“元数据”一词，由来已久，其最早出现于计算机信息领域。自1996年美国著名电子文件专家戴尔·比尔曼在第十三届国际档案大会上提出“元数据”以来，元数据开始进入档案学界研究人员的视野，并逐渐发展成为档案学下面是小编为大家整理的2023年电子档案概念【五篇】（完整）,供大家参考。
电子档案的概念范文第1篇
关键词：电子文件 元数据 综述
“元数据”一词，由来已久，其最早出现于计算机信息领域。自1996年美国著名电子文件专家戴尔·比尔曼在第十三届国际档案大会上提出“元数据”以来，元数据开始进入档案学界研究人员的视野，并逐渐发展成为档案学界新的研究热点，尤其是对电子文件管理元数据的研究。笔者试图通过文献分析法，对2000——2011年我国电子文件管理元数据的研究情况进行归纳和总结。
1．数据统计分析
笔者选取了中国期刊全文数据库、中国期刊全文数据库-世纪期刊、中国博士学位论文全文数据库及中国优秀硕士学位论文全文数据库，使用高级检索，在“题名”检索项中填入检索词“元数据”，同时在逻辑“且”条件中选择“关键词”检索项并填入检索词“电子文件”，选择2000至2011作为检索时间，最终共获取有关电子文件管理元数据的论文134篇，其中中国期刊原文数据库搜索出132篇，中国优秀硕士学位论文数据库2篇。
通过对年度的统计分析，可以了解电子文件管理元数据的研究进展情况。依据本文所使用的检索方法获取的134篇论文，其年度分布情况如表1所示。
由表1可知，从2000年到2011年，有关电子文件管理元数据的论文数量明显呈上升趋势，并且自2002年开始，论文数量一直保持在比较稳定的水平，这说明现阶段，电子文件管理元数据问题仍是我国档案学者普遍关注的问题，有关此问题的研究也仍在持续进行中。
2．电子文件管理元数据研究的主要内容
2.1电子文件管理元数据的概念与功能研究
2.1.1电子文件管理元数据的概念
元数据最早出现于计算机技术领域，此后被广泛应用于多个领域。自戴维·比尔曼将其引入电子文件管理领域以来，档案学者开始对其进行研究，而有关元数据概念的研究自然首当其冲。目前为止，我国档案学者对电子文件领域内元数据的概念研究大致可分成三个阶段：初始定义阶段、著录元数据阶段以及电子文件管理元数据阶段。①
初始定义阶段，即直接引入计算机领域元数据的定义：元数据即关于数据的数据（data about data）。但这一概念过于宽泛，可以适用于各种不同领域，并不专门针对电子文件，无法作为电子文件领域的专业术语或概念，不具备专指性和唯一性。同时这个概念也过于抽象，档案工作人员无法正确的认识和理解它，更不知道在实践工作中如何具体的运用它。因此，档案学界继续对元数据的概念进行探索，进而进入元数据概念研究的第二阶段：著录元数据阶段。
著录元数据阶段。所谓著录元数据，即元数据是关于单一电子文件和文件组合的背景及相互关系的结构化著录数据。②其实这里的著录元数据也就是指著录信息，这一阶段支持这一观点的代表性学者有董永昌、何嘉荪、刘越男等。董永昌、何嘉荪就明确提出“元数据是著录信息”。著录元数据概念的提出赋予了元数据有关档案学的特定意义，同时由于著录这一概念对广大的档案工作者而言并不陌生，因而也大大提高了整个档案界对元数据的认识，有利于在实践工作中更好的操作和运用元数据。但这一观点也受到不少研究者的质疑，一些档案学者认为，元数据与著录信息在作用、获取方式、稳定性等方面都有所不同，因此不能单纯的将元数据定义为著录信息。为此，刘越男提出“在电子环境中可以将文件管理元数据理解为著录信息”③的论点，并从现代著录定义的拓展、国际元数据标准与档案著录标准的关联以及电子环境中两者的本质等方面对这一论点进行了论证。
电子文件管理元数据阶段。这一阶段我国档案研究者们引入了国际档案界提出的“电子文件管理元数据”概念，即“在对电子文件及其与文件创建和管理有关的人、过程和系统进行确认以及为其提供凭证和背景信息的过程中，有关文件的管理、利用和文件可理解性的元数据。” 电子文件管理元数据是专门设计用于满足电子文件管理需求，有关保证文件的真实性、可靠性、稳定性、安全性、完整性、可理解性与可利用性的数据。可以看出，这两个元数据的概念是从作用的角度对电子文件领域的元数据加以定义的，体现了元数据在电子文件管理中的作用。同时通过赋予电子元数据不同的作用和用途，将电子文件管理元数据与其他领域的元数据区分开来，使其具备档案学的专业内涵。
2.1.2电子文件管理元数据的功能
我国档案学界对电子文件管理元数据的功能进行研究的学者较多。目前主要有四种代表性观点：
