篇一：企业可以要求员工提交档案吗
企业职工档案管理工作规定
企业职工档案管理工作规定
一、目的与范围
为加强企业对职工档案的管理与使用，起到规范、规范、简化和高效化的效果，制定本规定。
本规定适用于全公司职工档案的管理。
二、档案内容
1.员工基本情况：包括员工姓名、性别、工龄、出生日期、身份证号、籍贯、联系方式等。2.资格证书：包括员工相关证件，例如身份证、毕业证等。3.培训记录：包括员工参与企业内外培训、讲座等的记录。4.工作记录：包括员工工作时间表、考勤记录、职务变更等。5.教育经历：包括员工学历、专业、毕业院校等信息。6.奖惩情况：包括员工获奖情况、受到行政处罚等信息。
三、档案保存
1.纸质档：公司应当采用单独的档案柜进行保管，并进行分类，每个员工的档案都应有相应的标识，档案柜应装有防火防盗等安全设施，每年应进行一次检查。2.电子档：公司应当建立相应的电子档案库，并分类进行保存，档案库应有相应的安全措施，由管理员进行备份和保管。3.丢失和遗忘：若因公司管理不当或操作不当导致档案丢失或落下等问题时，公司应当立即采取措施进行查找补全，不得怠慢。同时，若因员工主观原因导致遗忘档案，则需员工本人提供相应的资料补齐。
四、档案查阅
1.员工本人和他人查阅：员工可以根据需要，向人事部提出申请查阅自己的档案；其他人员如关心某员工的情况，也可以由该员工提供同意后，通过人事部申请查阅。2.其他部门查阅：非人事部门（如审计、法务等）需要查阅档案时，应先与人事部门进行沟通，并取得相应的授权和同意，进行相应的记录和报告。
五、档案保密
档案中包含员工的个人信息，对于公司的经营和人员管理具有重要的意义，因此应保密，严格控制查阅和复制，保证信息的安全。
六、其他
1.本条例由人力资源部和企业法务部负责实施和监管。2.本条例自发布之日起执行，过去已建档人员的档案资料也将按照本规定进行管理。
企业员工档案管理工作规定就是为了更好的管理企业员工的个人档案，规范化管理，确保档案的安全和完整性，并建立员工档案保密机制，能够提高公司的管理提升和人力资源的优化，增强竞争力，是企业持续发展的有力保障。
篇二：企业可以要求员工提交档案吗
企业员工档案记录信息档案
企业员工档案记录信息档案是一种关于企业员工的重要记录，旨在对员工的个人信息、工作经历、培训记录等进行全面记录和管理。这些信息档案对于企业的人力资源管理至关重要，能够帮助企业更好地了解员工，并为员工的培养、晋升、奖励等提供参考依据。本文将从档案的内容、管理步骤和意义等方面进行详细介绍。
一、档案内容
2.工作经历：包括员工的岗位职责、任职时间、岗位晋升情况等。这些信息能够帮助企业了解员工的工作能力和经验，为员工的培养和晋升提供依据。
3.培训记录：包括员工参加的各类培训、学习的内容和时间等。这些信息能够帮助企业了解员工的学习能力和自我提升情况，为员工的培训安排和岗位调整提供依据。
二、管理步骤
1.收集：企业应该要求员工提供个人信息、工作经历和培训记录等相关材料，并在入职时进行核实和复印，确保信息的真实性和完整性。
2.整理：企业应设置专门的员工档案管理部门，负责收集并整理员工档案信息，保证信息的有序和可查阅性。同时，还可以将档案信息导入电子化系统，提高档案的安全性和检索效率。
3.存档：企业应将员工档案信息妥善地保存起来，采取措施确保档案的安全，如加密存储、设置权限等。同时，还需要设置档案的保密措施，确保员工的隐私不受侵犯。
4.利用：企业可以根据员工档案信息进行人力资源管理，如根据员工的工作经历和培训记录安排岗位晋升、进行薪资调整、制定培训计划等。同时，企业还可以根据员工的个人信息提供相应的福利待遇，如购买保险、安排假期等。
三、意义
1.了解员工情况：企业能够通过员工档案信息了解员工的个人情况、工作能力和发展潜力，为员工的培养和晋升提供依据。
2.增强管理能力：企业能够通过员工档案信息进行人力资源管理，精确地进行岗位安排、培训计划制定、薪资调整等，提高管理的科学性和针对性。
3.保障员工权益：企业能够根据员工档案信息制定合理的福利待遇，并根据员工个人需求进行相应调整，保障员工的权益和福利。
4.提升企业形象：良好的员工档案管理能够提升企业的形象和信誉度，增加员工对企业的信任感和归属感，进而提高员工的工作积极性和创造力。
综上所述，企业员工档案记录信息档案是企业重要的管理工具，能够帮助企业更好地了解员工情况、提升管理能力、保障员工权益和提升企业形象。因此，企业应该重视员工档案的建设和管理，确保档案信息的真实、完整和安全。
篇三：企业可以要求员工提交档案吗
企业员工档案管理制度
一、目的与范围
为了规范和管理企业员工的档案信息，确保员工信息的完整和准确性，提高人力资源管理的效率，制定本制度。
