由于大量的会员加入进青少年体育俱乐部，信息的采集、归档、管理，就对俱乐部会员的档案管理工作提出了更高更新的要求。电子文件是近几年才出现的新生事物，对它在档案管理中的功用，人们还未能充分的运用。从运动员下面是小编为大家整理的电子档案电子化【五篇】,供大家参考。
电子档案电子化范文第1篇
1当前纸质文件档案管理现状与问题分析
由于大量的会员加入进青少年体育俱乐部，信息的采集、归档、管理，就对俱乐部会员的档案管理工作提出了更高更新的要求。
电子文件是近几年才出现的新生事物，对它在档案管理中的功用，人们还未能充分的运用。从运动员加入俱乐部的自然信息、每日训练情况、参赛成绩，到运动员以后的去向，都是采用纸质文件记载。这样，日积月累，形成了大量的文件档案。对日常的保管、整理、查找、添加新的信息等等都造成了大量的人力、物力、财力的浪费。这样的档案管理模式已经不能适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。
2如何实现电子档案管理的转化
以往，人们习惯于纸质文件的采集、归档、整理，对档案管理人员技术水平要求不高，只要避开天灾人祸，遵守管理和保护的要求，就能长期保存。而电子档案则不同，当使用先进电子设施将信息记录于存储载体后，就对档案资料进行全方位，多层面的管理。这在很大程度上解决了档案管理上信息共享，自动化处理的一些新技术的要求。
由于大量的办公自动化系统进入了我们的生活办公领域，为我们提供了档案电子化管理的先决条件，我们要及时地把原有纸质档案转化为电子档案，把新产生的信息直接用电子文件形式归类存档。避免电子文件与纸质文件的“双套制”保存模式，这既提高了工作效率，又节省了资源。
3新管理模式的探索与实践
提高电子文件生成与日常管理意识，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发利用与管理。我馆青少年体育俱乐部档案从2005年开始，就对电子档案管理模式进行了探索与思考，并做了以下几方面尝试：
1）在电子档案的管理过程中我们还明确了责任到部门责任到人要求，要求电子档案的形成、管理、运输等日常的监督、指导保管等工作有业务部门负责。并要求业务人员熟练的掌握计算机以及软件、硬件的系统，保证电子档案能够有效的识读。并要求管理人员一定要具备计算机专业反面的知识，熟练的掌握计算机系统的操作技能。并能组织、编写、归档电子文件的各种检索工作，并要积极主动的提供服务，以确保能充分发挥电子档案的作用；
2）对在册的所有体育俱乐部会员及运动员进行全方位的信息采集并形成完整的电子文件。经本人确认无误后，输入电子计算机存储立案，减少了传统档案的管理，录入环节，实现了电子文件从登记，立卷到归档，录入的一体化管理；
3）为了使电子档案的管理能够生动、具体、可视化，我们还采用了图像和影像的形式管理电子档案。我们都把每次的赛会都要用相机拍摄下来形成照片，并用计算机的辅助设备把获取的图像文件制作完成，保存到电子文档里。有时还用摄像机把赛事摄录下来，经过计算机处理之后获得动态的图像文件，按文件的格式形成文本文件，图像文件、影像文件等，保存到电子档案中，以备以后活动时查找和使用；
4）对每天来馆活动与训练的会员及运动员实行每人一张电子信息卡，对活动内容，训练项目及时间进行日常管理，实时有效地掌握会员及运动员的训练状况和身体适应能力，为下一步编制训练计划提供第一手资料；
5）实现与各省级和部级训练单位的并机联网，实现资源共享，及时有效地掌握各级训练单位的运动员的比赛成绩及科学的训练方法和先进的管理模式。克服过去闭门训练，赛不出好成绩的窘状；
6）对运动员的未来去向实行跟踪管理，完整地记录了每位运动员从选才、训练、参赛等一系列运动生涯。包括一些影像资料的存档，都为我们日后竞技体育发展提供了详实的资料，这是原有纸质档案所做不到的。
4电子档案进入体育俱乐部的成果
1）使青少年体育俱乐部的教学工作和日常工作能够正常化、规范化的开展。避免赛会和训练活动在场地和时间上出现矛盾，有利于宏观调整俱乐部的教学训练工作；
2）电子档案的建立把青少年体育俱乐部的活动宗旨，训练理念用互联网的发式，传输给全市的青少年和俱乐部的会员。可以及时有效的开展俱乐部的日常训练和各项赛事活动；
3）电子档案的综合运用，能够将教练员零散的训练材料系统化，将比赛的实践经验理论化，克服了过去教练员训练计划混乱，丢失，赛后总结不及时全面的现象。同时，随着档案内容的增加，也丰富了体育教练员以及管理人员的知识，为开展体育科研活动指明了方向，并提供了大量的经验资料；
4）使用电子档案管理俱乐部有利于提供体育俱乐部开展各项体育活动，促使俱乐部的各项体育活动能够长期、规范的开展下去。从而不断丰富了全市青少年体育活动，另一方面有利于俱乐部的教练员们组织开展各项体育教学工作。
5加强体育俱乐部电子档案管理
1）提高电子档案管理意识
电子档案与纸质档案一样，同样涉及到安全归档、管理、利用等问题，与原有纸质档案具有同等作用，甚至一定程度上超出原有纸质档案的功能。
2）对电子档案实行系统化管理
