中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局联合的《档案管理违法违纪行为处分规定》（以下简称《处分规定》），自2013年3月1日起施行。“《处分规定》是我国档案工作领域第一部系下面是小编为大家整理的2023年度档案管理规定【五篇】（全文完整）,供大家参考。
档案管理的规定范文第1篇
关键词：《处分规定》；
档案工作；
作用
中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局联合的《档案管理违法违纪行为处分规定》（以下简称《处分规定》），自2013年3月1日起施行。“《处分规定》是我国档案工作领域第一部系统规范档案管理违法违纪行为处分方面的规章，它完善了档案管理违法违纪行为的责任追究制度，构建了一个更加健全、更加合理的档案行政责任体系。”对于推动档案工作具有重要的作用。
1、以原则划定法定档案范围，利于明确依法治档目标
与档案管理违法违纪行为相对应的就是法定档案的范围，即档案管理违法违纪行为有其特定的侵害对象，只有在对法定档案实施违法违纪行为时，才需要受到相应的行政处分或处罚。
1.1 明确法定档案的范围是依法治档无法绕过的一个坎儿。在立法中明确规定法律法规的调整对象和范围的意义，就在于其可以使该法所要解决的问题和所要规范的社会关系成为明确的有限的目标，防止范围无限扩大或不确定而无法解决问题。没有明确的法定档案范围，《档案法》的实施就没有一个明确的、特定的对象，于是《档案法》也就无法得到真正意义上的执行。
1.2 《档案法》对法定档案的表述可以看出，列入我国法定档案范围，对这部分档案造成损害就必须受到《档案法》制裁的是我国档案中“对国家和社会有保存价值的”这个部分。除此而外的档案，即只要不是“对国家和社会有保存价值的”的档案，就并非属于法定档案的范畴，也就不列入《档案法》调整的范围。
对于法定档案的具体范围，还只明确了有权确定的责任主体，而无实际的确定范围。目由于确定法定档案的范围是一个比较复杂的系统工程，并且按照目前常规的管理思路确实难以做到。所以，事实上，法定档案的范围还无法先于档案管理违法违纪行为出现之前确定。而法定档案的范围始终不够明确，这无疑给依法治档工作带来了巨大的影响。
1.3 《处分规定》对法定档案的表述。《处分规定》第二十条明确，“本规定所称的档案，是指属于国家所有的档案和不属于国家所有但保存在各级国家档案馆的档案”。从本条可以看出，列入我国法定档案的范围有两大部分：一是从档案的所有制性质来看，凡“属于国家所有的档案”均属于法定档案的范畴；
二是从保管地点来看，只要是保管在“各级国家档案馆的档案”，均属于法定档案的范畴。这就使得确定“对国家和社会有保存价值的”档案这个原本非常复杂的问题变得简单而可行了。
现在《档案法》对法定档案范围的论述中存在的主要问题，是对日后需要接收而目前尚未接收进国家档案馆保存的那部分档案还无法得到有效监控。这个问题在《档案法》施行了25年后仍然找不到更为细化的方法之前，以所有权来明确法定档案的范围不能不说是一种有效的选择。因为这是一种相对原则、简便、可行的方法。凡各级党委、人大、政府、政协及其办事机构，各人民团体、国有企事业单位其本身属于国家所有，所以，他们的档案实际也就具有了“国家所有”的属性，将其从所有制性质入手，纳入法定档案的范围操作也比较方便。
2、全面列出违法违纪行为，使依法治档更具针对性
《处分规定》自第三至第十六条共列出20种档案管理违法违纪行为，其中属于档案资源管理方面的有“利用职务之便，将所保管的档案据为己有的”等10种；
属于档案资源利用方面的有“出卖或者违反国家规定转让或交换以及赠送档案的”等8种；
属于档案资源组织方面的有“将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的”等2种。
2.1 所列违法违纪行为与《档案法》所列的8种违法行为一一对应。《档案法》第二十四条所列应当“由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；
构成犯罪的，依法追究刑事责任”的违法行为共有：损毁、丢失属于国家所有的档案的；
擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的等8项。现在《处分规定》中将这8项全部列为档案管理违法违纪行为。
2.2 将《档案法》规定必须做到和不得作为的违法行为列入违法违纪行为。《处分规定》在论述“档案管理违法违纪行为”时，还将《档案法》第十至第十八条等条文中规定必须做到和不得作为的违法行为列入其中：如对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有；
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档；
机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案；
各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；
配置必要的设施，确保档案的安全；
采用先进技术，实现档案管理的现代化；
保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理；
禁止擅自销毁档案；
禁止出卖属于国家所有的档案；
属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境等。《处分规定》在将文字论述稍作变动后，都将其列入了档案管理违法违纪行为。
2.3 将执法实践中出现的具有典型性、普遍性的行为列入违法违纪行为。我国25年多档案行政执法实践证明，随着经济社会的发展，档案管理违法违纪行为的形式逐渐增多，已经超出了《档案法》第二十四条和其他条文中提到的依法必须做到和不得作为的行为。要想使依法治档得以深入、顺利进行，就有必要对各种档案管理违法违纪行为进行整合和细化，将档案行政执法实践中发现的具有典型性、普遍性的问题进行全面梳理，纳入调整范围，构成更加健全合理的档案行政责任体系，使档案行政管理部门等执法、执纪机关对档案管理违法违纪行为的处理更具有针对性和可操作性。如利用职务之便，将所保管的档案据为己有的（《档案法》里讲的是归档材料，这里讲的是档案）；
未配备安全保管档案的必要设施、设备的；
档案安全事故发生后，不及时组织抢救的；
档案安全事故发生后，隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的；
档案安全事故发生后，干扰阻挠有关部门调查的；
违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的；
在档案利用工作中违反国家规定收取费用的；
拒不按照国家规定开放档案的等行为。现在都已经列入档案管理违法违纪行为。
3、增强档案行政执行能力，利于依法治档落到实处
3.1 法律、法规的实施需要依靠强有力的行政执行力。“行政执行力”是指各级政府及其公共部门和工作人员对国家法律法规及上级行政机关的决定、政策、规章、命令等的执行能力。强有力的行政执行力是保证法律法规和行政决策得以实施的重要条件和手段，提高行政执行力是提高政府效能的迫切要求。
档案行政执行的一个很重要方面就是对违法责任人所实施的行政强制措施，即根据档案法律法规或规章，对档案管理中已经构成违法违纪但尚不够刑事处罚的行为所采取的一种强制性措施。没有强有力的行政执行力，依法治档就难以落到实处。