（1）用系统论观点，将元数据的功能分为总体功能和局部功能。代表人物为徐维，他指出“元数据的功能就是指元数据系统在电子文件管理计算机系统中所能发挥的作用和能力。电子文件管理的目的就是通过元数据的功能来实现的。元数据的功能可以分为总体功能与局部功能。”④同时系统的阐述了元数据功能在文件阶段的不同体现以及总体功能与局部功能的关系。
（2）用比较研究法，建立新的元数据功能认识模型和联系模型。档案学者张正强通过对国际档案学者、国际标准化组织、国际元数据项目以及国际标准等提出的元数据功能系统进行比较分析，并从行为、能力和功效这三个方面对这些功能加以重新认识和理解，最终建立起基于行为功能、能力功能和功效功能的元数据功能模型及其联系模型。
电子档案的概念范文第2篇
本世纪以来，为回应数字时代的挑战，我国多个地方档案局（馆）先后建立电子文件中心的机构或项目，针对某行政区划内的机关电子文件，开展各种集中管理的实践，迅速吸引业内外人士的注意力，也引发了研究的聚焦，可以说电子文件中心的实践和研究高度互动、平行发展，形成了一个颇有特色和影响的领域。笔者于2013年4月7日选取中国期刊全文数据库（），以“电子文件中心”或“数字文件中心”为检索词，以主题为检索字段开展精确检索，共检索出174篇文献，其中“电子文件中心”命中文献168篇，“数字文件中心”命中文献6篇。电子文件中心是个固定的名词称谓，各地对其功能定位却并不一致，电子文件集中管理内容也有很大差异，或在查阅利用，或在长久保存，或在临时代管，或在系统建设，或在信息备份，形成一名多实的局面。在未有定论的情况下，电子文件中心实践仍在向纵深方向发展，以地方名称命名的各种电子文件中心“模式”纷纷出现并得以宣传推广。2010年，国家档案局行业标准“电子文件中心系统功能规范”正式立项，是时候统一电子文件中心的定位了。揭示我国电子文件中心问题背后的实质，而不是简单肯定或否定某一种模式，可以为相关问题的解决提供基础。
2研究方法
鉴于研究的目的在于发现我国各种电子文件中心理论和实践背后的规律性内容，故而本文采用历史回溯的方法。笔者以文献调研为主，以实地调研为辅，对我国电子文件中心实践和理论的发展过程进行梳理，通过对发展动力、发展阶段、研究过程的回溯，发现我国电子文件中心问题的实质，是档案界对于数字时代地方政府对档案集中管理方式的积极探索，探索的结果在于坚守和拓展，所谓坚守，是对档案永久保存职能的坚守，所谓拓展，是对除永久保存之外档案集中管理职能的尝试。
3我国电子文件中心的发展阶段
电子文件中心建设始于21世纪初，起初只是个别地方的探索性做法，经国家行政管理部门的大力推广和推动，短短十余年左右的时间，已在全国全面铺开，大致经历了起步、高潮、全面发展三个发展阶段。
3.1起步阶段
该阶段的时间跨度从21世纪初到2007年，标志性事件是有关地方开始出现名为“电子文件中心”的建设项目。尽管同类的实践项目早于2004年，比如2004年4月青岛市数字文件中心建设完成并正式投入运行，12月通过鉴定验收；
[1]但是我国档案学界习惯于将2004年底江苏省常州市电子文件中心的启动视作我国电子文件中心建设的起点，随后带动了全国电子文件中心的快速发展。[2]2005年10月，第一个省级电子文件中心———安徽电子文件中心启动，[3]标志着电子文件中心建设范围由市及省。
3.2高潮阶段
该阶段的时间跨度从2007年到2009年，标志性事件是全国各地大规模涌现“电子文件中心”建设项目。2007年4月26日至27日，国家档案局在江苏、安徽两省召开了全国电子文件中心建设经验交流会。此次会议经中共中央办公厅批准召开，重点研究全国电子文件中心建设情况。与会代表实地考察了江苏省常州市、张家港市、江阴市和安徽省开展电子文件中心建设的情况，听取了天津、上海、江苏、安徽、山东、广东、四川、陕西等八个省、市档案部门开展电子文件中心建设的经验和做法。[4]参会的各地方档案部门回到当地之后，贯彻落实会议精神，开展本地电子文件中心建设。
3.3全面发展阶段
该阶段的时间跨度从2010年至今。2009年底，国家档案局局长杨冬权在全国档案馆工作会议的讲话中明确指出：“努力把各级国家档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心‘五位一体’的公共档案馆，实现档案馆事业的跨越式发展。”[5]自此，电子文件中心建设已经成为各级综合档案馆的基本任务。
4电子文件中心的发展动力
是什么原因让一个新生事物在功能定位不统一的情况下，便以较大力度全面推开？我们认为有必要分析电子文件中心的发展动力。电子文件中心是我国特殊文件、档案管理背景下的产物，其诞生有三大动因：
4.1公开现行文件的需求