青少年体育俱乐部电子档案的生成是整个体育系统电子档案形成的源头，档案管理工作必须从源头做好，对生成的电子档案实行科学化、规范化、标准化管理，保证归档后的电子化档案完整、有效、真实。
3）加强对电子档案管理人员的培训
加强对电子档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务素质。培养一支具备电子数字化档案管理，信息处理，传输能力的后备人才队伍，是我们现今社会档案管理的当务之急，档案行政管理部门应加强电子化档案管理的业务培训。
电子档案电子化范文第2篇
办公自动化、无纸化的提出是最近几年出现的，这也说明了档案事业的发展方向。档案过去都是纸质的，而且生成方式也是起草、签发、催办、归档，过去都是纸质和手工处理，而现在都是使用计算机来实现这些功能，在通过通讯线路进行传送。所以档案就需要能够被计算机所识别，这样档案的存在形式以及利用方式就会有了很大的改变。作为档案信息使用者，专注的是信息的内容，这些内容可能处于各种机读形式的档案，那么如何将这些档案进行系统的提取就是档案工作者所要完成的事情。
二、档案信息电子化有其不可替代的优势
档案信息电子化，其益处有：1.能够对现有的微机进行利用，提高其使用效率。现在很多的档案馆里面的计算机设备使用范围比较窄，软件功能也比较简单，不能满足很多的需求，并且很多的档案馆只是用计算机来进行档案著录和打字的工作，物不能尽其用。2.提高了档案文献的加工效率，保证了其时效性。手工加工的工作模式，存在了这么多年一方面是当时的科技不发达，另一方面也是有其可取之处，但是就当前的情况来说，档案信息电子化，在效率和准确性上要高出手工加工不是一点半点，而档案信息的利用非常注重其时效性，采用计算机加工，能够缩短大量的加工时间，提升档案信息的时效性。3.档案信息电子化属于一次投入多次产出的模式，能够节约信息加工成本，手工编研信息成果出版所需要的经费比较多，而且不能够多次产出，国家对档案部门的拨款毕竟有限，不能够完全依赖于此，所以，使用档案信息电子化可以解决这一问题。4.档案信息电子化容易进行拷贝和传输，这样便于将拷贝送给领导和需要的部门，拓宽了服务范围，让社会对于档案部门的重要性给予重视。
三、解决好电子文件归档工作才能真正实现档案电子化
电子档案电子化范文第3篇
档案工作应当向社会各界主动地提供科学、系统的档案信息服务，使信息的利用者能更快、更容易的获取自己所需要的相关档案资料，提高工作效率，更好地为社会主义建设服务。但是老旧的纸质档案显然已经不能做到上述服务，不能适应信息时代下人们对档案管理工作的需求。随着计算机的广泛使用和办公自动化的普及，电子文档及影音制品进入了档案领域。社会的进步，科技的发展，使档案的管理、保存、利用也有了新的变化。电子档案及档案数字化的出现更好的解决纸质档案和传统档案工作不易解决的问题。能更好地做好信息资源共享和提供更简单、更快捷的信息资源使用服务。
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。这些文件的形成初期就是以电子的形式存在的，没有纸质实体，其以后的管理、保存、利用和归档都是电子形式，直接进行数字化操作。
档案数字化，是要将传统的纸质档案在技术上转化成电子文档，而电子档案不需要转化可以直接用于数字化操作，省去了各种档案资源转换所需要的人力、物力。所以说，更普及的使用电子档案能极大地方便档案数字化的发展。
档案数字化对比传统档案管理的优势在于主要体现在以下几个方面：
1.提高经济效益。因数字化管理档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来更为方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
2.提高办公效率。数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，让使用者可以随时随地地提取所需要的资料，尤为便利。
3.增强档案原件保护。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。
政府机构、社会团体及企事业单位都在普及使用电脑办公，越来越多的电子文件逐渐替代了传统的纸质文件，逐步地实现了无纸化办公。办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以电子文档为主要形态，那么档案也自然以电子档案形式存在。人们可以更快捷方便地查询、浏览电子文件和档案信息。无纸化办公，极大的推动着档案管理工作向数字化发展。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会有一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等都可能会给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。随之而来的档案数字化工作也会在实际工作中遇到各种新问题，这就需要有能适应时展的档案管理人员，能够使用新技术、新设备的专业性技术人员。档案管理部门有必要引进专业的技术人员，以便能更好地使用先进的机械设备和引进先进的档案管理理念。也应该定期地对档案管理人员进行培训，使档案管理人员能学习新近的专业知识，使之能跟上时代前进的步伐。
