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办公室工作交流调研汇报
3月23日至24日，在办公室的统一组织下，赴省政府办公厅与业务对口处室就公文办理、办公自动化平台建设等工作进行了对接交流。通过对接学习，开阔了眼界、增长了见识、受到了启发，明确了方向。
一、基本情况
2016年，省政府对办公厅内设处室进行了机构改革，撤消秘书一处、法规处设立秘书处，工作人员共16人。其工作职能延续以前秘书一处和法规处的工作职能，主要负责公文的收发、分办、拟办、呈办、交办、督办、催办、审核、公文保密及档案管理、印章管理、机要通信等工作。
省政府办公厅秘书处在公文办理、公文审核、档案管理等工作上分工明确，工作过程中既互不交叉，又互相代理。从工作职能来看，我办秘书二处所承担的工作与省厅秘书处所承担的工作基本一致。个人体会：可能因为人员配备、工作环境、业务素养的差别，我办秘书二处的工作强度明显大于省厅秘书处。
二、主要差距
站在原地看自己，近年来，我办公文办理工作确有很大的改进和突破，但跳出原地回头看，我们同省政府办公厅在工作上有很大的差距。通过与省厅秘书处负责公文办理、公文审核的同志们对面交流、现场查看和亲身体验，感到我办在公文办理、公文审核等方面，既有体制上的差距，又有机制上的差距；
既有运转上的差距，又有审核上的差距；
既有软件上的差距，又有硬件上的差距。
(一)体制与机制上的差距
第一，体制上。去年省政府办公厅对内设机构进行了“撤、并、降、改”，从面上看秘书处是一个独立单位，但在实际工作中还是按照原来的职能各自运行、各司其职，只是减少了1位处长的编制。反观我办秘书二处，在编人员8人，但在位工作的人员实际只有5人(其中借调1人、职工2人)，有4人长期不能正常工作。虽然工作职能没有什么区别，但工作人员的工作强度、工作精力、工作效率差别较大。
第二，机制上。省政府办公厅在工作、学习、奖惩、问责等方面有一套严格的制度，每项工作都有一套完整的运行流程，而且将ISO9001质量管理体系引入到机关标准化建设之中，优化了机关作风和政务环境。近年来，我办在向省政府办公厅学习借鉴的基础上，也制定了相关的制度、规定和流程，但在执行过程中存在着把制度、规定、流程印在纸上、挂在墙上的现象，机关工作人员没有把制度、规定、流程入脑入心。
(二)流转与审核上的差距
第一，运转上。省厅秘书处公文办理采取“一口进，一口出，封闭运行”的模式。秘书处收到来文后，对文件进行分类。上级来文，秘书处提出拟办意见报分管副秘书长审核，再呈送秘书长核报省长、常务副省长、分管副省长批示。省政府领导批示后，秘书处转有关部门办理，对口处室负责督办。平级来文，秘书处提出拟办意见呈送分管副秘书长核报分管副省长批示；
重大事项呈送分管副秘书长核报秘书长、分管副省长、省长批示。省政府领导批示后，秘书处转有关部门办理，对口处室负责督办。下级来文，由秘书处加笺转有关处室办理，承办处室提出拟办意见呈送分管副秘书长核报分管副省长批示；
重大事项呈送分管副秘书长核报秘书长、分管副省长、省长批示。
从省厅秘书处公文运转的形式看，有自上而下运转的、有自下而上运转的，这样既减少了领导批示(阅)文件的数量，同时也提高了公文办理效率。而我办在办理公文时却采取“一口进，一口出，封闭运行”的模式，始终采用自下而上的运转方式，先是呈送给分管副秘书长，而后分别核报秘书长、分管副市长、市长批示，这样的运转模式既拉长了领导批示(阅)文件的时间，又不能保证公文运转的质量，甚至出现了本末倒置现象。
第二，审核上。省厅秘书处对公文审核时，重点围绕公文的政策关、法律关、内容关、文字关、格式关进行审核，确保所制发的公文符合规范、准确无误。由于省厅在制发公文上设定前置审核条件，所以对可发可不发的公文、未列入全省工作重点的行文一律不予审核。相比较而言，我办制发公文审核上问题较多，由于前置审核不严，越级发文、滥发文件、未审即发的情况时有发生，这些现象使精简公文的要求成了一纸空文。
(三)软件与硬件上的差距
第一，软件上。在省厅秘书处学习时，认真查看了他们在公文办理上的一些软件，来文登记统一使用计算机登统，公文运转登记主要有《发文登记簿》、《公文运转记录单》这些登记簿办文人员人手一册，办文时都必须按要求认真登记。同时，《发文登记簿》区分级别(如国务院、国务院办公厅等)，《公文运转记录单》用红、黄两种颜色区分，(红色登记涉密文件，黄色登记普通文件)。从这些细小的登记来看，省厅在公文办理过程中对文件的跟踪有一套严密流程，这样既能及时了解公文的办理情况，又能防止文件的丢失和泄密。而我办在公文办理过程中缺少细致的登记程序，所以容易出现压件、误时误事的情况。
第二，硬件上。目前，省政府办公厅OA系统(办公自动化办公平台)已建成，现已组织技术处、应急办等处室及部分办公厅领导试运行。据技术处的同志介绍，4月份将组织办公厅全体人员进行培训，5月1日正式运行。同时，省厅秘书处在OA系统的基础上，开发了智能文件交换与跟踪系统，该系统已经正式运行。系统在保持原有公文运转模式，及时准确运转公文的基础上，采用计算机技术、结合条码自动识别技术以及智能交换箱等技术，实现公文交换过程中信息自动采集、公文交换自动记录、交换过程智能化管理，彻底改变了公文办理人员传统工作模式。
