度和对档案“事”的重视程度看出其有无档案违法现象和行为。
2.3 标准是档案行政执法的依据。一般“可以将行政机关适用法律作出决定的过程分为如下几个阶段，首先是事实的调查和认定，认定有无发生或存在的事实；
然后是对法律构成要件内容的解释和认定，看法律构成要件如何规定；
第三步是涵摄，判定所认定事实是否与法律构成要件要素相当；
第四步是法律效果的核定，决定赋予怎样的法律效果”。“行政机关的事实认定，是发动行政决定过程链条的首要环节。而技术标准具有将法律规范予以解释并加以具体化的功能，可以成为行政机关判断事实认定构成要件的基准，行政机关在依据技术标准进行事实认定之后，作出相应的许可、处罚等决定。”[19]档案行政执法的程序和内容与此是相同的。档案行政执法的首要环节也是通过检查认定有无档案违法事实，检查认定有无档案违法事实则是依据档案标准对档案行政相对人对档案“物”的管理规范程度，对档案“事”管理的重视程度，以此来进行有无档案违法现象和行为的事实认定，并且，根据档案标准认定的事实结果作出相应的处理。因此，档案行政执法通过档案标准的反复适用，对不确定的档案法律法规概念予以说明解释，并将其内容具体化，以保证“相同情况相同处理”，确保法律的平等适用及对行政裁量权的约束。
3 结语
档案行政执法从宏观走向具体是档案法制化中的必然过程，只有实现档案行政执法具体化标准化，档案法才更便于操作与执行，才更能保证档案行政执法的公平、公正。档案行政执法具体化又是一个不断完善的过程，“贯标”是实现档案行政执法具体化的关键，但“贯标”既不是档案行政执法具体化的全部，也不可能一劳永逸。尚有大量的档案“事”和“物”并没有档案标准，它们也是档案行政执法具体化的内容，这些没有档案标准的档案“事”和“物”既需要认真考虑对待将其具体化，也需要档案行政指导的正确引导，在不断地总结后上升为档案标准。现有的档案标准也是动态的，也会随着时代的发展而发展，不断地修订增加新的内容。
档案行政执法具体化，要明确档案行政指导与“档案业务指导”的区别，避免将其变成“档案业务指导”法制化，更不能将其当作“档案业务指导”的附属。还要厘清“贯标”与认证的关系，“贯标”是最低要求，而认证则是最高要求或发展方向。
*本文为国家社科基金项目《依法治档研究》（项目编号：13BTQ068）、2013年度国家档案局科技项目计划《依法行政下的档案行政管理研究》（项目编号：2013—R—10）阶段成果。
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