3.2 行政执行需要强有力的措施
档案管理的规定范文第2篇
关键词：依法行政；
行政管理；
执法；
业务指导
1档案行政管理职能沿革
在计划经济时代，档案行政管理一直是以指令性的业务指导为主的管理模式，档案行政管理的职能是以行政命令式的档案业务指导来实现的。不可否认，指令性的业务指导行政管理模式在计划经济时代，对档案事业的发展起到了关键的作用。在那时，虽然称之为“业务指导”，但这种“指导”带有指令性，这种指令性具有行政强制性，因而，它在某种程度上，就是“法”，就是“命令”，必须坚决执行，档案工作和业务建设主要是靠行政规范性文件和行政命令式的业务指导强制执行的。这并不是档案行政管理部门独有的特征，而是计划经济时代，一切行政机关共有的行政特征。
随着改革开放与社会主义市场经济的发展，政府行政管理的方式发生了改变。指令性的管理模式渐渐地退出，取而代之的是依法行政。对于这种变化，应该说档案部门还是很敏感的。在指令性管理向依法行政转变的初期，就制定颁布了《档案法》，为档案行政管理机关转变管理职能依法行政奠定了法律基础。
随着依法行政的实施，档案行政管理职能由计划经济时代指令性的业务指导为主的管理模式逐渐向社会主义市场经济时代的依法行政为主的管理模式转变，行使档案行政管理职能的部门，也由业务指导一个部门分为业务指导和法规两个部门。但是，受传统思维和习惯的影响，这种转变基本上停留在口头和表面上，尤其在基层，指令性的业务指导为主的管理模式依然大行其道。
2法定的档案行政管理职能简释
档案依法行政的核心是依法行使档案行政管理职能。必须明确，档案行政管理机关只能在宪法和法律、法规的范围内活动，凡是超过法律规定的档案行政权力和档案行政行为都是非法和无效的。因此，正确理解和行使档案行政管理法定的职能尤为重要。对县级以上的档案行政管理部门的主要职能，《档案法》第六条作了明确规定，《档案法实施办法》第八条又进一步具体规定：“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策；
（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；
（三）监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为；
（四）组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”对这些职能可归纳为两种行政行为：一是抽象行政行为，即制定规章制度和方针政策；
二是具体的行政行为，即对有关部门监督、指导、依法查处档案违法行为。这里的“监督”，是指通过对法律、法规、规章实施情况的检查，督促有关方面依法做好档案工作。“指导”是指通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作。[1]作为档案行政管理部门实施的具体的档案行政行为来说，“监督”指的是档案行政监督检查；
“指导”指的是档案行政指导，而不是指令性的业务指导。档案行政监督检查属于强制性行政行为，档案行政指导属于非强制性行政行为。
档案法规规定的档案行政管理的监督和指导职能，还有一层含义，就是上级档案行政管理机关对下级档案行政管理机关进行监督和指导的职能。这里的“监督”，是上级档案行政管理机关对下级档案行政管理机关及其工作人员的行政执法情况进行监督检查，并及时纠正其违法或不当的执法行为的一种内部监督的法定职能。这种职能就是档案行政执法监督，它的实施是多样的，常用的有规范性文件备案审查、执法争议协调、行政执法检查，实行行政执法责任制、行政执法情况报告制等，其中，档案行政执法检查是最重要的档案行政行为之一。但它不属于行政执法，而属于行政监督。这里的“指导”则仍是行政指导，上级档案行政管理机关对下级档案行政管理机关的行政指导不具有任何强制性。
档案法规规定档案行政管理部门负有对同级档案馆、下级档案馆和下级档案行政管理部门进行档案行政监督检查和查处档案违法案件的职能。
档案法规还规定了档案行政管理部门一些具体的行政职能，如，对出卖、转让、赠送属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案的审批等，对在利用档案馆的档案中有损毁、丢失属于国家所有的档案行为的处罚等，这些具体的行政职能有：行政处罚、行政强制、行政许可、行政确认等。
3档案行政管理的档案法定范围
档案行政管理职能是有限的，档案行政管理的档案法定范围是有边界的，超出这个范围就有违法之嫌。档案行政管理的档案法定范围就是《档案法》中规定的档案范围，《档案法》第二条规定：“本法所称的档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治……活动直接形成的对国家和社会有保存价值的……历史记录。”也就是说，档案行政管理部门管理的档案范围是“对国家和社会有保存价值的”档案。这里，要注意两个问题：一是档案法定定义，不同于档案的学理定义，它比档案的学理定义的范围要小。二是如何确定对国家和社会有保存价值的档案范围。按照《档案法实施办法》第二条规定：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；
属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”那么，属于国家所有的档案是由国家档案局或国家档案局会同国家有关部门通过制定具有规章性质的办法与标准，明确这类档案的具体范围。如，国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及附件《文书档案保管期限表》等，国家档案局与最高人民法院共同制定的《关于人民法院诉讼档案保管期限的规定》等。对于非国家所有的档案具体范围的确定，是由各省、自治区、直辖市档案行政管理部门根据本地区的实际情况，制定档案规范性文件，具体划定本地区非国有档案的范围。如，《江苏省非国家所有档案管理办法》等。
由于档案行政管理的管理范围只在“对国家和社会有保存价值的”档案方面有效，因而，只有那些产生和保管“对国家和社会有保存价值的”档案的国家机构、社会组织以及个人才是档案行政管理相对人的范围。这个范围说明不是所有的产生档案的领域和这些领域产生的所有档案都是档案行政管理部门管理的范围。这个范围是档案行政管理部门依法行政行使职能的前提，这个前提必须清楚。对超出这个范围而行使的档案行政行为要慎重，否则，就有违法之嫌。
4档案行政管理职能的辨析
4.1档案业务指导职能辨析。档案业务指导职能是计划经济时代指令性的业务指导管理模式的产物，随着全面推进依法行政的深入，取而代之的是档案依法行政职能。计划经济时代指令性的档案业务指导职能已经寿终正寝，尤其是在档案法规已经明确档案行政管理职能的情况下，按照依法行政对行政机关是“法无授权不可为”的最基本要求，指令性的档案业务指导就不再是合法的档案行政管理职能，如果还要坚持行使这种职能，就有违法之嫌了。指令性的档案业务指导基本上包含了档案行政管理的所有职能，包括制定标准规范、监督、指导和执法等职能。依法行政下的档案业务指导实际是行政指导，其内涵缩小职能弱化，档案行政指导并不等于指令性的档案业务指导。档案行政管理部门的档案行政指导主要是业务上的辅导、咨询和政策的阐释，对被指导单位不具有任何强制性，被指导单位没有义务必须服从档案行政指导，档案行政指导表现出来的更多是服务。但是，由于种种原因，指令性的档案业务指导职能并没有退出历史舞台，依然盛行，尤其是对档案业务指导和档案执法的含义的理解上。档案业务指导依旧是指令性业务指导的含义，要说有变化只是把执法的内容分了出来，而执法却被理解为单纯的查处档案违法行为。由此，也就衍生出一些错误的观念与认识。有档案执法与档案业务指导平行说、[2]档案执法是业务指导保障说、[3]档案业务指导是档案执法基础说，[4]硬是将档案行政执法与档案业务指导这两个不是一个历史时期的问题、不是同一性质的管理模式问题拉到一起。在档案行政执法是档案业务指导保障的思想驱使下，使档案行政执法职能沦为保障档案业务指导职能实施的辅助手段，使档案行政执法失去了本来面貌，失去了应有的职能。造成这种情况的原因是：从《档案法》颁布到《全面推行依法行政实施纲要》的实施，档案行政管理部门并没有完全实行行政职能的转变。