1998年深圳市档案馆以“文档资料中心”的设置首开现行文件服务，为档案部门担此职责积累了实践经验。[6]在政务信息公开的巨大推动力下，2004年底，全国千余家档案馆都已开展了此项服务。[7]信息时代，政府文件大多以电子形式产生、处理和。档案部门如果要成为政务信息公开的统一窗口，那么统一收集、管理政府机关的电子文件可以为之提供坚实的前提。
4.2集约化管理电子文件的需求
“IT黑洞”以鲜明、形象化的比喻告诉人们：信息化投入将是一个持续不断的过程，而如何提高产出将是隐匿在信息化华丽外衣下的严峻挑战。小而全的机关档案室，即便只是管理着纸质文档，人员、场所、经费等方面的投入，已经显现出与机构精简、政府效率提升大潮的不和谐之音。管理电子文件所需的软硬件购置、维护、升级的往复投入，放大了积存的不和谐。电子文件中心，只需一套软硬件设施和一班人马，便可完成原来四、五十家机关档案室的大部分工作，并可在积聚的文档信息的基础上进行种种增值开发与服务。集约是包括电子文件管理在内的所有信息化建设的必由之路。
4.3永久保存电子文件的压力
2006年8月5日，美国国家航空和航天局(NASA)宣布，记录人类首次登月的1.3万盘原始录像带遗失，并表示主要此前电视上人们看到的都是转化后的影响，比较模糊，而这次一时的原始录像具有高清晰度的画面，清晰地记录了阿波罗登月时的状况，如果丢失，损失无法估量。[8]这则社会新闻将电子文件的保存问题纳入了公众视线，使得普通公众认识到数字文件除了满足当下应用之需之外，尚对历史的延续、文明的传承干系重大。电子政务的发达，意味着对电子文件依赖程度增加，意味着政府管理社会事务的过程将以电子的方式记录并留存。21世纪，全世界的国家档案馆都将集中作为保存电子文件之道。由档案部门以其专业技能来抵御各种可能摧毁数字记忆的技术风险和非技术风险，将电子文件中心建成“电子记忆宫殿”，履行保存社会记忆的神圣职责。上述三股力量的合力作用下，电子文件中心现身于历史舞台，在我国文件中心的实践基础较为薄弱的情况下，特地为电子文件管理成立的电子文件中心，并非西方文件中心实践在电子环境下的简单照搬，而是一套兼具现行文件服务中心、文件中心、电子文件档案馆功能的复杂运作系统。
5电子文件中心功能定位的研究过程
正是肩负多重使命，各地对于电子文件中心的认识不一，实践做法五花八门。学者们对电子文件中心问题的关注，出发点和焦点在于其功能定位的设计和总结。通过梳理相关文献的发展脉络，我们发现我国电子文件中心功能定位研究过程具有如下几个方面的特点：
5.1以现行电子文件统一利用为起点
2003年，何嘉荪教授首先对具有中国特色的数字文件中心进行了概念设计，他认为以已经在各地兴起的现行文件阅览中心为基础，可以开始考虑在我国比较普遍地建立文件中心或数字文件中心，与国外半现行文件保管中心的对比，这种数字文件中心为立档单位暂时保管现行文件，并在此基础上实现利用服务，这个中心可以是数字档案馆的组成部分，也可以相对独立。[9]何教授务实地抓住了现行文件阅览中心的实践基础，然而他更多地从电子文件长期保存这一档案部门核心职能出发，考虑到电子文件进馆时日尚远，提供一种过渡性设计，现行文件服务只是其更容易为人接受的增值。其思路在此后一些文献上得以继承和发展[10]，也为天津[11]、绍兴[12]等地所实践。随着江苏省部分城市电子文件中心的兴起，电子文件中心的理论探讨从概念设计走向功能确认。2005年，张照余教授连续四篇发文阐述电子文件中心问题，[13]掀起了电子文件中心研究热潮，张教授的论述并不涉及归档电子文件代管，而是突出强调了电子文件中心是现行电子文件的网上阅览室，基于这个功能定位，进一步明确了电子文件中心系统的功能，包括归档前电子文件的接收、审核、和保管（非档案化管理）等。借助于政府信息公开的东风，这种模式为常州[14]、张家港[15]、南宁[16]等许多地方的实践所落地，也为2007年全国电子文件中心建设经验交流会所推广，可以说是最为普及的电子文件中心定位。
5.2以电子文件集中式长久保存为核心
虽然档案部门以“现行文件利用”为电子文件中心建设的切入点，然而电子文件管理的实践者和研究者，仍然无法忘记电子时代档案部门长期保存文件的使命。2005年底安徽省电子文件中心以永久保存数字遗产为核心目标。而2006年之后的电子文件中心研究，也越来越重视电子文件长期保存。比如，胡杰继2005年和导师张照余教授共同提出“现行文件利用”的功能定位之后，在其2007年的硕士论文中对电子文件中心的功能进行了拓展，他认为电子政务环境下的电子文件中心还应该具备“归档”功能，是电子政务办公自动化系统到档案管理系统的中间环节。[17]虽说是中间环节，却也在一定程度上是对档案集中保管职能的回归。邵枫是我国首位总结多种而非构建一种地方政府电子文件中心建设模式的研究者，他总结了窗口式、备份式、归档式等三种模式。[18]其中窗口式的功能定位即现行文件的公开服务；