省政府办公厅网上办公平台包括：公文管理系统、会议管理系统、督查考评系统、政务信息系统、承办管理系统、机关党建系统等，几乎涵盖办公厅所有行政业务。
智能文件交换系统实现了纸质公文的快速分发流转；
实现安全有效的自动签收登记；
实现了带条码的公文扫描录入、快捷查询；
实现了分发自动提示、投件自动计数、打印文件清单；
实现了公文办理全过程自动跟踪提醒；
实现了公文收发、交换、流转全程有效监控；
实现了自动完成公文督办提醒等功能。
目前，我办使用的公文处理系统同省政府办公厅一致，但在OA系统建设与应用、智能文件交换系统建设上远远滞后于省政府办公厅。
三、工作建议
公文办理是各级政府的重要职责，也是重要的基础性工作。为进一步转变作风，规范服务，提高效能，强化机关公文办理的职能，建议如下：
(一)重视文秘队伍建设
一是畅通进口，优化结构。参照省厅的做法，结合我办文秘队伍的现状，建议调整、配齐秘书二处的工作人员，确保有7─8名固定的工作人员。同时，拓宽和疏通进人渠道，对新录用、选调到市政府办公室工作的人员，输送到秘书二处学习1—2年，这样使新入职的人员通过工作接触，就能及时学习到上级的文件精神、了解全市的工作重点、掌握公文起草的基本方法和熟悉公文办理的主要程序。
二是强化培训，提高素质。针对目前公文办理人员匮乏，业务基础不扎实的现状，建议采取“请进来、走出去”的办法，不定期地组织公文办理人员到上级机关、外地参观学习。结合工作实际，邀请省市有关专家举办专题辅导讲座和业务研讨讲座，提高工作人员的业务素质。同时，采取以岗代训的办法，轮流从县(区)、市直部门办公室抽调人员到市政府办公室秘书二处帮助工作，边干边学，为县(区)及部门培训骨干力量。
三是拓宽出口，有为有位。公文办理是一项枯燥的工作。针对目前“没进门的不愿进，进了门的不想干，干了一阵就想走”的局面，建议对公文办理人员进行正确的引导，在职务晋升、评奖评优上优先考虑公文办理人员，充分调动工作的积极性和创造性，使政治上靠得住、工作上有能力、作风上过得硬的优秀公文办理人员从“幕后”走向“前台”，走上领导岗位。
(二)规范公文办理工作
一是加强审核把关。制发公文必须结合全市年度工作重点。针对目前发文过多(经市委督查室统计，2016年我办发文数量较2015年超10%以上)、越级发文的现象，建议设立法规处，实行审核前置，公文文稿签发前，对口处室要会同法规处进行审核，对应付上级、搪塞下级、属部门职权范围内的事、不成熟的文稿以及可以口头或用电话等其它方式处理的事项，一律不予以市政府或市政府办公室的名义制发公文。对于符合发文规定的，各对口处室要切实把好公文的政策关、格式关和文字关，树立“我就是最后一关”的质量意识和责任意识。
二是遵循行文规则。建议机关各处室要严格公文的办理及报送程序，按规定制发公文。同时，按照《党政机关公文处理工作条例》、《河北省党政机关公文处理工作实施细则》、《***市党政机关公文处理工作实施办法(试行)》做好公文办理工作。严格执行退文制度，对不符合公文报送程序、格式不规范、未列入发文计划的来文，一律予以退文。
三是提高办文效率。以方便基层办事和提高工作效率为出发点，认真执行办公室《关于进一步加强公文办理工作的通知》“全员办文”的工作要求，建议在实行办文第一责任人的基础上，推行工作代理制，避免因某个经办人不在影响整个办文工作的正常运转。同时，各处室对各类公文的办理，要明确时间要求，坚决杜绝拖延、推诿和压误的现象。特别是紧急事件，要特事特办，即收即办，努力为市领导和基层提供高效地服务。
(三)推进OA系统建设
一是推进政务办公网络化建设。办公自动化是建设效能型政府的必然选择。建议加快全市政府系统办公自动化建设，推进无纸化办公，这样既改善了办公设施和办公环境，同时，又达到了“网上连线、距离拉近，键盘一敲、费用减少，鼠标一摁、效率提升”的协同办公目的。
二是推进公文办理智能化建设。建议围绕“稳定、快捷、实用、安全”的目标，加快公文办理智能交换系统建设，实现非涉密公文网上办理。同时，针对电子公文与纸质公文“非同步”的现状，引入二维条码自动识别及智能交换等技术，实现公文交换过程的智能化管理，使实物流与电子信息流相匹配，提高公文交换及业务处理的运转效率，确保公文交换的安全性、保密性和准确性。
三是推进公文签批移动化建设。由于受纸质文件的限制，现行的公文签批效率十分低下。为了打破“文档电子化，签批审核纸质打印”的半电子化流程的瓶颈，建议对非涉密公文实行高效、安全、灵活的移动审批和移动签批，这样不仅能减少公文运转中间环节，缩短办文周期，同时，又能提高办文的效率。
这次到省政府办公厅学习，总的感觉是“不看不知道，一看不得了，看后吓一跳”，短短几年时间，省厅在OA系统的建设和运用上实现了跨越式的发展。
今年以来，我办秘书二处已多次与市工信局、上海智云信息产业发展有限公司进行沟通，积极推进政府系统OA系统建设。由于智云公司前期方案不完善，致使全市政府OA系统迟迟得不到推动。为了同省厅OA系统实现无缝对接，我们已同(东华、中科软、中信联、浪潮、成都品鑫、中国电信)等省内外多家IT公司进行了接洽，近期部分公司将提交平台建设技术方案。目前，国内OA系统应用已很成熟，只要“智慧城市”大平台启动，即能实施政府OA系统建设。