4.2档案行政执法职能辨析。转变职能，就是档案行政管理职能要转到依法行政上，依法行政的核心是行政执法。档案行政执法是行政执法的一部分，按照行政法学的说法，它有广义和狭义之分。广义的档案行政执法，就是档案行政机关为贯彻、执行法规而采取的一切行政行为，既包括档案行政管理机关为贯彻、执行法规，而制定的规范性文件的行为，即抽象行政行为。也包括档案行政管理机关依法针对特定的人和事，而直接采取的削弱权利、加重义务的行政处理行为，即具体行政行为。还包括档案行政管理机关采取的档案行政指导、行政奖励等非强制性行政行为。狭义的档案行政执法，指档案行政管理机关的具体行政行为。主要有档案行政监督检查、行政许可、行政处罚、行政强制、行政确认等强制性行政行为。而档案界一般认为的档案行政执法，则仅指对具体违法行为的查处。此认识显然有误。
档案行政指导必须坚持合法、准确的原则，不能把档案行政指导变成档案行政误导，档案行政指导没有法律约束力。但是，如果产生档案行政误导，造成行政相对人受损害时，档案行政管理机关必须承担相应的法律责任。
4.3档案行政管理监督与指导职能的辨析。《档案法》中规定的“监督”和“指导”是档案行政管理部门日常行使的主要法定职能。档案行政监督检查属于强制性行政行为，主要是解决机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作做不做的问题，解决这些机构必须依法建立档案工作、归档保存应当保存的档案、确保档案的安全等，解决“面”上档案工作最基本的问题，是最低要求。档案行政指导属于非强制性行政行为，主要是解决机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作会不会做、做得好不好的问题。对于会不会做的问题，主要是通过业务上的辅导、咨询，提供多种档案管理方法供其选择而不能强制实行。档案行业标准基本上都是推荐性标准，如《归档文件整理规则》就是推荐性标准。对于做得好不好的问题，实际是解决“点”上的问题，通过如机关档案工作规范化管理认证等办法来实现，起示范引导作用，是最高的发展方向。这些都是自愿的，不能强制实行。
4.4档案行政管理职能的“越位”和“缺位”现象。由于档案行政管理部门没有实现职能转变，也没有厘清职能，造成履行职能上的一些“越位”和“缺位”现象。表现为：其一，对于民生、专门、民营企业、农村等档案工作，一方面，在档案业务指导管理模式下，对做好这些工作显得力不从心，举步维艰。另一方面，对这些档案工作，国家、国家档案局和有关部委颁布了大量的法律、行业规章和规范性文件作出了具体的要求和规定。据对《法律图书馆》（）的不完全统计，从《档案法》颁布至今，国家档案局颁的行业规章和规范性文件有36部，国家档案局与各部委合颁的行业规章和规范性文件有24部；
部委颁布的行业档案规章和规范性文件有139部，共199部。其中，大部分是民生和专门档案范畴的。这些法律法规既是档案行政管理机关依法行政的依据，也是监管的内容。档案行政管理机关本应通过自己或者联合有关部门依法行使档案行政监督检查等职能的方式来督促做好这些档案工作，但是，在这方面几乎是空白。其二，上级档案行政管理机关本应对下级档案行政管理机关及其工作人员的行政执法情况进行监督检查，通过这种行政执法检查纠正其违法或不当的执法行为，并促进其依法行政的实施。但是，这方面也几乎是空白。其三，档案行政管理部门负有对同级档案馆和下级档案馆、档案行政管理部门进行档案行政监督检查和查处档案违法案件的职责。但是，这方面的档案行政执法还几乎是空白。如果说，“局馆合一”的体制是造成对同级档案馆的档案行政执法空白的理由，那么，对下级档案馆、档案行政管理部门的档案行政执法空白就没有理由了。面对如此多的空白，颇值得深思。
5对档案行政管理机关内部职能划分的思考
要实现依法行政职能的转变，最终要落实到调整、厘清、明确档案行政管理部门内部的职能上。
5.1在现有的机构内按照依法行政的职能重新划分职责。现在，大部分档案行政管理机关都内设有业务指导和法规部门，业务指导部门最好改变名称，可改为“档案管理指导处或档案指导处（科、股）”，履行档案行政指导、行政奖励、培训、宣传教育等职责，主要行使非强制性的行政职能。法规处（科、股）履行档案行政监督检查、行政处罚、行政执法监督等职责，负责制定档案业务标准、规范、政策等，主要行使强制性的行政职能。
档案管理的规定范文第3篇
关键词：社保档案法制建设档案法规
ResearchontheConstruction ofChina’ssocialsecurityrecords management legal system
Abstract：Social security archives are the true re？ cords about the work of enrolling units and the per？ sonal interests，also they are the important basis for participants to enjoy social insurance treatment.With the development of social security system，the vol？ ume of social security business and it，s archives are picking up.However，scientific and standardized man？ agement of social security files that needs sound le？ gal system to be based on. However，the legal sys？ tem of social security records management process is slow，and the regulating area of the social security archives law is incomplete，the legal content and sys？ tem are not sound.To improve the legal system of so？ cial security records needs a wide range of research and the cooperation among related departments ，in the same time the social security archives laws and regulations should be kept steady and be abolished，al？ tered，established properly.