备份式除了窗口的功能之外，还承担本级政务网上文本文件的备份任务。归档式除了前两种模式的功能之外，还是政务网各入网单位电子文件在线移交的统一通道，在形式上更接近一个“数字化档案馆”。在这三种模式中，他认为归档式对档案信息化的贡献最大。档案学者的天平进一步向长期保存倾斜。冯惠玲教授将研究视野扩大至所有综合档案馆开展的针对原生性电子文件的集中管理项目，而非单独针对“电子文件中心”，也更具有普遍的意义。同样基于功能，她总结了四种项目类型，分别是永久保管型、中转站型、现行文件查询服务型和备份型[19]。这四种模式相互排斥，她认为只有永久保存型才是综合档案馆开展电子文件集中管理项目的准确定位。冯教授也成为第一个旗帜鲜明地主张“永久保存”应当成为档案馆设立电子文件中心的宗旨，其总结和结论在较大范围内产生了影响，黄玉明[20]、于英香[21]、李明娟[22]、肖秋会[23]等人结合不同地方的实践，重申了永久保存电子文件是综合档案馆在数字时代的基本使命。赵屹则进一步指出，电子文件中心、数字档案馆是从不同角度对于同一新生事物命名所形成的不同名称的概念。两者的本质并没有区别，这两个概念理当保留其中一个，淘汰另一个。从字面上看，她更加认同电子文件中心这个概念。[24]至此，电子文件中心应集中地长久保存电子文件的呼声达到顶峰。
5.3以电子文件管理系统统一建设为新的发展点
2012年，梁凯基于杭州市电子文件中心建设的实践，提出了一种新的功能定位，即为政府机构提供统一、专业的电子文件管理系统（ERMS）应用服务。[25]各单位无需自行构建电子文件管理系统，电子文件中心负责提供统一规范的电子文件管理系统（该系统在实际应用的时候，可以只用来管理归档电子文件———作者注）。我们也可以将这种电子文件中心模式归纳为系统服务型。与中转站型不同的是，系统服务型中的系统仍然为各立档单位所有、所用，除了系统维护、存储等后台工作，电子文件的捕获、分类、鉴定、处置等前台业务工作，仍然由立档单位负责。也可以说，系统服务型将中转站型中立档单位和文件中心两个系统的功能合并，将立档单位、文件中心的文件归档、归档文件代管顺序衔接的职责分工变为了系统前台操作和系统后台维护同步进行的职责分工，是对中转站型的发展和升华。无独有偶，2012年夏天，笔者去青岛档案馆调研，发现该馆2003年建成使用的“数字文件中心”也有类似的功能，虽然在其介绍文献中没有将重点放在电子文件管理系统统一建设上，但是在“同步归档、同步著录、同步整理、同步利用”的背后，就是统一的“易初档案管理系统”。[26]我们再次反刍相关文献，发现以绍兴为代表的一些中转站型电子文件中心，各立档单位使用的也是统一的档案管理系统。这些现有的工作基础，将档案部门统一建设和维护ERMS的机会摆在我们面前。
6结
通过历史回溯，我们认为电子文件中心实践和研究现象背后的实质是我国地方政府数字档案集中管理内容和方式的积极探索。可以说电子文件中心是我国档案界抓住了历史机遇的一个概念，是一个包含了利益相关方博弈的概念，是一个集技术变革和机构变革于一身的概念，也是一个需要再次构建的概念。
6.1电子文件中心是我国地方档案部门抓住历史机遇创造的概念
21世纪初，按照当时的规定，电子文件同样要遵守实体档案在原单位保管二三十年后方才进馆的时限要求，而在系统不断变更的条件下，在原单位保存时间过长一方面加重了立档单位的负担，另一方面也加大了保管不利的风险。那么，档案馆是否坐等这二、三十年呢？希望有所作为的地方档案局馆不愿被动等待，于是利用电子政务建设的大平台，创造性地构建了电子文件中心这个概念，搭着现行文件公开、系统集约化建设，甚至是信息备份的快车，各自出招，各自占地，希望在数字时代有所作为，闯出一片天地。
6.2电子文件中心的不同定位反映了地方政府不同的档案集中管理内容和方式