档案管理的办公化自动化是档案数字化发展的必要条件，从业人员要熟练地使用计算机网络及现代化的办公知识和技能。因档案工作的编辑、修改、传递、复制环节，都跟以往的档案工作有着本质的区别，所以会给档案管理人员带来新的问题。当克服这些技术上的问题之后，档案工作将会变得更加方便和快捷。相关管理人才的引进能保证档案数字化工作的高效进行，电子文档的收集、分类、整理、归档、利用是管理人员的岗位职责，需要保证档案的真实性和完整性。
现行的无纸化办公还处在初级阶段，纸质文档的直观性和法律效力的原始凭据仍是无法取代的，所以纸质档案和电子档案并存的现象还是普遍存在的。在做好纸质档案工作的前提下，还要做好电子档案的开发工作。与发达国家相比，我国档案管理现代化建设还存在着滞后性。今后的档案管理工作要把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。如档案信息能够以网络形式传递，那将是一座浩如烟海的资料宝库。
为此，国家档案局明确提出，我国档案管理将“跑步前进”，数字化档案必将成为今后档案的主要存在形式。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
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电子档案电子化范文第4篇
关键词：档案管理；
信息化
在互联网时代的大背景下，将一个单位的档案管理工作从原有的模式中解放出来，对于提高一个单位档案管理能力具有强烈的现实意义。然而在档案管理电子化的过程中，由于缺乏相关经验，也暴露出许多问题。本文将分析当纳管理现代化与电子化的优势与特点，并结合实际，提出改进方案，促进一个单位档案管理工作的高效性与合理性。
1 现代化和电子化档案管理的特点及优点
1.1 高效性
相比传统的档案管理模式，电子化档案管理运用先进的信息技术，将档案管理工作提升到新的层次。如今档案管理工作更依赖计算机等高端媒体技术。一方面，计算机依靠其强大的储存功能与信息处理能力，将一个单位档案管理工作的效率大大提高了。另一方面，电子化档案管理拥有无可比拟的数据加工能力，有效规避了各种失误，尤其在处理在处理特殊紧急情况时，电子化档案管理表现出方便快捷的特征，提升了一个单位档案工作的精确化管理能力。[1]
1.2 综合性
现代化及电子化档案管理工作并非摒弃传统的档案管理方式，而是将旧的档案管理模式融合到电子化档案管理模式之中。例如，如今档案管理工作不仅依靠纸质媒体，还运用多媒体技术，从而强化了一个单位的综合管理能力，在档案收集、检索、应用方面，都有很大的提升。同时，相比传统的档案管理模式，现代化及电子化档案管理模式优势还表现在处理档案的效率与能力上，都远远的由于传统档案管理模式，从而表现出巨大的应用潜力，将档案功能在一个单位中发挥到极致。
1.3 便携性
依靠纸质媒体的传统档案管理模式，已经无法适应当今社会的发展。依靠计算机多媒体技术的现代化及电子化档案管理模式，能够克服传统档案管理模式不适宜携带的缺点。[2]同时，传统档案管理模式在档案文件转移中，容易出现丢失与损坏的情况，因此使一个单位的工作处理速度大打折扣。而电子档案拥有便于携带的优点，能够通过网络平台迅速的处理数据。此外，电子化档案管理的优势还表现在强大的储存于检索功能上，依靠计算机的档案管理工作，免去了对物理空间的需要，只需要储存在便于携带的电子设备中，就能随时的进行查询与检索。
2 档案管理中存在的问题
2.1 对档案管理工作不够重视
受传统的观念影响，档案管理工作一直未受到足够的重视。一方面，是因为领导层未能全面的认识档案管理工作，将其当成一个储存性质的工作，没有能够认识到档案管理工作与一个单位运转之间的关系，因此在档案管理工作的投入上较少，无法达到档案管理工作的要求，造成一个单位档案管理工作普遍滞后的情况。另一方面，档案管理工作还受一个单位的工作模式的影响，而在一个单位的编制体系中，档案管理工作也一直处于较为基层的位置，这严重影响档案管理工作的人才交替，导致一个单位中档案管理工作流于表面。
2.2 管理模式不规范
科技的发展也带动了其他领域工作的革新，但技术的革新在一个单位的档案管理中却暴露出一些问题，管理模式无法适应新型技术，成为一个单位档案管理中的主要问题。相关工作人员没能将多媒体技术完全的纳入自身的工作之中，在许多工作环节，依旧使用着落后于新兴技术的手段，早成人工与多媒体技术的工作内容重叠，管理模式很大程度上限制了一个单位档案管理的工作效率，从而造成资源的浪费。[3]
2.3 档案管理制度不健全