Key words：Social security archives；
Legal con？ struction；
archives laws and regulations
“社保档案”是社会保障档案的简称，社会保障一词在1883年―1891年间由德国政府创立，我国在第七个五年计划中开始使用[1]。《现代汉语词典》对社会保障一词的解释是指国家通过立法，积极动员社会各方面资源，保证无收入、低收入以及遭受各种意外灾害的公民能够维持生存，保障劳动者在年老、失业、患病、工伤、生育时的基本生活不受影响，同时根据经济和社会发展状况，逐步增进公共福利水平，提高国民生活质量；
其内容以社会保险制度为中心，同时包括社会救助、社会福利和社会优抚制度三部分。
社保档案即社会保障工作部门实际工作中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像及电子文件的历史记录，是个人或单位的社保凭证。例如，劳动和社会保障部门的养老、失业和工伤保险档案，卫生部门的医疗保险、农村医疗合作档案，民政部门的伤残抚恤、灾害救济档案等。
社保档案管理法制建设是科学、规范管理社保档案的制度保证。目前我国已经制定颁布了管理各类社保档案的法律、行政法规、部门规章、地方性法规、地方政府规章和规范性文件，它们作为社保部门、企事业单位及公民处理相关档案事务时必须遵守的行为准则，对社保档案管理工作起着重要的指导作用，同时也保证了社保档案作为权益凭证的可靠性。
一、我国社保档案管理法制建设的现状
（一）法律
档案法律包括专门的档案法律和其他法律中关于档案和档案工作的法律规定两部分内容，目前我国没有专门的社保档案法律，其他单行法律中有个别涉及社保档案条款的。如《中华人民共和国社会保险法》第七十四条规定：“社会保险经办机构应当及时为用人单位建立档案，完整、准确地记录参加社会保险的人员、缴费等社会保险数据，妥善保管登记、申报的原始凭证和支付结算的会计凭证”[2]。此外鲜有涉及社保档案的法律。
（二）行政法规
档案行政法规是由国家最高行政机关――国务院在法定职权范围内为实施宪法和法律的规定，制定和的有关档案行政管理的规范性文件的总称。由于我国现行法律缺乏对社保档案管理的规定，至今还没有针对社保档案管理的行政法规。
（三）部门规章
档案部门规章是依据法律和行政法规的规定，由国家档案局单独制定颁布或国家档案局与有关部委联合制定颁布的，以及国务院各部、委、直属机构制定颁布的有关档案工作的规范性文件的总称。针对社保档案管理的部门规章有两种：一种是规章中涉及社保档案形成及其管理条款的，如2001年民政部批准的《老年人社会福利机构基本规范》规定“建立入院老人档案，包括入院协议、申请书、健康检查资料、身份证、户口簿复印件、老人照片及记录后事处理联系人等与老人有关的资料并长期保存”[3]；
2007年民政部颁布的《伤残抚恤管理办法》第十八条规定“县级人民政府部门应当建立伤残人员资料档案，一人一档，长期保存”[4]。另一种是专门规范某类社保档案的，例如，2009年人力资源社会保障部和国家档案局制定颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》，明确规定办理养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的有关部门必须按照该规定管理社会保险业务档案，说明了社会保险档案管理工作的组织领导原则，规范了管理部门人员、设施、场所以及技术设备的要求，并详细列出了各类社会保险档案的分类原则、保管期限、提供利用、移交、鉴定、销毁的管理要求等[5]。2010年民政部和国家档案局的《伤残抚恤人员档案管理办法》，具体规定了伤残抚恤人员档案的归档范围、归档要求、保管期限以及鉴定、销毁要求等[6]。
（四）地方性法规和地方政府规章
地方性档案法规是由省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常委会和省府所在地的市以及较大的市的人民代表大会及其常务委员会根据档案法律和档案行政法规制定的规范性文件。由于社保档案法律和行政法规的欠缺，地方性档案法规的制定缺少依据，所以到目前为止没有地方性的社保档案法规颁布。地方档案政府规章是由省、自治区、直辖市人民政府和省府所在地的市人民政府以及较大的市人民政府依据宪法、法律、行政法规和地方性法规，制定的有关档案工作的规范性文件的总称。随着我国社保工作的不断落实，大部分地区都颁布了社保档案管理的政府规章。例如，《北京市实施办法》、《重庆市城乡居民最低生活保障档案管理办法》、《山东省医疗保险档案管理暂行办法》、《辽宁省社会保障档案管理办法》、《陕西省新型农村合作医疗档案管理办法》、《浙江省社会保障档案管理办法》、《江苏省新型农村社会养老保险业务档案管理规定（试行）》等。这些地方档案政府规章中有些是地方政府根据社保档案部门规章进行具体化之后形成的，融入了地方特色，更加适应了当地社会保障制度的发展状况。比如，《北京市实施办法》就是对人力资源社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》的地方特色化和具体化[7]。还有一部分是在没有上位法规规范的情况下，为了满足实际工作需要制定的地方档案政府规章。比如管理新型农村社会养老保险业务档案、新型农村合作医疗档案、城乡居民最低生活保障档案的政府规章，都是依照各地社保事业的发展需要制定的。
（五）规范性文件
档案管理规范性文件虽不具备规章的形式，但具有较强的指导性作用，在缺乏既定的社保档案法规的前提下，规范性文件能够暂时对档案管理工作起到规范作用。例如，国家民政部和档案局的《关于加强最低生活保障档案管理的通知》，规定了最低生活保障档案管理工作的原则、流程，要求各省、自治区、直辖市民政厅（局）、档案局等进一步健全城乡居民最低生活保障制度，规范最低生活保障档案的管理，促进基层低保规范化建设[8]。此外，地方政府部门的社保档案规范性文件在规范社会保障档案的工作中也起到了一定的作用。例如，宜春市人力资源和社会保障局与宜春市档案局的《关于开展医疗保险业务档案管理达标验收的通知》，成都市档案局与成都市卫生局共同颁布的《关于加强新型农村合作医疗档案工作的通知》等。
二、我国社保档案管理法制建设的不足