不管档案部门如何拓展，开垦了多少新领域，其根本的立足点仍然在档案长久保存的法定职责。由档案局馆建设的电子文件中心，承担的是立档单位电子文件的集中管理，在具体的管理任务中，虽然备份、代管、利用都为特定环境所需要，但就合法性而言，进馆范围内的电子文件长期保存最为名正言顺，这个功能定位得到广泛的坚守、认同也不难理解。文件长期保存的质量受制于归档文件的管理质量，在纸质时代，档案局通过统一制度、统一规范等软性方式实现对进馆档案的质量控制。在数字时代，由于制度、规范最终要在系统中实现，以杭州、青岛为代表的地方档案部门，面向立档单位提供统一的电子文件管理系统，化软控制为硬控制，这样的举措不仅不违背档案集中保存的宗旨，而且有助于该宗旨的最终达成。“电子文件中心是什么？”的问题，其实可以理解为“哪些电子文件（档案）管理工作可以集中开展？”这样一来，我们的思路就不会受限于“电子文件中心”这个特定的称谓和概念，而对档案部门工作内容及其方式进行全方位的思考。我们认为，数字环境下，可以跨机构集中开展的工作，包括制度、系统、业务三个层次的工作，其中，制度建设和长期保存业务和纸质环境中的相关工作一致，系统建设则是新增的内容。可以集中建设的系统类型除了ERMS之外，还可能包括数字档案馆系统，即由上级档案馆统一建设数字档案馆系统，供其下级档案馆使用，这种IT集约化服务型的数字档案馆运行模式方式已经在2007年被设计出来，[27]该构思借助于云计算技术，在5年之后的北京市科委项目资助的北京市数字档案馆建设方案中得以清晰化。[28]
6.3需要对地方政府数字文件、档案集中管理机构、项目重新命名
电子档案的概念范文第3篇
对于信息资源管理的重视最先兴起与国外，这也就在时间上直接领先于我国，信息化程度建设尤其以欧美最为突出，这也就决定了其在电子档案管理领域领先于世界先进水平。欧美国家之所以能够不断提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于国家对于信息资源的重视，以制定符合自身发展需求的法律法规来保障电子档案的安全，确保电子档案管理工作的有效运行。以美国为例，其制定的有关电子档案管理的相关法律法规适用于政府、组织、个人的电子档案信息，并督促政府对于公众信息的公开，以《信息自由法》保障公民的信息自由和国家的信息安全，以《阳光政府法》（又名《联邦公开会议法》）来确保政府信息的公开程度，切实保障公民的知情权和参与权；
此外，针对于个人的电子信息档案安全，政府还出台了《信息安全法》来对“国家安全系统”进行概念界定，授权各管理部门行使国家信息安全管理职责，并严惩非法侵入、盗用合法信息的犯罪行为，切实保障电子档案建设的有效推行。此外，美国还对社会电子档案建设进行规划引导，以拨款推行“电子政务计划”来保护国家信息资源的安全。相比较欧美，我国的电子档案管理相关法律法规尽管已经逐渐步入法制化进程，但对于信息的分类和界定尚不明确，现目前颁布的一系列法律法规（如《计算机病毒防治管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》、《金融机构信息计算机信息安全保护工作暂行规定》等）主要侧重于对互联网信息安全的保护，而对于大概念下的电子档案建设管理未有具体的法律法规保障，对电子档案的凭证依据作用没有明确的法律规范，法律效力较弱，立法体系较不完善，并且在缺乏统一的立法指导之下，各级政府以行政立法程序的启动促使了重行政立法、轻权力机关立法的现象产生，直接导致了法律效力的薄弱，无法以明确的法律思想来指导立法工作的展开。
二、理念指导：未能形成独具特色的管理理念
电子档案建设与管理本身是一项耗资巨大、工程复杂的大工程，要做到电子档案与纸质档案的整合管理，以二者的优化结合的管理理念来指导管理工作，从而确保档案信息之间的优化互补，既能确保档案信息的原始性和真实性，又能确保其存储寿命和无限扩大的存储空间，实现共享、加快传播、方便管理。整合管理有利于提取电子档案和纸质档案两者的精华，实现安全的档案属性转化，推动档案管理的现代化进程，推动档案建设信息社会化、信息公开程度地不断提高。与国外先进的管理理念相比较，我国现阶段所采用的电子档案管理理念已经无法适应于快速发展的电子档案建设管理的需求，其无法做到保障电子档案信息内容的真实，无法保障电子档案信息的安全，无法保障电子档案快速传播、方便管理、安全利用，因此结合国外先进的管理理念，我国在管理理念的建设上亟需革新。
1.实施前端控制和全程管理这是一种提高电子档案建设效率和管理效率的科学管理理念，要求在建设初级阶段便要对电子档案管理进行督促和全程跟踪规划，并鉴定档案的价值，以归档标识来确保档案信息的安全，并方便了后期对于档案的利用，有效地防止了纸质档案在运输和输入过程中的遗失、破损、泄露等事件的发生。
2.加强档案控制在档案建设时就要对电子档案进行分类规范，要明确其归档范围、档案价值、形成时间及方式等具体明细，以确保后期被管理者失误删除和更改等事件发生，从而保障电子档案的信息安全，并且能够方便管理人员的鉴别、保管和检索寻找。
三、运行漏洞：管理模式上的弊端
电子档案的概念范文第4篇
关键词：电子 文档 管理 挑战 对策