档案管理制度不健全，表现在一个单位档案管理制度无法全面的涵盖档案管理的日常工作，在全面性上有所不足。这主要是由于制定档案管理制度，在工作的过程中，没有全面的考察档案管理工作的流程，因此导致档案管理制度的制定工作脱离实际，缺乏对相关工作人员的约束能力。除此之外，档案管理制度缺乏对某些特殊情况的处理方法，导致档案管理制度无法行使其职能，也给相关工作人员的管理造成一定的影响。
3 提高档案管理水平的有效措施
3.1 档案保存查询实现电子化
档案保存查询功能电子化是提高档案管理水平的有效措施。首先，要将档案的内容进行整理录入，将传统档案的纸质文档转化为电子文档。相比纸质文档，电子文档的特点是更易保存、方便查询。因此实现档案保存查询功能的电子化，还需要相关工作人员大量的录入工作，能够将档案进行及时、有序的分门别类，从而有利于一个单位开展工作的需要。[4]
3.2 建立完善的档案管理制度
完善档案管理制度，是提升一个单位档案规范化管理能力的重要途径，也是一个单位开展档案管理工作的基础。因此要求相关工作人员能够从实际出发，实事求是的进行档案管理制度建设。需要从新形势、新要求出发，针对当前的工作要求，与时俱进，从而推动一个单位档案管理工作电子化。首先应当做的，是扩充档案管理制度的内容，在一个单位工作的过程中，更新档案管理工作的内容，从而增加档案管理制度的全面性，在合理化的基础上不断增加新的制度。除此之外，还需要配合一个单位的总体目标，有侧重的完善档案管理制度，对现有的档案管理制度进行清理，剔除过时的部分，保证档案管理制度能够与时俱进。同时，还能保证一个单位的内部工作人员的积极性，按照档案管理制度，落实现代化档案管理的工作。
3.3 加强档案电子化管理的重视程度
加强一个单位电子化管理的重视程度，首先要从领导层的认识出发。加强部门领导对一个单位档案管理的重视程度，一方面，能够提高一个单位档案管理的力度，重新整合档案管理部门在一个单位中的资源配比，从而提高档案管理部门在一个单位中的重要程度，不仅局限于基层工作的位置。另一方面，领导层的重视，是对档案管理工作的有力的保障，在领导层的支持下，相关工作人员要进一步的提升档案电子化管理的工作水平，给一个单位的档案管理工作提供资金及技术的支持。
3.4 形成档案管理的网络体系
在档案管理的电子化的转型过程中，需要建立与之对应的网络体系，一方面，健全的平台是一个单位档案管理的基础，从而使档案信息更加权威、专业。另一方面，利用互联网的开放性与平等性，能够让一个单位内的档案管理工作人员更好的参与进现代化档案管理工作中。加强档案管理人员的能力建设，是强化档案管理体系的重要途径，通过有针对性的岗前培训工作，能在一定程度上，增强档案管理人员的专业素养，确保管理人员的素质符合一个单位运转的需要。[5]
4 结语
一个单位档案管理工作现代化及电子化是顺应时代的发展，也一定程度上反映了一单位档案管理工作的未来发展方向。因此要求相关工作人员在开展档案管理的工作中，能够将先进的信息技术融入到自身的工作中来，从而更好地适应社会的发展。
参考文献
[1]崔儒佼.刍议事业单位档案管理的现代化及电子化发展[J].黑龙江科技信息，2016，07：157.
[2]边俊士，张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药，2012，02：165-166.
[3]孙红雁，邱明东，王樱桦.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理[J].商业会计，2012，19：124-126.
电子档案电子化范文第5篇
关键词：
电子文件；
档案化；
管理
中图分类号：
G271文献标识码：
A 文章编号：1009-8631（2010）06-0187-01
近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。
从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。
现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。所以，电子文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业的档案部门去管理。
电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
一、电子文件档案化管理
那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
因此，电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
第三，电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
第四，电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时、可以编制多角度、全方位的检索工具、方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