我国的社保事业建设已卓有成效，离人人都享有基本社保这一目标也越来越近了，但社保档案管理的法制建设却相对滞缓，除了上述社保档案法规外，2011年国家档案局印发了新的《国家档案法规体系方案》，其中拟制定的社保档案部门规章有《劳动保障档案管理办法》、《低保档案管理办法》、《医保档案管理办法》等三部，需调研论证的社保档案部门规章有《社会救助档案管理办法》、《慈善捐助档案管理办法》共两部[9]。到目前为止这些档案法规仍在立项制定过程中，还没有颁布施行。此外，我国社保档案管理的法制建设还存在以下一些不足之处。
（一）社保档案法规规范领域不全面
我国的社保体制包括社会保险、社会救济、社会优抚和社会福利四部分内容。从上述内容可以看出，社会保险、救济和优抚档案都已经有相关的规章和规范性文件，但是针对社会福利档案的法规迄今为止还没有制定。社会福利是社保制度的重要组成部分，专门为特殊困难群体，如贫困者、残疾人、孤寡老人和孤儿提供救济和专门化的服务。福利档案是福利工作的真实面貌，从中可以探究社会福利活动的规律，总结经验、吸取教训，为完善社会福利制度提供信息依据。完善福利档案管理的法制建设不仅有利于福利档案的规范与管理，更有利于整个社保事业的统筹发展。
（二）社保档案法规体系有待健全
目前，我国社保档案法制建设中档案规章和规范性文件较多，缺少地方性档案法规和档案行政法规。管理社保档案仅靠档案规章和规范性文件是不够的，需要法律效力更高的档案行政法规的约束。目前，在依据《社会保险业务档案管理规定（试行）》等档案规章对社会保险档案进行管理的过程中，可能会出现一些单位伪造社会保险缴费记录的违规现象。由于档案规章的法律效力较低，发现之后也只是限期整改，违规现象屡禁不止，不能有效地保障参保人的权益，也有损国家利益。因此，要制定相关的社保档案法规，从法律层面切实保证社保档案的真实性和有效性，维护参保人员的权益和国家利益。
（三）社保档案法规内容有待完善
1.缺乏对社保档案提供利用的规定
档案事业的重要特征之一就是面向社会、面向公众提供服务，社保档案事业同样具有这一特征。以某市劳动和社会保障中心为例，为参保的企业和个人提供档案利用服务，在一年内共接待5000余人次查阅档案，查阅的社保档案资料约5000卷册，出具的参保证明约1200多份[10]。可见我国公民对社保档案的利用率还是较高的，然而社保档案法规普遍缺乏对公众查阅利用档案权利的规定。例如，《社会保险业务档案管理规定（试行）》中只有一项涉及社会保险档案开放利用的条款，“社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务”[11]。既没有对公民的档案利用权利作出明确的规定，也没有规范档案工作部门提供社保档案利用的义务，这样对社保档案管理部门缺乏有力的约束，也会给公众利用档案造成不便。提供社保档案利用是实现其档案价值的根本途径，也是前期所有档案管理工作的目的所在，因此要在社保档案法规中进一步明确公众查阅利用档案的权利，实现法规内容由“保管型”向“维权型”的转变，更便于公众查阅利用。
2.不能体现社保档案的个性特点
社保活动是围绕参保个体展开的，形成的社保档案应以档案主体作为区别，但是社保档案法规在规定档案的分类方法、整理原则、保管期限时，没有依照这一特点。如《社会保险业务档案管理规定（试行）》中采用的“年度―业务环节”和“年度―险种―业务环节”的分类方法显然是照搬了文书档案的“年度―组织机构”分类方法[12]。《中华人民共和国社会保险法》规定“社会保险经办机构应当及时、完整、准确地记录参加社会保险的个人缴费和用人单位为其缴费，以及享受社会保险待遇等个人权益记录，定期将个人权益记录单免费寄送本人”[13]。法律中提出的按单位和个人建立相应档案，将个人权益记录单免费寄送本人的要求，也只有在以账户作为分类方法的情况下才能实现。因此，在今后的社保档案法规建设中，应研究档案的形成特点，制定更科学的社保档案管理模式，以确保将来社保全员化的情况下，能高效地管理好大量的社保档案。
3.不适应社保档案数字化的趋势
随着互联网技术在办公领域的广泛应用，社保档案逐渐数字化。辽宁省在2013年实现社会保险档案“人手一卷”，数字化率达到100%。辽宁本溪市初步实现了社会保险档案资源信息化、信息资源数字化、数字资源社会化，每年数字档案的利用人数超过200万人次[14]。然而社保档案法规中对数字档案的管理却没有做出有效的规范。例如，《黑龙江省基本医疗、工伤、生育保险业务档案管理办法》第十八条规定“各类‘三险’保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定”[15]。今后一段时间内，在我国纸质档案和数字档案将会长期共存，由于数字档案更便于查取，其利用率将会高于纸质档案。要保证社保数字档案的安全性以及长期可读性，为公众提供更加便捷有效的档案查询服务，都有赖于社保档案的规范管理。2011年国家档案局印发的新《国家档案法规体系方案》中，拟制定一部新的档案行政法规《电子档案管理条例》，但是仅根据这部档案行政法规对社保档案管理进行规范是明显不够的，社保部门应依据该法规，再结合本部门档案的实际情况制定出符合本部门社保档案特点的法规，这样才能使社保档案管理工作事半功倍。
三、完善我国社保档案管理法制建设的建议
（一）广泛调研，保证社保档案法规的质量
社保档案法规的制定和修改必须建立在广泛调研的基础上，只有充分了解现行法规的实施效果，分析出社保档案法规与具体档案管理工作不相协调的地方，才能修改或者制定出更科学、合理的社保档案法规。
首先，调查社保档案管理部门的具体工作情况。调查社保档案法规在规范档案基础工作环节：档案的收集、整理、保管、提供利用等具体实践中，是否有不明确、不相协调的地方，其中有哪些内容需要修改，有哪些内容需要增加等，同时还应吸取实际操作中的成功经验。进行总结归纳后，作为社保档案法规制定或修改的依据。
其次，广泛征求公众的意见。公众的调点是对社保档案的查阅和利用。比如：社保档案内容的呈现形式、查阅利用档案的地点以及必要的手续等。将公众的反馈信息作为依据来修改档案法规将更具针对性和实用性。