国务院及国务院办公厅、中共山东省委及办公厅自今年7月1日以后全部取消了纸质红头文件，并对重要文件和统计数据分别以政报、汇编等形式对外权威。我国发达地区比如深圳、重庆等地早在2002年2月前就取消了纸制文件，开创了我国文档管理新理念的先河。
电子文件是能被计算机系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。
电子文件的优越性在此不再一一赘述。如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文档战线思考和急待解决的问题。
一、使用和管理电子文档中遇到的困难与挑战。
（一）电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。
一是电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时他只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。三是电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要加以转换。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。四是电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防止信息损失。一份电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。五是电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。六是目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。①
（二）电子档案管理的困难性。
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形式、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不遭受损失。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案；
也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。
对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性？又如电子档案利用场所，是允许上网利用？还是只限于在档案馆（室）的借阅系统？还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国利用问题等等。
二、解决存在问题的思路与对策。
（一）对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。
电子文件的上述特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为这建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是当时，由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。②这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据，是电子档案“享有”与纸制档案同样凭证作用和法律效力的基础。
（二）寻找文档管理创新的理论支持。
文件运动周期理论，又称文件生命周期理论，是指导文件从其形成到转化为档案直至消亡的整个发展变化过程及其运动规律的理论。这一理论的基本含义主要可概括为：从现行文件到档案是一个完整的运动周期；
这一整个运动周期因其特点和作用不同而区分为不同的运动阶段；
针对各个不同运动阶段的特点，应采用相应的管理方式。文件运动周期理论，是档案学的基本理论，它普遍流行于欧美档案学界。③近几年来，我国有的档案学者开始对这一理论进行宣传介绍和研究工作，逐渐在我国档案学界引起重视。了解和熟悉这一理论，认识和掌握文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用，对进一步科学地管理好文件和档案有着重要意义。