本制度适用于所有员工的档案管理，包括在职员工和离职员工。
二、档案的建立和更新
1.新员工入职
（1）新员工入职时，请员工填写入职表格；
（3）制作员工个人档案，标明档案编号，并将入职表格和个人信息存入档案；
（4）将员工的一寸彩色照片粘贴在档案封面上；
（5）将员工的档案信息录入电子系统。
2.档案的更新
员工个人信息有变动（如婚姻状况、学历等）时，员工应主动向人力资源部门提供相关证明材料，并要求更新员工档案。
三、档案的管理
1.存放位置
所有员工档案应存放在指定的档案室中，确保档案的完整和安全。档案室应设有专人管理，保证档案的保密性。
2.档案查询
（1）员工有权随时查阅和复印自己的档案，但需提前向人力资源部门申请；
（2）其他员工如需查阅员工档案，需提供合理理由，并经过主管部门同意批准。
3.档案保管期限
（1）员工离职后，其档案应保留至少五年，超过保管期限后可以选择销毁或备份存档；
（2）离职员工的档案必须严格保密，不得随意外传。
4.档案的销毁
（1）档案销毁应经过人力资源部门的审批，并记录销毁的档案；
（2）档案销毁时，应采取合理的方式，确保档案信息不被泄漏。
四、档案的保密
1.档案保密责任
企业所有员工都有档案保密的责任，不得随意传阅他人的档案信息。
2.档案保密措施
（1）档案室应设置防火、防潮和防盗设施，保证档案的安全；
（2）离职员工的档案应存放在封存的档案柜中，严禁随意拆封。
3.外部披露
除法律法规规定外，不得出售、泄漏、透露或提供员工档案信息给任何外部机构或个人。
五、违规处理
1.对于违反本制度的人员，将依据企业相关管理规定进行相应处罚。
2.违法行为比较严重的，将依法纳入行政处罚或诉讼程序。
六、附则
1.员工档案管理制度是企业人力资源管理的重要组成部分，员工有义务遵守本制度的规定。
2.本制度的修订和解释权归企业所有，并由人力资源部门负责解释和管理。
3.本制度自颁布之日起执行，如需要进行修订，应经人力资源部门审批。修订时，需通知全员并记录修订内容。
本企业员工档案管理制度旨在规范员工档案的建立、更新和管理，确保员工信息的安全和准确性。通过对档案的建立、更新、查询、保管和销毁的规范，可以提高人力资源管理的效率，保护员工的个人隐私，并为企业提供决策和管理的依据。同时，制定本制度还为处理员工违规行为提供了依据和处罚措施，确保员工档案管理的严肃性和权威性。
篇四：企业可以要求员工提交档案吗
企业在什么情况下可以扣留人事档案
企业作为雇主，需要妥善管理员工的人事档案。人事档案包含着员工的基本信息、合同、培训记录等重要文件，对于企业来说具有重要的法律和管理意义。然而，在某些情况下，企业可以扣留员工的人事档案。本文将探讨企业在什么情况下可以扣留人事档案，并分析扣留的合理性和法律依据。
一、合同履行期间
企业在雇佣员工时会与其签订劳动合同，合同中规定了双方的权益和义务。在合同履行期间，企业有权扣留员工的人事档案。这是因为人事档案包含了员工的个人信息、劳动合同、培训记录等敏感信息，如果档案落入他人之手可能对企业和员工都造成不良影响。因此，为了保护双方的权益，企业可以合理地扣留人事档案，并在员工离职后及时交还。
二、涉嫌违法行为
如果员工涉嫌参与违法行为，企业有权扣留其人事档案作为证据材料。例如，员工被怀疑窃取企业机密、侵犯知识产权或者受到其他职业道德违规行为的指控时，企业可以扣留其人事档案以配合调查。这样做不仅有助于查清事实，也能保护企业的合法权益。
三、欠款或违约情况
员工在离职前如存在欠款或违约行为，企业可以扣留其人事档案作为拖欠工资或遵守合同等事实证据。在这种情况下，人事档案的扣留有助于企业追缴欠款、维护企业的信誉，同时也能对员工负责。
四、司法诉讼或仲裁程序
当企业与员工之间发生纠纷，需要进行司法诉讼或仲裁程序时，企业可以扣留员工的人事档案以备案。在这种情况下，档案被视为证据材料，用于支持企业的主张或证明员工的违约行为。
在上述情况下，企业可以合理地扣留人事档案，但需要注意以下几点：
首先，企业在扣留员工的人事档案时应当遵守法律法规的规定，并保证档案的安全性和保密性。未经员工同意，不得将档案透露给外部人员或机构。
其次，扣留人事档案的期限应当合理，不得超过必要的时间。一旦不再需要档案作为证据或调查材料，企业应当及时归还员工的档案。
最后，企业应当尊重员工的合法权益，在人事档案扣留过程中不得滥用扣留的权利或对员工造成不必要的伤害。
总结起来，企业在合同履行期间、涉嫌违法行为、欠款或违约情况以及司法诉讼或仲裁程序中可以扣留员工的人事档案。然而，在扣留过程中，企业应当遵守相关法律法规，确保档案的安全和保密，并尊重员工的合法权益。只有在合理、合法的情况下，企业扣留人事档案才能起到真正的作用，维护企业和员工的权益。