最后，要充分利用档案法规专家的力量。要制定出严谨、科学的社保档案法规，除了要广泛调查，还要结合相关专家的研究分析结果。可以组织召开各种座谈会、专题研讨会等，仔细研究社保档案的形成规律，提出创新的社保档案管理模式并在档案法制建设中加以体现，从而使社保档案管理工作更规范、科学和高效。
（二）各部门协调合作，提高社保档案法规的系统性
档案立法的实践证明，会同相关专业主管部门共同研究，联合制定档案法规是档案行政立法的成功经验。社保档案管理涉及各级劳动和社会保障部门，各级卫生部门，各级民政部门等众多部门，此外企事业单位也担负着管理社保档案的责任，各个部门管理的档案虽然各有不同，但都以参保个体为中心。各部门间协作商讨，科学划分整个社保档案法规体系的内容，明确各类法规所调整的范围，这样各社保档案法规、规章和规范性文件之间和谐一致，相辅相成，社保档案法制建设将更加系统完善。
（三）坚持相对稳定与废、改、立相结合
档案法规的基本特点之一就是具有相对稳定性，保持其稳定性才使其权威性和严肃性不受影响。但是同时要看到稳定性是相对的，随着社保事业的不断发展，社保档案法规也必须相应的发生改变，特别是目前社保事业正实现社会全员化，社保档案又逐步数字化，部分档案法规已不能适应当前社保事业的发展进程。因此，完善社保档案管理法制建设要注意相对稳定与废、改、立相结合。废除“过时的”社保档案法规，及时修改其中不完善的地方，同时尽快制定高层次的档案法规，跟上社保事业的发展步伐，促进社保档案管理工作，为实现社保管理服务规范化、信息化、专业化建设的目标作出贡献。
四、小结
当然，完善社保档案管理法制建设不是一蹴而就的，需要在长期的实践中不断改进，既要注重健全整个社保档案法规体系，也要完善档案法规的内容，争取做到宏观档案法规体系的全、微观档案法规条款的细，有效规范社保档案管理工作，从而提高社保管理服务水平，保障和改善民生，促进社会的和谐发展。
参考文献：
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[3]中国法制出版社.最新社会保障法律政策全书（2009年版）[M].北京：中国法制出版社，2009：8
[4]中国法制出版社.最新社会保障法律政策全书（2009年版）[M].北京：中国法制出版社，2009：497
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[10]辽宁省档案局.加强社保档案管理促进社会和谐稳定[J].中国档案，2010（1）：50-51.
[12]钟闻.对社保档案管理规章修改的若干建议[J].中国档案，2011（7）：32.
档案管理的规定范文第4篇
关键词：高等学校 档案工作 规范化 制度化 程序化 标准化
一、高校档案工作的地位及要求
高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划[1]。从1987年4月23日原国家教委、国家档案局的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》（〔87〕教办字016号）[2]、1989年10月10日国家教育委员会令第6号的《普通高等学校档案管理办法》[3]，到现行的2008年8月20日的中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）等一系列直接针对高校档案工作的法规性文献，历来都重视高校档案管理工作。《办法》强调了高校档案工作的重要性并提出了明确的要求：档案工作作为高校工作的重要组成部分，是高校一项不可或缺的基础性工作，要与高校整体发展同步。
二、规范高校档案工作的意义
1、明确高校档案工作领导体制
《办法》在总则中明确规定：“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。”“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。”并首次指明了“高校档案工作由高等学校校长领导”，规范了高校档案工作行政领导和业务指导体系，健全了高校档案工作的领导体制，使高校档案工作的行政管理和业务指导都有了明确的主体：高校档案工作在行政管理上接受国家教育行政部门和省、自治区、直辖市教育行政部门的领导；
业务上接受国家档案局和省、自治区、直辖市档案局的指导、监督和检查。教育和档案行政部门相互配合，共同组成和谐的行政主管、业务指导的管理体系，有利于高校档案工作的规范和发展。
2、保障高校档案机构建设
国家规范高校档案管理的重大举措，就是保障了高校档案机构设置，如《办法》明确了高校档案机构的设置条件，指出未设立档案馆的高校应当设立综合档案室，并规范其职责，为开展高校档案工作提供了组织保证。
3、促进高校档案人才队伍建设
专职档案工作人员，是高校档案工作的基本力量，高校档案馆（室）必须配备与本校档案数量和工作任务相适应的一定数量和较高素质的专职档案工作人员，保证档案工作正常有序的推进，保持档案工作不断发展的活力。针对高校档案工作人员学历职称层次偏低、专业结构不合理、队伍不稳定、缺乏掌握现代技术的管理人才等问题，《办法》规范了高校档案馆（室），应当配备具有档案专业知识、相应科学文化知识以及现代化管理技能的专职档案人员，并实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。这些相关条文，规范了高校档案人员配备的要求及待遇，反映出国家对高校专职档案人才队伍建设的关心和重视，为高校档案人才队伍的稳定和提高起到了至关重要的作用。
4、使高校档案管理有章可循
高校档案管理相关的规范性法规文件的颁布实施，适应高等教育发展的需要，符合高校档案工作实际，是推进依法治校、依法治档，规范新时期高校档案工作制度化、科学化发展的重要依据。如教育部和国家档案局为规范高等学校档案工作、提高档案管理水平、有效保护和利用档案出台的《办法》，四川省教育厅、四川省档案局制定的《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》，为高校档案工作规范化管理提供了可靠的法律保障。
5、确保高校档案工作可持续发展