文件运动周期理论告诉我们，从现行文件到档案是一个统一的、前后衔接的过程，将这样一个有机联系的整个过程纳入一个统一的管理系统之中产生文件和档案的一体化管理是理所当然的。所谓一体化，并非去抹煞不同运动阶段文件管理的特点，而是要求在一个统一的系统之内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的、前后各有特点又互相衔接的工作程序。也就是说对原来相隔在文书和档案两个工作部门，且相对独立，但又有不少具体工作环节互相雷同和重复的两个管理系统，真正从组织制度和工作程序上结合在一起，成为一个统一的管理体系。这样就能从文件的形成时起对其运动的全过程进行比较全面、有效和统一地控制，既精简了工作程序，减少了不必要的重复劳动，又能避免因现行文件管理不善致使档案部门有可能收集不到系统、完整档案的弊端，提高了案卷质量，达到了以较小的耗费取得较大的效益的目的。
（三）充分了解电子文档管理的特殊性和发展趋向。
电子档案与纸质档案，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性，并表现出发展的趋势和方向。
一是信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。
二是文档管理现代化。这两者的核心问题又是在现行文件管理和档案管理中应用电子计算机。当文件制成并进入现行阶段，文书工作人员便依据文件运动周期理论和统一的程序、标准将文件信息和有关数据输入计算机，同时完成对其分类标引、主题标引，并经过计算机的数据处理程序，自动转换成具有档案管理特征的信息资源。然后根据需要自动形成各种形式的，具有检索、统计、编研等有实际利用价值的二次档案信息，实现一次输入，多次、多种形式输出的目的，并为下一年初的调整立卷奠定可靠基础。同时，也为档案部门深化管理提供了必要的物质条件。计算机文书处理与档案管理统一系统的建立，加强了部门之间的横向信息联系和纵向的深化管理，使档案部门可以及时对每一处理完毕的文件材料实施标准化监督和业务指导。它保证了文书处理过程和档案标准程序的同步实现，从而大大地减少了的手工管理的重复劳动和工作环节，提高了工作效率和质量。
三是文档处理一体化。电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要参与设计，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存；
同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参于对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求，对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。
四是档案信息情报一体化。二十一世纪是电子时代。办公室工作的自动化和文件档案管理的现代化，人们迫切需要社会信息“资源共享”，于是档案与文件管理的一体化及档案、图书、情报工作一体化的发展趋势更加突出。档案与图书和情报同为社会信息资源，在信息管理上具有许多共同点，所以档案工作与图书工作和情报工作实行一体化管理也是具有共同基础的。随着人们对档案、文书、图书和情报等综合文献信息需要的日益增长。以及世界范围内要求信息“资源共享”的新趋势，社会要求综合信息实行一体化管理。同时，以电子计算机为中心的现代科学技术，也为“两个一体化”管理提供了技术保证。
五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异；
其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一套整的对策、技术和措施。
三、探索文档管理规范化的路子。
（一） 合理舍取，充分借鉴纸制档案的管理标准。
在我国，纸质等载体档案有一套较为完整的管理标准，这些标准是长期实践经验的总结，它是在纸质等载体档案管理现代化的迫切需要下，近十年来才完成的。这些标准的条文，在电子文件归档及电子档案管理的过程中，可能只有部分适用，甚至完全不适用。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立，以防有长期保存价值的电子文件在形成、使用、归档过程中，遭受损失。但制定电子文件及电子档案的管理标准，难度很大。因为我们没有这方面的长期实践经验，而电子文件所涉及的技术和设备又在不断地发展和变化。我们只有根据我国的实际情况，用认真研究来弥补我们的实践少、经验不足，同时也可借鉴国际上有关标准和发达国家的经验，尽快地制定出我国有关电子文件及电子档案的管理标准、法规和制度。近年来，我国档案部门和研究机构针对文档管理进行了深入的探索，逐步摸索出了电子文档管理的“雏形”。制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》，针对电子文件进行了定义、电子文件的收集范围、收集积累要求、收集方法、电子文件的整理、电子文件的归档包括归档范围、归档时间、电子文件及相关数据设备的检测、有效性和完整性鉴定、保管期限的划分、电子档案的移交与保管都作了详细的规定。这就为文档管理规范化奠定了基础。
（二）以人为本，锻造复合型文档管理人才资源。
在电子时代，电子档案的实质是技术工程；
电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理。“五化”的发展趋势，要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理，又能从事档案、图书、情报等综合信息的管理。文档管理管理人员既要掌握本专业的基本理论和基本知识外，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；
又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。还要学习文书学、图书馆学和情报学的有关知识。
鼓励和支持文档工作者提高自身素质，提高自身“含金量”，才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。
参考文献
电子档案的概念范文第5篇
电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。电子文件的两个基本特征：
第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
2 电子文件的种类
如同其他事物的种类划分一样，电子文件的种类也有不同的划分标准。目前，主要有以下几种划分方法：按电子文件的信息存在形式分类，可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件、多媒体文件、超文本文件。按文件功能分类，可分为主文件和支持性、辅、工具性文件。按文件的生成方式分类，可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。
3 电子文件的特点
电子文件的特点有：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信息的可操作性。
电子文件管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，采用计算机和网络技术，结合电子文件自身的特点，有针对性地汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行分级或文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式。本着服务社会，有效利用的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件管理模式采取先进的技术和理念，以虚拟、开放的手段来管理电子文件档案。档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等技术手段对各子单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案。电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件信息，用标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间；
在必要时，档案信息还可以脱机存储到其他更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案管理部门对电子文件信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案管理部门为信息存储单位提供信息查询功能并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
因此，电子档案管理是由电子档案管理部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取标准化、自动化、网络化管理，它不由文件形成部门或其他非专业部门来管理电子文件。