为了改善高校档案工作的发展环境，《办法》提高和强化了高校档案工作的地位与作用，主要从高校档案工作的定位、领导体制、管理体系、机构设置与人员配备、档案管理与利用以及档案工作经费、档案库房建设和档案设备配置等各方面强化了高校档案工作有效运行的条件保障。这些相关的法规文献，既适应了高等教育改革发展的需要，又符合高校档案工作建设发展的实际情况，有利于高校档案工作的规范化、档案管理现代化、档案资源信息化、档案利用知识化、档案传递网络化，能确保高校档案事业的健康和可持续发展。
三、高校档案工作规范化管理的有效途径
1、强化意识，更新观念——人性化是前提
要规范高校档案工作首先必须强化法制意识，牢固树立依法治档、依法管档观念，并以人性化理念管理高校档案工作。
高校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[4]。高校档案的内涵，决定了高校档案工作具有长期性、连续性、持久性、系统性的特征。时间在流逝，历史在积淀，档案在递增，资源在积累，载体在变化，人员在更替，在这样一种动态工作过程中，如果没有合理的管理制度与政策法规来规范高校档案工作，其后果不堪设想。同时，规章制度的制定与实施必须以人为本，贯彻人才兴档、人才强馆理念：一方面，既要约束我们的档案管理者，规范档案管理行为，又要尊重知识、尊重人才，充分调动与激发档案人的主动性与积极性；
另一方面，要对利用者提供人性化的服务，才有利于高校档案资源体系建设和档案服务体系建设。转贴于
2、专业培训，科学管理——现代化是手段
高校档案馆（室）是保存和提供利用学校档案的专门机构，《办法》明文规定应配备专职档案工作人员，且要具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，实行专业技术职务聘任制。根据这一对高校档案机构及其人员的定位和要求，专职档案人员必须钻研档案学专业知识和科学文化知识，掌握现代化管理技能，如计算机技术、信息技术、网络技术、多媒体技术、数据处理技术，这样才能充分利用现代化管理手段，科学地管理档案和快速便捷地提供利用，推动高校档案工作从传统管理模式向现代化管理模式转变。科学化、现代化管理，是规范高校档案工作的重要手段。
要规范高校档案工作 ，实现档案工作的现代化管理，人才是核心。然而，根据教育部办公厅档案处对教育部直属高校档案工作状况的调查，全国72所教育部直属高校共有专职档案人员750名，其专业结构上，档案学专业毕业的459人，非档案专业毕业的291人，分别占总数的61.2%和38.2%；
职称结构上，研究馆员19人，副研究馆员150人，馆员316人，助理馆员112人，管理员40人，无职称人员113人[5]。这种状况的人才队伍很难适应档案信息化建设和现代化管理的要求，优化专职档案人员队伍结构，既是时代的要求，也是高校档案工作自身发展的需要。因此，要通过多种渠道，如讲座、进修、函授、自学、培训、外派、引进，提高专职档案人员的专业知识、业务技能与综合素质。
3、健全规章，严格执行——制度化是保障
高校档案机构是国家档案事业的重要组成部分，一方面是负责保管本单位的档案与提供档案为高校和社会服务的职能，另一方面是负责对高校档案工作进行业务指导、监督和检查的管理职能，这两大方面职责的正确履行，首先要规范行为，明确岗位职责，强化责任意识，做到依法治档、依法管档。高校档案馆（室），要认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，并以国家相关法律法规为依据，结合本校档案工作实际，创新档案管理制度化建设，建立和不断完善本馆的档案管理规章制度，为档案工作提供可靠的制度保障，使高校档案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建设是高校档案工作规范化管理的保障。
4、过程控制，监督检查——程序化是关键
高校档案工作规范化管理的有效手段是程序化。要对高校工作系统的各个工作环节进行有效监督和控制，每项工作要设计完整的工作过程，事前有依据、计划与布置，事中有检查与监督，事后有验收、总结、评价与反馈，这样才能规范整个档案工作过程，提高工作效率，从而保障档案工作系统有条不紊地高效地运行。
5、达标认定，不断提高——标准化是依据
要实现高校档案工作规范化管理，最有效的途径是进行高等学校档案规范化管理认定。如四川省档案局、四川省教育厅组织的“四川省高等学校档案规范化管理认定”工作，就是为认真贯彻执行《高等学校档案管理办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》（川办函[2005]103号）和《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教[2009]204号），全面提升我省高等学校档案工作整体水平，不继推动全省高等学校档案事业的改革和发展而进行的，其评定标准是《四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准（试行）》，考核的主要内容包括组织管理、基础设施设备、基础业务建设、开发利用等四个部分，重点考核、评审其近三年（含当年）档案工作规范化管理的情况，以开展档案规范化管理认定工作为载体，使全省高等学校档案工作逐步达到规范化管理标准，切实提高高等学校档案管理和服务质量[6]。以上认定目的、指导思想、认定标准与考核内容表明， 四川省高等学校档案工作规范化管理认定的相关文件及其标准，是保障四川省高等学校档案工作规范化管理的主要依据。
6、数字存储，知识服务——信息化是动力
高校档案是高校科研、教育、教学和日常管理以及各项事业发展的重要凭据，是高校可持续发展不可缺少的信息资源。档案的本质是原始记录性，它是直接的、原始的历史记录，具有特殊的凭证价值。实体档案，一旦损毁不可再生，于是档案信息化建设被提上了议事日程。《办法》要求“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”。档案信息化建设的内容，主要包括档案资源数字化建设、档案利用知识化建设、档案信息安全保障体系建设、档案管理应用系统建设、标准规范体系建设等方面，基本上覆盖了档案工作的各个环节和各门类档案管理业务。因此，档案信息化建设对高校档案工作的规范化管理具有强大的推动作用。
参考文献
[1]、[4]教育部 国家档案局 高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号，2008.8.20。
[2]国家教委 国家档案局 关于加强高等学校档案工作的几点意见〔87〕.教办字016号，1987.4.23。
[3]国家教育委员会 《普通高等学校档案管理办法》，中华人民共和国国家教育委员会令第6号，1989.10.10。
档案管理的规定范文第5篇
关键词：信息化；
档案工作；
规范化
档案信息化建设与档案工作规范化管理，是各级单位和组织加强档案资源建设和业务建设的两个重要方面，开展业务管理单位档案工作业务指导和监督管理时，将档案信息化与档案工作规范化管理有机地结合起来，通过搭建信息化建设平台推动档案工作规范化管理上水平、上台阶，以档案信息化建设促进档案工作规范化管理，取得较好的效果。
一、档案信息化建设是档案工作规范化管理的必要条件
随着社会的进步，经济文化建设和科技的发展，档案载体目前正面临着一个新的变化阶段，大量电子文件、电子签名、电子档案的涌现已经对档案工作产生影响，档案工作规范化管理的重点也正在在经历变革。涉及文件的起草、签发、办理、归档等运作过程都可在计算机和网络中进行，这样使得档案的前身以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。这使得档案工作规范化管理的内容必然要向档案信息化的方向发展，没有档案信息化建设的有效管理，就谈不上档案工作规范化管理，而要实现这一转变，最有力的推手就是对开展规范化管理的单位电子档案进行有效管理。依据《全国档案信息化建设实施纲要》，档案信息化建设具有广泛的内容，在这里我们取其狭义的概念，就档案工作规范化管理而言，信息化已越来越成为档案工作规范化管理的关键程序和环节，在推进档案工作规范化管理时，目录数据库、全文数据库和多媒体数据库以及单位文档一体化、自动化管理工作、利用服务网络化工作的好坏，是决定档案工作规范化管理水平高低的关键因素，现代档案管理工作，没有信息化的参与，就没有规范化的档案工作，档案信息化建设已成为档案工作规范化管理的必然要求。
二、信息化建设滞后是阻碍档案工作规范化管理的重要因素
就档案工作规范化管理开展的情况，按照湖北省《档案工作规范化管理标准》的要求，尽管各单位达到省级相关标准的因素各不相同，但从统计数字来看，档案信息化建设滞后是阻碍档案工作规范化管理的重要因素。单单就市直单位来说，年初我们纳入全市档案工作规范化管理的单位有35家，档案工作组织管理到位、制度健全、拟定了档案工作规范化管理方案的有29家，占总数的83%，档案经费和人员到位的有市经委、市政法委等12家单位，占总数的34%。由此看来，档案信息化建设是决定档案工作规范化管理水平高低的决定因素，档案信息化建设上不去，档案工作规范化管理上不来。按照《全国档案信息化建设实施纲要》档案信息化建设的要求，还有相当差距，有的还没有一个机构来统一规划协调本单位的档案网络化建设和资源共享工作，这对巩固档案工作规范化管理的已有成果也是不利的。在档案工作规范化管理过程中，信息化水平的高低是决定档案工作规范化管理水平高低的决定因素。消除档案信息化滞后的问题，不仅可以使档案的规范化管理水平迈上一个新台阶，档案信息化更为本单位档案管理和利用带来更大的便利。
三、以信息化建设推动档案工作规范化管理的主要措施
（一）树立信息化管理和规范化管理相辅相成的观念
通过先进信息技术在档案领域的应用，构建档案信息资源体系、档案信息服务体系、档案信息保障体系，充分开发和利用档案信息资源，加强档案数据的组织加工和专题数据编研工作，有力地促进了本单位档案工作的发展。在信息技术时代，无论是档案行政管理部门的业务工作人员，还是一个单位的档案工作者都要树立信息化与规范化二者兼顾的意识，树立以信息化推进档案工作规范化的工作理念。充分认识到信息化建设在促进规范化建设中的重要性和紧迫感，从抓室藏档案的著录和各部门新产生文件的电子化管理两个方面入手，齐头并进，大力推进档案信息化建设。室藏档案通过条目著录和全文扫描分别建设目录数据库和全文数据库，逐步实现馆藏档案文件级机检和部分全文机读，对档案工作规范化管理达到省一级起到重要作用。
（二）按照规范化管理的要求配齐档案信息化设施设备
《标准》中规定了要配置电脑、档案管理软件、扫描仪、照相机、摄像机、速印机、复印机信息化设备。在日常工作中，我们认为，一方面要加大档案管理软件的开发，应用的档案管理系统软件须具有检索、浏览、查询、统计、归档、借阅等方面的功能，省档案局推荐的档案管理软件起点要高、合作期要长，同时也应是界面清晰、便于掌握的软件。另一方面加大档案基础设施的投入，开辟出专门办公室和档案库房，做到办公、阅览、库房三分开，配备计算机、打印机、密集架、复印机、去湿机、空调等设备，以满足磁盘、磁带、光盘等特殊档案载体长期保管的环境要求。档案信息化是项高投入的事业，不仅要投入大量的人力，而且需要投入大量的资金，事实上在我市开展档案工作规范化管理的单位中，各单位安排的经费有30%用在档案信息化人工方面，一半以上用在了配置与档案管理现代化相适应的软、硬件设施上，只有这方面的经费得到保障，档案工作规范化管理才有保障。
（三）提高基础工作水平，促进规范化管理科技信息含量
信息化建设为规范化管理提供了技术支撑，如何利用规范化管理所要求的有效设备，使信息网络发挥应有的功能，最终要落脚到档案基础工作上。开展档案工作规范化管理的单位在日常工作中要注重加强基础工作，规范组卷，保证案卷和归档文件质量，规范分类号，为确保检索的完整性，在分类过程中，要根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分，打牢信息化基础。同时在做好档案工作规范化管理过程中，发挥网络优势，强调信息化应用。与此同时，档案室根据文件办理的情况，相应归档，确定档案的保管期限，开展档案的备份，按照规范化管理的要求，开展电子档案和实体档案的整理、分类、编号、编目，档案工作规范化管理在信息化环境下不知不觉得到加强，也使大家感受到这种模式给规范化管理带来的不可替代的优越性。（作者单位：钟祥市畜牧局）
参考文献：
[1] 赵静.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设[J].山东省青年管理干部学院学报，2009（05）
